Erbjud onlinepass och låt videolänken skapa sig själv

Marcus tränar folk i en liten studio bakom sitt hus. Hans problem var inte att hitta kunder. Det var att behålla dem vars liv flyttade på sig. En flyger iväg varannan vecka i jobbet. En fick barn och kunde inte ta sig till studion på flera månader. En flyttade två timmar norrut och ville ändå fortsätta sitt program. I varje fall behövde träningen inte ta slut. Bilresan behövde det.

Länken var det jobbiga

Han testade att köra avstämningar via video, och själva passen fungerade fint. Administrationen runt dem gjorde det inte. Han kom överens om en tid via sms, kom sedan ihåg kvällen innan att skapa en möteslänk, klistrade in den i ännu ett sms och hoppades att den inte skulle försvinna i tråden. Två gånger satt en kund och väntade i ett samtal som Marcus råkat skapa under ett gammalt konto. Det var ett femminutersjobb som ändå lyckades gå fel ungefär en gång i månaden, och det fick onlinepassen att kännas som andra klassens bredvid studiopassen.

En tjänst, märkt som ett videosamtal

I Bookatu är videolänken en egenskap hos tjänsten, inte ett pyssel per bokning. Marcus la till en tjänst som heter Online check-in, 30 minuter, prissatt lite under ett studiopass. Sedan ändrade han tre inställningar, en gång:

• Han kopplade ett Google-konto för företaget till Bookatu i sina inställningar. Ingen i teamet behöver koppla ett privat konto för att det ska fungera.
• Han slog på huvudinställningen i sina bokningsregler, som heter "Add a Google Meet link to online bookings".
• På tjänsten Online check-in slog han på "Online / video call" och sparade. Hans studiopass har den inställningen avstängd.

Det är hela installationen. Från och med då skapar varje bokning av den tjänsten sin egen Google Meet-länk i samma stund som bokningen görs. Inget att klistra in, och inget att komma ihåg kvällen innan.

Vad kunden får

Sarah, kunden som flyttade, bokar avstämningen på hans sida på samma sätt som hon förr bokade studiotid. Hennes bekräftelsemejl berättar att det är ett onlinemöte och innehåller en knapp för att gå med i videosamtalet, med länken utskriven under ifall knappen inte laddar. När hon lägger till bokningen i sin egen kalender från bekräftelsesidan följer länken med. Klockan två på torsdagen trycker hon på knappen och är i rummet.

Vad Marcus får

Hans sida är lika stillsam. Mejlet som berättar att Sarah har bokat innehåller en länk för att gå med i samtalet, och bokningen hamnar i den kopplade Google Calendar med videolänken bifogad. I ett större team finns en fin detalj här: har en tränare kopplat sin egen Google Calendar med synk påslagen går den tränarens videobokningar genom det kontot i stället, så kalenderposten och länken stannar hos rätt person.

Passen var aldrig problemet. Länken var det. Nu skapar länken sig själv.

Där onlinepass gör nytta

En onlinetjänst är ingen sämre kopia av det riktiga. Det är en annan produkt med sina egna användningsområden:

• Avstämningar mellan studioperioder, så att en kund som reser håller farten i stället för att börja om varje månad.
• En kort betald konsultation före första passet, så att nya kunder kommer bedömda och redo att träna.
• Programgenomgångar för kunder som tränar själva på ett gym nära jobbet och bara behöver planen justerad.
• Samma idé fungerar utanför träning. En hudklinik kan köra konsultationer före behandling via video, och en tennistränare kan gå igenom matchfilm med en spelare.

Håll blandningen ärlig

Inställningen per tjänst betyder mer än den ser ut att göra. Eftersom du märker exakt vilka tjänster som är online kräver en blandad vecka ingen tankemöda. Studiopassen är precis som förut. Onlineavstämningar får en videolänk. En kund får aldrig en Meet-länk för något som händer på plats. Marcus flyttade inte sitt företag online. Han la till en onlinetjänst bredvid de riktiga, och bokningarna sköter sig själva.

Videobokningar ingår i alla Bookatu-abonnemang. Har du kunder du stillsamt har förlorat till avståndet, lägg till en onlinetjänst den här veckan och skicka dem din bokningssida. Den första bokningen skapar länken åt dig.