Fatti firmare anamnesi e consenso prima che il cliente arrivi

Priya ha un piccolo studio dermoestetico con due cabine. Per anni ogni primo trattamento viso è cominciato allo stesso modo. La cliente arrivava e riceveva una cartellina in reception. Anamnesi della pelle davanti e domande sui farmaci dietro, con una riga di consenso da firmare in fondo. Dieci minuti dopo il modulo finiva in un cassetto e il trattamento cominciava finalmente. Vendeva un viso da sessanta minuti e ne consegnava cinquanta. La prima cosa che una cliente nuova e un po' tesa incontrava era la burocrazia.

La soluzione non era una cartellina più bella. Era spostare le domande al giorno prima, così il tempo in cabina è per il trattamento.

Costruisci il modulo una volta, con i campi che ti servono davvero

In Bookatu il modulo lo costruisci tu, sotto Clients e poi Forms. Dagli un nome, aggiungi una breve descrizione così i clienti capiscono perché stai chiedendo, poi aggiungi i campi uno a uno. Ci sono dieci tipi di campo, e qualsiasi campo si può segnare come obbligatorio, così il modulo non si può inviare senza quella risposta.

• Short text, per risposte veloci come il nome del suo medico.
• Long text, per tutto quello che ha bisogno di spazio, come i prodotti che usa adesso.
• Single choice o multiple choice, per un elenco di anamnesi della pelle o per scegliere una sola opzione tra tante.
• Dropdown, quando vuoi una risposta da un elenco fisso, per esempio il tipo di pelle.
• Consent statement, una riga che il cliente deve spuntare attivamente per acconsentire.
• Date, per una data di nascita o per l'ultimo trattamento.
• Signature, dove il cliente disegna la sua firma per firmare in modo elettronico.

Priya ha tenuto il suo corto. Allergie, farmaci, reazioni precedenti, un paio di dichiarazioni di consenso e la firma alla fine. Se una domanda non cambiava quello che avrebbe fatto in cabina, non entrava nel modulo.

Se hai già un modulo di consenso su carta, non devi ricostruirlo da zero. Carica il PDF e Bookatu lo legge e prepara la versione digitale per te. Le domande sui contatti diventano campi che si riempiono da soli, e le righe contro cui un cliente firma diventano dichiarazioni di consenso da spuntare. Tu controlli la bozza, sistemi quello che vuoi, e poi la attivi.

Allegalo ai servizi che ne hanno bisogno

Quando salvi un modulo spunti i servizi che lo richiedono. Priya ha spuntato il primo trattamento viso e il peeling, e ha lasciato in pace tutto il resto. Una cliente abituale che prenota un viso di mantenimento non lo vede mai.

Da quel momento, quando un cliente prenota uno di quei servizi, la schermata di conferma della prenotazione mostra una card in più. Dice che c'è un passaggio veloce prima della visita, con un pulsante per completare il modulo. Il cliente ha già il telefono in mano, quindi il modulo si fa a casa invece che nella tua reception.

Ogni prenotazione riceve il suo link privato. È un indirizzo lungo e casuale, non qualcosa che si possa indovinare, e resta legato a quel cliente e a quella prenotazione. Se lo chiude e torna più tardi, lo stesso link funziona ancora. Una volta inviato, la pagina dice semplicemente che i dati sono arrivati, e il modulo non si può compilare due volte.

Una firma che avviene sul suo telefono

Il campo della firma è un riquadro in cui il cliente disegna con un dito, come firmerebbe su uno schermo alla cassa. Ogni dichiarazione di consenso va spuntata e ogni campo obbligatorio va riempito prima che il modulo si possa inviare, quindi non può tornare indietro con la riga del consenso saltata. La firma disegnata viene poi conservata insieme al nome scritto del cliente e all'ora esatta della firma, legata alla prenotazione. Per un trattamento che ha bisogno di un consenso registrato, adesso ce l'hai, e non è in un cassetto.

I primi dieci minuti della visita di una cliente nuova erano gestione. Adesso sono una conversazione sulla sua pelle.

Per chi ha prenotato al telefono

Non tutte le prenotazioni passano dalla pagina di prenotazione. Quando Priya prende una prenotazione al telefono, tocca Get fill link nella pagina dei moduli e copia un link nuovo da mandare per messaggio o per email. Lo stesso trucco funziona quando vuoi che un cliente già tuo firmi un modulo aggiornato dopo un cambio di regole.

Anche i moduli hanno un interruttore di accensione. Disattivane uno e smette di essere richiesto, senza cancellare le risposte che hai già raccolto. Quando Priya ha riscritto il consenso per il peeling, ha spento il vecchio modulo e ha allegato quello nuovo al servizio.

Non solo per gli studi medici

La stessa funzione copre qualsiasi domanda che sei stanca di fare sulla porta.

• Un consenso al test allergologico prima del primo appuntamento di colore.
• Un questionario sulla salute prima del primo massaggio o della prima seduta di personal training.
• L'accettazione delle indicazioni post trattamento per ciglia, sopracciglia o tatuaggi.
• Un semplice permesso per le foto, così lo chiedi una volta e tieni la risposta.

A cosa servono adesso i primi dieci minuti

Le clienti nuove di Priya passano davanti alla reception ed entrano dritte in cabina. Lei ha letto le loro risposte prima che arrivino, quindi apre con una domanda sulla loro pelle invece che con una penna e un modulo. L'ora che vende è l'ora che consegna. La cartellina non è sopravvissuta al cambiamento, e non manca a nessuno.