Software de reservas para estúdios de yoga e pilates: o que conta

Não abriu um estúdio para passar as noites a responder "há vaga nas seis da manhã?" no Instagram. O software de reservas certo para estúdios de yoga e pilates tira-lhe esse trabalho de cima, para que uma página trate dele enquanto você dá aula, enquanto dorme e enquanto os reformers estão a meio da sessão. Eis o que conta mesmo na hora de escolher um.

Um estúdio precisa de mais do que um calendário

Um professor sozinho safa-se com uma agenda. Um estúdio não. Tem um horário de aulas, aulas avulso, habituais com subscrição, pessoas a meio de um passe de 10 aulas e uma lista de espera para o flow de sábado que enche sempre. Um calendário simples mostra horas. Não segura nada disso junto.

Um bom software mantém a coisa toda num só sítio. Um aluno marca o vinyasa das sete da tarde, o lugar sai da contagem em direto, o passe de aulas dele desconta um, e se cancelar dentro da sua janela, o lugar oferece-se sozinho à pessoa seguinte em espera. Você não mexeu um dedo.

• Lotação de aula que se atualiza no segundo em que alguém marca ou cancela, para nunca vender um tapete a mais.
• Subscrições e passes de aulas contabilizados por si, sem folha de cálculo e sem "quantas é que ainda me faltam?".
• Uma lista de espera inteligente que preenche os cancelamentos sozinha, em vez de ser você a mandar mensagens a toda a gente.
• O calendário de cada professor numa só vista, com sincronização nos dois sentidos com o Google Calendar para que a agenda pessoal de cada um se mantenha certa.

O link do seu estúdio, não um marketplace

Algumas aplicações listam as suas aulas ao lado de todos os outros estúdios da cidade e levam uma fatia por isso. Isso não é software de reservas. É um intermediário a alugar-lhe os seus próprios alunos. Com a Bookatu tem um site de marcações próprio com a sua marca, no seu próprio link. Leva o seu nome, parece o seu estúdio, e os alunos que marcam ali são seus.

Isso conta mais do que parece. Quando um aluno marca pela sua página, você fica com os dados dele, com o histórico e com a autorização para lhe escrever. Não há nenhuma plataforma entre si e as pessoas que enchem as suas aulas, e ninguém pode anunciar um estúdio mais barato por cima da sua reserva. A sua lista de clientes continua a ser a sua lista de clientes.

Um link de marcações deve construir o nome do seu estúdio, não a aplicação de outra pessoa.

Acabar com o tapete vazio sem assustar ninguém

Um lugar vazio numa aula de oito não é um aluno a faltar. É um tapete que podia ter ido para alguém da lista de espera, e um professor a quem está a pagar para dar aula a uma sala meia vazia. As faltas ferem os estúdios mais do que a maioria dos ofícios, porque a sua lotação é fixa e os seus custos não são.

A solução é suave, não pesada. Um lembrete rápido por mensagem e por email apanha as pessoas que simplesmente se esqueceram, que são quase todas. Para as restantes, um pequeno sinal ou uma caução no cartão na marcação separa discretamente os comprometidos dos ocasionais. O pormenor que conta na Bookatu: liga a sua própria conta Stripe, por isso os sinais e quaisquer taxas por falta caem na sua conta bancária. A Bookatu nunca toca no dinheiro das suas reservas.

• Lembretes automáticos, para que uma aula das seis da manhã esquecida passe a ser coisa rara.
• Um pequeno sinal ou caução no cartão para proteger os lugares que mais lhe custam.
• Uma janela de cancelamento clara que os alunos aceitam à cabeça, para não haver conversas desconfortáveis depois.
• Preenchimento automático a partir da lista de espera, para que os buracos que aparecem se fechem sozinhos.

Passes, subscrições e as contas de um trimestre cheio

Os estúdios vivem e morrem pelos habituais. Uma aula avulso é ótima. Um aluno com subscrição mensal ou com um passe de 10 aulas é rendimento planeado à volta do qual pode mesmo montar um horário. O seu software de reservas devia tornar isso o caminho fácil e óbvio, e não uma coisa por que tem de pagar a mais.

Com a Bookatu, todos os planos incluem o kit completo: subscrições, pacotes e passes de aulas, pontos de fidelidade, cartões-presente, indicações, códigos promocionais e newsletters de marketing. Não há nenhum muro de "escalão pro" entre si e as ferramentas que fazem crescer a receita recorrente. Configura uma vez e elas correm em silêncio em segundo plano, trimestre após trimestre.

• Venda um passe de 10 aulas à cabeça, para que os alunos paguem adiantado e se comprometam a voltar.
• Ofereça uma subscrição mensal para aulas de tapete ilimitadas, e ganhe um rendimento com que pode contar.
• Distribua cartões-presente e vantagens por indicação que trazem caras novas sem dar desconto no horário todo.
• Envie uma newsletter de vez em quando sobre um professor novo, um workshop ou um retiro, diretamente para os alunos que já gostam de si.

Um preço que não castiga um mês cheio

Repare em como uma ferramenta cobra, porque isso molda a forma como cresce. Qualquer coisa que leve uma percentagem de cada reserva fica mais cara exatamente quando lhe está a correr bem, o que é ao contrário. O preço por professor castiga-o por chamar um instrutor para cobrir um sábado.

A Bookatu cobra 0% de comissão, por isso cada valor de aula fica inteiramente seu, e fatura por alunos ativos, ou seja, alguém que atendeu nos últimos 90 dias. Nunca por posto, nunca por professor. Um janeiro parado custa menos do que um setembro cheio. Pode usá-la grátis durante 90 dias sem cartão, e depois disso os planos começam nos 9 dólares por mês. A ideia é simples: quando o seu estúdio tem um grande mês, a fatura do software não devia ser a coisa que se assusta.

Um software de reservas para estúdios de yoga e pilates deve parecer um par de mãos extra na receção: a receber as marcações, a enviar os lembretes, a preencher a lista de espera e a controlar os passes, para que você e os seus professores possam ficar onde é o vosso lugar, na sala com os alunos. Configure numa noite calma, aponte os próximos pedidos para o link, e veja o horário começar a andar sozinho.