Mějte zdravotní anamnézu a souhlas podepsané dřív, než klient dorazí

Priya vede malou kosmetickou kliniku se dvěma ošetřovnami. Roky začínalo každé první pleťové ošetření stejně. Klientka přišla a na recepci dostala desky s papírem. Vpředu anamnéza pleti, vzadu otázky na léky a dole řádek se souhlasem k podpisu. O deset minut později šel formulář do šuplíku a konečně se začalo. Prodávala šedesátiminutové ošetření a dodávala padesátiminutové. První, co nervózní nová klientka zažila, bylo papírování.

Řešením nebyly hezčí desky. Bylo jím přesunout otázky na předchozí den, aby čas v křesle patřil ošetření.

Sestavte formulář jednou, s poli, která opravdu potřebujete

V Bookatu si formulář sestavíte sami, pod Clients a dál Forms. Dejte mu název, připište krátký popis, aby klienti věděli, proč se ptáte, a pak přidávejte pole jedno po druhém. Typů polí je deset a kterékoli pole se dá označit jako povinné, takže formulář nepůjde odeslat, dokud ta odpověď chybí.

• Krátký text pro rychlé odpovědi, třeba jméno jejich lékaře.
• Dlouhý text na cokoli, co potřebuje místo, třeba na přípravky, které teď na pleť používají.
• Jedna nebo více možností, na kontrolní seznam k anamnéze pleti nebo výběr jedné položky ze sady.
• Rozbalovací seznam, když chcete jednu odpověď z pevného výběru, třeba typ pleti.
• Souhlasné prohlášení, řádek, který klient musí aktivně zaškrtnout, aby souhlasil.
• Datum, na datum narození nebo poslední ošetření.
• Podpis, kam klient nakreslí svůj podpis a podepíše se elektronicky.

Priya svůj nechala krátký. Alergie, léky, dřívější reakce, pár souhlasných prohlášení a na konci podpis. Pokud otázka neměnila to, co by v ošetřovně udělala, do formuláře se nedostala.

Pokud už souhlas na papíře máte, nemusíte ho stavět od nuly. Nahrajte PDF a Bookatu ho přečte a připraví vám digitální verzi. Kontaktní otázky se změní v pole, která se vyplní sama, a řádky, u kterých se klient podepisuje, se změní v souhlasná prohlášení k zaškrtnutí. Návrh zkontrolujete, cokoli upravíte a pak ho zapnete.

Připojte ho ke službám, které ho potřebují

Při uložení formuláře zaškrtnete služby, které ho vyžadují. Priya zaškrtla první pleťové ošetření a peeling a ostatního se nedotkla. Stálá klientka, která si rezervuje udržovací ošetření, ho nikdy neuvidí.

Od té chvíle se klientovi, který si jednu z těch služeb rezervuje, na potvrzovací obrazovce ukáže jedna karta navíc. Píše se v ní, že před návštěvou zbývá jeden rychlý krok, a je tam tlačítko na vyplnění formuláře. Klient už telefon drží v ruce, takže formulář vyplní doma místo u vás na recepci.

Každá rezervace dostane vlastní soukromý odkaz. Je to dlouhá náhodná adresa, ne něco, co by šlo uhodnout, a zůstává svázaná s tím klientem a tou rezervací. Když ji klient zavře a vrátí se později, stejný odkaz pořád funguje. Jakmile odešle, stránka jen napíše, že údaje dorazily, a formulář nejde vyplnit dvakrát.

Podpis, který proběhne na jejich telefonu

Pole pro podpis je rámeček, do kterého klient kreslí prstem, stejně jako když se podepisuje na displeji u pokladny. Každé souhlasné prohlášení musí být zaškrtnuté a každé povinné pole vyplněné, než formulář půjde odeslat, takže se nemůže vrátit s přeskočeným souhlasem. Nakreslený podpis se pak uchová spolu s vypsaným jménem klienta a přesným časem podpisu, navázaný na rezervaci. U ošetření, které potřebuje záznam o souhlasu, ho máte, a není v šuplíku.

Prvních deset minut návštěvy nové klientky bývalo papírování. Teď je to rozhovor o její pleti.

Pro klienta, který se objednal po telefonu

Ne každá rezervace přijde přes rezervační stránku. Když Priya někoho objedná po telefonu, ťukne na stránce s formuláři na Get fill link a zkopíruje čerstvý odkaz, který pošle ve zprávě nebo e-mailem. Stejný trik funguje, když chcete, aby stávající klient podepsal aktualizovaný formulář po změně pravidel.

Formuláře mají také přepínač zapnuto a vypnuto. Když nějaký vypnete, přestane se vyžadovat, aniž by se smazaly odpovědi, které jste už nasbírali. Když Priya přepsala souhlas k peelingu, starý formulář vypnula a ke službě připojila nový.

Nejen pro kliniky

Stejná funkce pokryje jakoukoli otázku, kterou už vás nebaví klást ve dveřích.

• Souhlas s testem snášenlivosti před prvním barvením.
• Zdravotní dotazník před první masáží nebo první lekcí osobního tréninku.
• Potvrzení o následné péči u řas, obočí nebo tetování.
• Jednoduchý souhlas s focením, abyste se zeptali jednou a odpověď si nechali.

K čemu je prvních deset minut teď

Priyiny nové klientky projdou kolem recepce rovnou do ošetřovny. Jejich odpovědi si přečetla, ještě než dorazily, takže začíná otázkou na jejich pleť místo perem a formulářem. Hodina, kterou prodává, je hodina, kterou dodá. Desky s papírem změnu nepřežily a nikomu nechybí.