Consigue el historial de salud y el consentimiento firmados antes de que llegue el cliente

Priya lleva una clínica de piel pequeña con dos cabinas. Durante años, todos los primeros tratamientos faciales empezaban igual. La clienta llegaba y recibía un portapapeles en recepción. Historial de la piel por delante y preguntas sobre medicación por detrás, con una línea de consentimiento que firmar abajo. Diez minutos después el formulario iba a un cajón y por fin empezaba el tratamiento. Vendía un facial de sesenta minutos y entregaba cincuenta. Lo primero que vivía una clienta nueva y nerviosa era papeleo.

La solución no era un portapapeles más bonito. Era mover las preguntas al día anterior, para que el tiempo de cabina sea para el tratamiento.

Monta el formulario una vez, con los campos que de verdad necesitas

En Bookatu montas el formulario tú, en Clients y después Forms. Ponle un nombre, añade una descripción corta para que los clientes sepan por qué se lo preguntas, y luego añade campos uno a uno. Hay diez tipos de campo, y cualquiera se puede marcar como obligatorio, de modo que el formulario no se puede enviar si falta esa respuesta.

• Texto corto, para respuestas rápidas como el nombre de su médico.
• Texto largo, para lo que necesita espacio, como los productos de cuidado que usa ahora mismo.
• Elección única o múltiple, para una lista de antecedentes de la piel o para elegir una opción de un conjunto.
• Desplegable, cuando quieres una sola respuesta de una lista cerrada, como el tipo de piel.
• Cláusula de consentimiento, una línea que el cliente tiene que marcar activamente para aceptar.
• Fecha, para una fecha de nacimiento o para el último tratamiento.
• Firma, donde el cliente dibuja su firma para firmar de forma electrónica.

Priya mantuvo el suyo corto. Alergias, medicación, reacciones anteriores, un par de cláusulas de consentimiento y la firma al final. Si una pregunta no cambiaba lo que iba a hacer en la cabina, no entraba en el formulario.

Si ya tienes un formulario de consentimiento en papel, no hace falta que lo reconstruyas desde cero. Sube el PDF y Bookatu lo lee y te redacta la versión digital. Las preguntas de contacto se convierten en campos que se rellenan solos, y las líneas contra las que firma un cliente se convierten en cláusulas de consentimiento que tiene que marcar. Revisas el borrador, ajustas lo que haga falta y luego lo activas.

Adjúntalo a los servicios que lo necesiten

Cuando guardas un formulario marcas los servicios que lo exigen. Priya marcó su primer facial y su peeling, y dejó todo lo demás en paz. Una clienta habitual que reserva un facial de mantenimiento no lo ve nunca.

A partir de ahí, cuando un cliente reserva uno de esos servicios, la pantalla de confirmación de la reserva muestra una tarjeta más. Dice que hay un paso rápido antes de la visita, con un botón para completar el formulario. El cliente ya tiene el móvil en la mano, así que el formulario se hace en casa en vez de en tu recepción.

Cada reserva recibe su propio enlace privado. Es una dirección larga y aleatoria, no algo que nadie pueda adivinar, y se queda ligada a ese cliente y a esa reserva. Si lo cierran y vuelven más tarde, el mismo enlace sigue funcionando. Una vez enviado, la página simplemente dice que los datos ya están, y el formulario no se puede rellenar dos veces.

Una firma que ocurre en su móvil

El campo de firma es un recuadro en el que el cliente dibuja con el dedo, igual que firmaría en una pantalla al pagar. Hay que marcar todas las cláusulas de consentimiento y rellenar todos los campos obligatorios antes de que el formulario se envíe, así que no puede volver con la línea de consentimiento sin marcar. La firma dibujada se guarda después junto al nombre escrito del cliente y la hora exacta de la firma, ligada a la reserva. Para un tratamiento que necesita constancia del consentimiento, la tienes, y no está en un cajón.

Los diez primeros minutos de la visita de un cliente nuevo eran gestión. Ahora son una conversación sobre su piel.

Para el cliente que ha reservado por teléfono

No todas las reservas llegan por la página de reservas. Cuando Priya coge una reserva por teléfono, toca Get fill link en la página de formularios y copia un enlace nuevo para mandarlo por mensaje o por correo. El mismo truco sirve cuando quieres que un cliente que ya tienes firme un formulario actualizado después de cambiar una política.

Los formularios también tienen un interruptor de encendido y apagado. Desactiva uno y deja de pedirse, sin borrar las respuestas que ya habías recogido. Cuando Priya reescribió su consentimiento del peeling, apagó el formulario antiguo y adjuntó el nuevo al servicio.

No solo para clínicas

La misma función cubre cualquier pregunta que estés cansado de hacer en la puerta.

• Un consentimiento de prueba de sensibilidad antes de una primera cita de color.
• Un cuestionario de salud antes de un primer masaje o de una primera sesión de entrenamiento personal.
• Una conformidad con los cuidados posteriores en trabajos de pestañas, cejas o tatuaje.
• Un simple permiso de fotos, para preguntarlo una vez y conservar la respuesta.

Para qué son ahora los diez primeros minutos

Las clientas nuevas de Priya pasan por delante de recepción y entran directas a la cabina. Ella ha leído sus respuestas antes de que lleguen, así que abre con una pregunta sobre su piel en vez de con un bolígrafo y un formulario. La hora que vende es la hora que entrega. El portapapeles no sobrevivió al cambio, y nadie lo echa de menos.