Laat de gezondheidsvragen en toestemming tekenen voordat de klant binnenkomt

Priya heeft een kleine huidkliniek met twee behandelkamers. Jarenlang begon elke eerste gezichtsbehandeling op dezelfde manier. De klant kwam binnen en kreeg een klembord bij de balie. Huidgeschiedenis op de voorkant en vragen over medicatie op de achterkant, met onderaan een regel om te tekenen. Tien minuten later ging het formulier in een la en begon de behandeling eindelijk. Ze verkocht een gezichtsbehandeling van zestig minuten en leverde er vijftig. Het eerste wat een zenuwachtige nieuwe klant meemaakte was papierwerk.

De oplossing was geen mooier klembord. Het was de vragen naar de dag ervoor verplaatsen, zodat de tijd in de stoel voor de behandeling is.

Bouw het formulier een keer, met de velden die je echt nodig hebt

In Bookatu bouw je het formulier zelf, onder Clients en dan Forms. Geef het een naam, voeg een korte omschrijving toe zodat klanten weten waarom je iets vraagt, en zet er dan veld voor veld vragen in. Er zijn tien veldtypes, en elk veld kan verplicht gemaakt worden, zodat het formulier niet verstuurd kan worden als dat antwoord ontbreekt.

• Korte tekst, voor snelle antwoorden zoals de naam van hun huisarts.
• Lange tekst, voor alles wat ruimte nodig heeft, zoals de huidverzorgingsproducten die ze nu gebruiken.
• Enkelvoudige of meervoudige keuze, voor een checklist met huidgeschiedenis of het kiezen van een optie uit een reeks.
• Keuzelijst, als je een antwoord wilt uit een vaste lijst, zoals een huidtype.
• Toestemmingsverklaring, een regel die de klant actief moet aanvinken om ermee akkoord te gaan.
• Datum, voor een geboortedatum of hun laatste behandeling.
• Handtekening, waar de klant zijn handtekening zet om elektronisch te tekenen.

Priya hield het hare kort. Allergieen, medicatie, eerdere reacties, een paar toestemmingsverklaringen, en de handtekening aan het eind. Veranderde een vraag niets aan wat ze in de kamer zou doen, dan haalde hij het formulier niet.

Heb je je toestemmingsformulier al op papier, dan hoef je het niet vanaf nul opnieuw te bouwen. Upload de PDF en Bookatu leest hem en maakt de digitale versie als concept voor je. Contactvragen worden velden die zichzelf invullen, en de regels waar een klant onder tekent worden toestemmingsverklaringen die ze moeten aanvinken. Jij controleert het concept, past aan wat nodig is, en zet het aan.

Koppel het aan de diensten waar het bij hoort

Als je een formulier opslaat, vink je de diensten aan waarvoor het verplicht is. Priya vinkte haar eerste gezichtsbehandeling en haar peeling aan, en liet de rest met rust. Een vaste klant die een onderhoudsbehandeling boekt, ziet het nooit.

Vanaf dat moment toont het bevestigingsscherm een extra kaartje wanneer een klant zo'n dienst boekt. Er staat dat er nog een kleine stap is voor het bezoek, met een knop om het formulier in te vullen. De klant heeft de telefoon toch al in de hand, dus het formulier wordt thuis ingevuld in plaats van bij jouw balie.

Elke boeking krijgt zijn eigen privelink. Het is een lang willekeurig adres, niets wat iemand zou kunnen raden, en het blijft gekoppeld aan die klant en die boeking. Sluiten ze hem en komen ze later terug, dan werkt dezelfde link nog steeds. Zodra ze verstuurd hebben, zegt de pagina simpelweg dat de gegevens binnen zijn, en het formulier kan geen tweede keer worden ingevuld.

Een handtekening die op hun telefoon gezet wordt

Het handtekeningveld is een vak waarin de klant met een vinger tekent, net zoals ze bij de kassa op een scherm zouden tekenen. Elke toestemmingsverklaring moet aangevinkt zijn en elk verplicht veld ingevuld voordat het formulier verstuurd kan worden, dus het kan niet terugkomen met de toestemmingsregel overgeslagen. De gezette handtekening wordt daarna bewaard met de getypte naam van de klant en het exacte tijdstip van ondertekenen, gekoppeld aan de boeking. Voor een behandeling die een toestemmingsdossier vraagt, heb je er een, en het ligt niet in een la.

De eerste tien minuten van het bezoek van een nieuwe klant waren vroeger administratie. Nu is het een gesprek over haar huid.

Voor de klant die telefonisch boekte

Niet elke boeking komt via de boekingspagina binnen. Als Priya iemand telefonisch boekt, tikt ze op Get fill link op de formulierenpagina en kopieert ze een verse link om te appen of te mailen. Dezelfde truc werkt als je wilt dat een bestaande klant na een beleidswijziging een bijgewerkt formulier tekent.

Formulieren hebben ook een aan- en uitknop. Zet er een uit en er wordt niet meer om gevraagd, zonder de antwoorden te wissen die je al verzameld hebt. Toen Priya haar peelingtoestemming herschreef, zette ze het oude formulier uit en koppelde ze het nieuwe aan de dienst.

Niet alleen voor klinieken

Dezelfde functie dekt elke vraag die je zat bent om bij de deur te stellen.

• Toestemming voor een allergietest voor een eerste kleurbehandeling.
• Een gezondheidsvragenlijst voor een eerste massage of personal training.
• Bevestiging van de nazorg bij wimpers, wenkbrauwen of tatoeages.
• Een simpele toestemming voor foto's, zodat je het een keer vraagt en het antwoord bewaart.

Waar de eerste tien minuten nu voor zijn

De nieuwe klanten van Priya lopen langs de balie zo de kamer in. Ze heeft hun antwoorden gelezen voordat ze aankomen, dus ze opent met een vraag over hun huid in plaats van met een pen en een formulier. Het uur dat ze verkoopt is het uur dat ze levert. Het klembord overleefde de verandering niet, en niemand mist het.