Bied online sessies aan en laat de videolink zichzelf maken
Markeer een dienst als videogesprek en elke boeking ervoor krijgt een eigen Google Meet-link in de bevestigingsmail. Zo hield een personal trainer de klanten die hij aan afstand kwijtraakte.
Marcus traint mensen vanuit een kleine studio achter zijn huis. Zijn probleem was niet het vinden van klanten. Het was het houden van de klanten van wie het leven verschoof. De ene vliegt om de week weg voor werk. De andere kreeg een kind en kwam maandenlang niet in de studio. Weer een ander verhuisde twee uur het land in en wilde haar programma toch doorzetten. In alle gevallen hoefde het trainen niet te stoppen. De rit wel.
De link was het vervelende deel
Hij probeerde de check-ins via video te doen, en de sessies zelf gingen prima. De administratie eromheen niet. Hij sprak per bericht een tijd af, bedacht zich de avond ervoor dat er nog een vergaderlink moest komen, plakte die in een volgend bericht en hoopte dat het niet ondersneeuwde. Twee keer zat een klant te wachten in een gesprek dat Marcus per ongeluk onder een oud account had aangemaakt. Het was een klusje van vijf minuten dat toch ongeveer één keer per maand misging, en het liet online sessies tweederangs voelen naast zijn studiosessies.
Eén dienst, gemarkeerd als videogesprek
In Bookatu is de videolink een eigenschap van de dienst, geen klusje per boeking. Marcus voegde een dienst toe die Online check-in heet, 30 minuten, net iets goedkoper dan een studiosessie. Daarna wijzigde hij drie instellingen, één keer:
- Hij koppelde één zakelijk Google-account aan Bookatu in zijn instellingen. Niemand in een team hoeft hier een privéaccount voor te koppelen.
- Hij zette de hoofdschakelaar in zijn boekingsregels aan, die "Add a Google Meet link to online bookings" heet.
- Bij de dienst Online check-in zette hij "Online / video call" aan en sloeg het op. Bij zijn studiosessies staat die schakelaar uit.
Dat is de hele instelling. Vanaf dat moment maakt elke boeking voor die dienst zijn eigen Google Meet-link op het moment dat de boeking wordt gemaakt. Niets te plakken, en niets om de avond ervoor te onthouden.
Wat de klant krijgt
Sarah, de klant die verhuisde, boekt de check-in op zijn pagina op dezelfde manier waarop ze vroeger studiotijd boekte. Haar bevestigingsmail vertelt haar dat het een online afspraak is en heeft een knop om aan het videogesprek deel te nemen, met de link er in tekst onder voor het geval de knop niet laadt. Zet ze de boeking vanaf de bevestigingspagina in haar eigen agenda, dan reist de link mee. Donderdag om twee uur tikt ze op de knop en zit ze in de ruimte.
Wat Marcus krijgt
Zijn kant is net zo rustig. De e-mail die hem vertelt dat Sarah geboekt heeft, bevat een link om aan het gesprek deel te nemen, en de afspraak komt in de gekoppelde Google Agenda te staan met de videolink erbij. In een groter team zit hier een mooi detail: heeft een trainer zijn eigen Google Agenda gekoppeld met synchronisatie aan, dan lopen de videoboekingen van die trainer via zijn account, zodat de agenda-afspraak en de link bij de juiste persoon blijven.
De sessies waren nooit het probleem. De link wel. Nu maakt de link zichzelf.
Waar online sessies zich terugverdienen
Een online dienst is geen mindere kopie van het echte werk. Het is een ander product met eigen toepassingen:
- Check-ins tussen studioblokken door, zodat een klant die veel reist zijn ritme houdt in plaats van elke maand opnieuw te beginnen.
- Een kort betaald consult vóór een eerste sessie, zodat nieuwe klanten binnenkomen met een beoordeling op zak en klaar om te trainen.
- Programmabesprekingen voor klanten die alleen trainen in een sportschool bij hun werk en alleen hun plan bijgesteld hoeven te hebben.
- Hetzelfde idee werkt buiten het trainen. Een huidkliniek kan consulten vóór een behandeling per video doen, en een tennistrainer kan met een speler wedstrijdbeelden doornemen.
Houd de mix eerlijk
De schakelaar per dienst telt zwaarder dan hij lijkt. Doordat je precies markeert welke diensten online zijn, vraagt een gemengde week geen enkel nadenken. Studiosessies blijven precies zoals ze waren. Online check-ins krijgen een videolink. Een klant krijgt nooit een Meet-link voor iets dat op locatie gebeurt. Marcus verhuisde zijn zaak niet naar het internet. Hij zette één online dienst naast zijn echte, en de boekingen lopen vanzelf.
Videoafspraken zitten bij elk abonnement van Bookatu. Heb je klanten die je stilletjes aan afstand kwijtraakte, voeg deze week dan één online dienst toe en stuur ze je boekingspagina. De eerste boeking maakt de link voor je.
