Ofereça sessões online e deixe o link de vídeo fazer-se sozinho

O Marcus treina pessoas num pequeno estúdio nas traseiras de casa. O problema dele não era arranjar clientes. Era manter aqueles cuja vida se mexeu. Um viaja de duas em duas semanas em trabalho. Uma teve um bebé e ficou meses sem conseguir ir ao estúdio. Outra mudou-se para duas horas mais a norte e continuava a querer manter o programa. Em todos os casos o treino não precisava de parar. A viagem é que sim.

O link é que era a parte chata

Experimentou fazer os pontos de situação por vídeo, e as sessões em si correram bem. A administração à volta delas é que não. Combinava uma hora por mensagem, depois lembrava-se na véspera de criar um link de reunião, e depois colava-o noutra mensagem à espera que não se perdesse no meio. Duas vezes um cliente ficou à espera numa chamada que o Marcus tinha criado sem querer numa conta antiga. Era uma tarefa de cinco minutos que ainda assim conseguia correr mal uma vez por mês, e fazia com que as sessões online parecessem de segunda categoria ao lado das do estúdio.

Um serviço, marcado como chamada online

No Bookatu, o link de vídeo é uma propriedade do serviço, não uma tarefa por marcação. O Marcus acrescentou um serviço chamado Ponto de situação online, 30 minutos, com um preço um pouco abaixo de uma sessão no estúdio. Depois mudou três definições, uma vez:

• Ligou uma conta Google do negócio ao Bookatu nas definições. Ninguém da equipa tem de ligar uma conta pessoal para isto funcionar.
• Ativou o interruptor principal nas regras de marcação, chamado "Add a Google Meet link to online bookings".
• No serviço Ponto de situação online ativou "Online / video call" e guardou. As sessões de estúdio mantêm esse interruptor desligado.

É a configuração toda. Daí em diante, qualquer marcação desse serviço cria o seu próprio link do Google Meet no momento em que é feita. Nada para colar, e nada para lembrar na véspera.

O que o cliente recebe

A Sara, a cliente que se mudou, marca o ponto de situação na página dele da mesma maneira que marcava tempo de estúdio. O email de confirmação diz-lhe que é uma marcação online e traz um botão para entrar na videochamada, com o link escrito por baixo caso o botão não carregue. Quando acrescenta a marcação ao próprio calendário a partir da página de confirmação, o link vai junto. Às duas da tarde de quinta toca no botão e está na sala.

O que o Marcus recebe

Do lado dele é igualmente tranquilo. O email que lhe diz que a Sara marcou traz lá um link para entrar na chamada, e a marcação entra no Google Calendar ligado com o link de vídeo agarrado. Numa equipa maior há aqui um pormenor simpático: se um treinador tiver ligado o próprio Google Calendar com a sincronização ativa, as marcações de vídeo desse treinador passam pela conta dele, por isso a entrada no calendário e o link ficam com a pessoa certa.

As sessões nunca foram o problema. O link é que era. Agora o link faz-se sozinho.

Onde é que as sessões online ganham o seu lugar

Um serviço online não é uma cópia menor da coisa a sério. É um produto diferente com utilizações próprias:

• Pontos de situação entre blocos de estúdio, para que um cliente em viagem mantenha o ritmo em vez de recomeçar todos os meses.
• Uma consulta curta e paga antes da primeira sessão, para que os clientes novos cheguem avaliados e prontos a treinar.
• Revisões de programa para clientes que treinam sozinhos num ginásio perto do trabalho e só precisam de ajustar o plano.
• A mesma ideia funciona fora do treino. Uma clínica de estética pode fazer consultas prévias por vídeo, e um treinador de ténis pode analisar imagens de um jogo com o jogador.

Mantenha a mistura honesta

O interruptor por serviço conta mais do que parece. Como marca exatamente que serviços são online, uma semana híbrida não dá que pensar. As sessões de estúdio ficam exatamente como estavam. Os pontos de situação online levam link de vídeo. Um cliente nunca recebe um link do Meet para uma coisa que acontece em pessoa. O Marcus não passou o negócio para online. Acrescentou um serviço online ao lado dos que já tinha, e as marcações correm sozinhas.

As marcações por vídeo estão incluídas em todos os planos do Bookatu. Se tem clientes que perdeu em silêncio por causa da distância, acrescente um serviço online esta semana e mande-lhes o seu site de marcações. A primeira marcação faz o link por si.