Tenha o historial de saúde e o consentimento assinados antes de o cliente chegar

A Priya tem uma pequena clínica de estética com duas salas de tratamento. Durante anos, todos os primeiros tratamentos de rosto começaram da mesma maneira. A cliente chegava e recebia uma prancheta na receção. Historial de pele à frente e perguntas sobre medicação atrás, com uma linha de consentimento para assinar no fundo. Dez minutos depois o formulário ia para uma gaveta e o tratamento começava finalmente. Ela vendia um tratamento de sessenta minutos e entregava cinquenta. A primeira coisa que uma cliente nova e nervosa vivia era papelada.

A solução não era uma prancheta mais bonita. Era passar as perguntas para a véspera, para que o tempo na cadeira seja para o tratamento.

Crie o formulário uma vez, com os campos de que precisa mesmo

No Bookatu é você que cria o formulário, em Clients e depois Forms. Dê-lhe um nome, acrescente uma descrição curta para os clientes perceberem porque está a perguntar, e depois acrescente os campos um a um. Há dez tipos de campo, e qualquer campo pode ser marcado como obrigatório, para que o formulário não possa ser enviado sem essa resposta.

• Texto curto, para respostas rápidas como o nome do médico.
• Texto longo, para o que precisar de espaço, como os produtos de pele que usam atualmente.
• Escolha única ou escolha múltipla, para uma lista de historial de pele ou para escolher uma opção de um conjunto.
• Lista pendente, quando quer uma resposta de uma lista fixa, como o tipo de pele.
• Declaração de consentimento, uma linha que o cliente tem de assinalar ativamente para concordar.
• Data, para uma data de nascimento ou para o último tratamento.
• Assinatura, onde o cliente desenha a assinatura para assinar eletronicamente.

A Priya manteve o dela curto. Alergias, medicação, reações anteriores, duas declarações de consentimento e a assinatura no fim. Se uma pergunta não mudava o que ela ia fazer na sala, não entrava no formulário.

Se já tem um formulário de consentimento em papel, não precisa de o reconstruir de raiz. Carregue o PDF e o Bookatu lê-o e redige a versão digital por si. As perguntas de contacto passam a campos que se preenchem sozinhos, e as linhas contra as quais o cliente assina passam a declarações de consentimento que tem de assinalar. Você confere o rascunho, ajusta o que quiser, e depois liga-o.

Associe-o aos serviços que precisam dele

Quando guarda um formulário, assinala os serviços que o exigem. A Priya assinalou o primeiro tratamento de rosto e o peeling, e deixou tudo o resto em paz. Uma cliente habitual que marca um tratamento de manutenção nunca o vê.

Daí em diante, quando um cliente marca um desses serviços, o ecrã de confirmação da marcação mostra um cartão a mais. Diz que há um passo rápido antes da visita, com um botão para preencher o formulário. O cliente já tem o telemóvel na mão, por isso o formulário fica feito em casa em vez de ficar na sua receção.

Cada marcação leva o seu próprio link privado. É um endereço longo e aleatório, não uma coisa que alguém consiga adivinhar, e fica agarrado a esse cliente e a essa marcação. Se o fechar e voltar mais tarde, o mesmo link continua a funcionar. Depois de enviar, a página limita-se a dizer que os dados chegaram, e o formulário não pode ser preenchido duas vezes.

Uma assinatura que acontece no telemóvel

O campo de assinatura é uma caixa onde o cliente desenha com o dedo, tal como assinaria no ecrã de um terminal de pagamento. Todas as declarações de consentimento têm de ser assinaladas e todos os campos obrigatórios preenchidos antes de o formulário poder ser enviado, por isso não pode voltar com a linha do consentimento saltada. A assinatura desenhada fica depois guardada com o nome escrito do cliente e a hora exata da assinatura, agarrada à marcação. Para um tratamento que precisa de um registo de consentimento, você tem um, e não está numa gaveta.

Os primeiros dez minutos da visita de um cliente novo eram administração. Agora são uma conversa sobre a pele dele.

Para o cliente que marcou por telefone

Nem todas as marcações chegam pelo site de marcações. Quando a Priya marca alguém por telefone, toca em Get fill link na página dos formulários e copia um link novo para mandar por mensagem ou por email. O mesmo truque serve quando quer que um cliente antigo assine um formulário atualizado depois de uma mudança de política.

Os formulários também têm um interruptor para ligar e desligar. Desative um e deixa de ser pedido, sem apagar as respostas que já recolheu. Quando a Priya reescreveu o consentimento do peeling, desligou o formulário antigo e associou o novo ao serviço.

Não é só para clínicas

A mesma funcionalidade cobre qualquer pergunta que esteja farto de fazer à porta.

• Um consentimento de teste de sensibilidade antes de uma primeira coloração.
• Um questionário de saúde antes de uma primeira massagem ou de uma primeira sessão de personal training.
• Uma confirmação dos cuidados posteriores em trabalhos de pestanas, sobrancelhas ou tatuagem.
• Uma simples autorização para fotografias, para perguntar uma vez e ficar com a resposta.

Para que servem agora os primeiros dez minutos

As clientes novas da Priya passam pela receção e vão direitas para a sala. Ela já leu as respostas antes de elas chegarem, por isso começa com uma pergunta sobre a pele em vez de uma caneta e um formulário. A hora que vende é a hora que entrega. A prancheta não sobreviveu à mudança, e ninguém tem saudades dela.