Terveystiedot ja suostumus allekirjoitettuna ennen kuin asiakas saapuu

Priya pyörittää pientä ihoklinikkaa, jossa on kaksi hoitohuonetta. Vuosien ajan jokainen ensimmäinen kasvohoito alkoi samalla tavalla. Asiakas saapui ja sai vastaanotossa kirjoitusalustan. Ihohistoria etupuolella ja lääkityskysymykset kääntöpuolella, ja alalaidassa allekirjoitettava suostumusrivi. Kymmenen minuuttia myöhemmin lomake meni laatikkoon ja hoito vihdoin alkoi. Hän myi kuudenkymmenen minuutin kasvohoitoa ja toimitti viisikymmentä. Ensimmäinen asia jonka jännittynyt uusi asiakas koki oli paperityö.

Ratkaisu ei ollut hienompi kirjoitusalusta. Se oli kysymysten siirtäminen edelliselle päivälle, jotta tuoliaika kuluu hoitoon.

Rakenna lomake kerran, niillä kentillä joita oikeasti tarvitset

Bookatussa rakennat lomakkeen itse, kohdassa Clients ja sieltä Forms. Anna sille nimi, lisää lyhyt kuvaus jotta asiakkaat tietävät miksi kysyt, ja lisää sitten kentät yksi kerrallaan. Kenttätyyppejä on kymmenen, ja minkä tahansa kentän voi merkitä pakolliseksi, jolloin lomaketta ei voi lähettää ilman sitä vastausta.

• Lyhyt teksti, nopeisiin vastauksiin kuten lääkärin nimeen.
• Pitkä teksti, kaikkeen mikä tarvitsee tilaa, kuten heidän tällä hetkellä käyttämiinsä ihonhoitotuotteisiin.
• Yksi- tai monivalinta, ihohistorian tarkistuslistaan tai yhden vaihtoehdon valintaan joukosta.
• Pudotusvalikko, kun haluat yhden vastauksen kiinteältä listalta, kuten ihotyypin.
• Suostumuslause, rivi jonka asiakkaan täytyy aktiivisesti rastittaa hyväksyäkseen sen.
• Päivämäärä, syntymäaikaa tai edellistä hoitoa varten.
• Allekirjoitus, johon asiakas piirtää nimensä allekirjoittaakseen sähköisesti.

Priya piti omansa lyhyenä. Allergiat, lääkitykset, aiemmat reaktiot, pari suostumuslausetta ja allekirjoitus loppuun. Jos kysymys ei muuttanut sitä mitä hän huoneessa tekisi, se ei päässyt lomakkeelle.

Jos sinulla on jo suostumuslomake paperilla, sinun ei tarvitse rakentaa sitä alusta uudelleen. Lataa PDF, niin Bookatu lukee sen ja luonnostelee sähköisen version puolestasi. Yhteystietokysymyksistä tulee kenttiä jotka täyttävät itsensä, ja riveistä joita vasten asiakas allekirjoittaa tulee suostumuslauseita jotka hänen täytyy rastittaa. Sinä tarkistat luonnoksen, säädät mitä haluat ja laitat sen sitten päälle.

Kiinnitä se niihin palveluihin jotka sitä tarvitsevat

Kun tallennat lomakkeen, rastitat ne palvelut jotka sitä vaativat. Priya rastitti ensimmäisen kasvohoitonsa ja kuorintansa, ja jätti kaiken muun rauhaan. Vakioasiakas joka varaa ylläpitokasvohoidon ei näe sitä koskaan.

Siitä eteenpäin, kun asiakas varaa jonkin noista palveluista, varauksen vahvistusnäkymässä näkyy yksi ylimääräinen kortti. Se kertoo, että ennen käyntiä on yksi nopea vaihe, ja siinä on painike lomakkeen täyttämiseen. Asiakkaalla on jo puhelin kädessä, joten lomake tulee tehtyä kotona eikä sinun vastaanotossasi.

Jokainen varaus saa oman yksityisen linkkinsä. Se on pitkä satunnainen osoite, ei sellainen jota kukaan arvaisi, ja se pysyy sidottuna kyseiseen asiakkaaseen ja varaukseen. Jos hän sulkee sen ja palaa myöhemmin, sama linkki toimii yhä. Kun lomake on lähetetty, sivu kertoo vain että tiedot ovat perillä, eikä lomaketta voi täyttää kahdesti.

Allekirjoitus, joka tapahtuu hänen puhelimellaan

Allekirjoituskenttä on laatikko, johon asiakas piirtää sormella, aivan kuten hän allekirjoittaisi ruudun kassalla. Jokainen suostumuslause on rastitettava ja jokainen pakollinen kenttä täytettävä ennen kuin lomake suostuu lähtemään, joten se ei voi palata takaisin suostumusrivi ohitettuna. Piirretty allekirjoitus säilytetään sitten asiakkaan kirjoitetun nimen ja tarkan allekirjoitusajan kanssa, varaukseen sidottuna. Hoidolle joka vaatii suostumusmerkinnän sinulla on sellainen, eikä se ole laatikossa.

Uuden asiakkaan käynnin ensimmäiset kymmenen minuuttia olivat ennen hallintoa. Nyt ne ovat keskustelu hänen ihostaan.

Sille asiakkaalle joka varasi puhelimessa

Kaikki varaukset eivät tule varaussivun kautta. Kun Priya varaa jollekulle ajan puhelimessa, hän napauttaa lomakesivulla Get fill link ja kopioi tuoreen linkin tekstiviestiin tai sähköpostiin. Sama temppu toimii, kun haluat olemassa olevan asiakkaan allekirjoittavan päivitetyn lomakkeen käytäntömuutoksen jälkeen.

Lomakkeissa on myös päälle ja pois -kytkin. Ota yksi pois käytöstä, niin sitä ei enää pyydetä, ilman että jo kerätyt vastaukset katoavat. Kun Priya kirjoitti kuorintasuostumuksensa uudelleen, hän sammutti vanhan lomakkeen ja kiinnitti uuden palveluun.

Ei vain klinikoille

Sama ominaisuus kattaa minkä tahansa kysymyksen, jonka esittämiseen ovella olet kyllästynyt.

• Ihotestisuostumus ennen ensimmäistä värjäysaikaa.
• Terveyskysely ennen ensimmäistä hierontaa tai personal training -kertaa.
• Jälkihoito-ohjeiden kuittaus ripsi-, kulma- tai tatuointityössä.
• Yksinkertainen kuvauslupa, jotta voit kysyä kerran ja säilyttää vastauksen.

Mihin ensimmäiset kymmenen minuuttia menevät nyt

Priyan uudet asiakkaat kävelevät vastaanoton ohi suoraan huoneeseen. Hän on lukenut heidän vastauksensa ennen kuin he saapuvat, joten hän avaa keskustelun kysymyksellä heidän ihostaan eikä kynällä ja lomakkeella. Se tunti jonka hän myy on se tunti jonka hän toimittaa. Kirjoitusalusta ei selvinnyt muutoksesta hengissä, eikä kukaan kaipaa sitä.