Få helseskjemaet og samtykket signert før kunden kommer

Priya driver en liten hudklinikk med to behandlingsrom. I årevis startet hver eneste første ansiktsbehandling på samme måte. Kunden kom, og fikk en skriveplate i resepsjonen. Hudhistorikk på forsiden og spørsmål om medisiner på baksiden, med en samtykkelinje å signere nederst. Ti minutter senere havnet skjemaet i en skuff, og behandlingen kunne endelig begynne. Hun solgte en ansiktsbehandling på seksti minutter og leverte femti. Det første en nervøs ny kunde opplevde, var papirarbeid.

Løsningen var ikke en penere skriveplate. Den var å flytte spørsmålene til dagen før, slik at tiden i stolen går til behandlingen.

Lag skjemaet én gang, med feltene du faktisk trenger

I Bookatu bygger du skjemaet selv, under Clients og deretter Forms. Gi det et navn, legg til en kort beskrivelse så kundene vet hvorfor du spør, og legg så til felt ett for ett. Det finnes ti felttyper, og hvert felt kan settes som påkrevd, slik at skjemaet ikke kan sendes inn hvis svaret mangler.

• Kort tekst, til raske svar som navnet på legen deres.
• Lang tekst, til alt som trenger plass, som hudpleieproduktene de bruker i dag.
• Enkeltvalg eller flervalg, til en sjekkliste over hudhistorikk eller for å velge ett alternativ fra en liste.
• Nedtrekksliste, når du vil ha ett svar fra en fast liste, som hudtype.
• Samtykkepunkt, en linje kunden aktivt må krysse av for å si ja til.
• Dato, til fødselsdato eller siste behandling.
• Signatur, der kunden tegner signaturen sin og signerer elektronisk.

Priya holdt sitt kort. Allergier, medisiner, tidligere reaksjoner, et par samtykkepunkter og signaturen til slutt. Hvis et spørsmål ikke endret hva hun ville gjort inne på rommet, kom det ikke med i skjemaet.

Har du allerede et samtykkeskjema på papir, trenger du ikke bygge det opp på nytt fra bunnen. Last opp PDF-en, så leser Bookatu den og lager et utkast til den digitale versjonen. Kontaktspørsmål blir felt som fyller seg selv ut, og linjene kunden signerer på, blir samtykkepunkter de må krysse av. Du ser over utkastet, justerer det du vil, og slår det på.

Koble det til tjenestene som trenger det

Når du lagrer et skjema, krysser du av for tjenestene som krever det. Priya krysset av for den første ansiktsbehandlingen og peelingen sin, og lot resten være. En fast kunde som bestiller en vedlikeholdsbehandling, ser det aldri.

Fra da av, når en kunde bestiller en av de tjenestene, viser bekreftelsessiden ett ekstra kort. Der står det at det er ett raskt steg igjen før besøket, med en knapp for å fylle ut skjemaet. Kunden har allerede mobilen i hånda, så skjemaet blir gjort hjemme i stedet for i resepsjonen din.

Hver bestilling får sin egen private lenke. Det er en lang, tilfeldig adresse som ingen kan gjette seg til, og den er knyttet til den kunden og den bestillingen. Lukker de den og kommer tilbake senere, virker den samme lenken fortsatt. Når de har sendt inn, sier siden bare at opplysningene er mottatt, og skjemaet kan ikke fylles ut to ganger.

En signatur som skjer på mobilen

Signaturfeltet er en rute kunden tegner i med fingeren, på samme måte som de signerer på en skjerm i kassa. Hvert samtykkepunkt må krysses av og hvert påkrevd felt fylles ut før skjemaet lar seg sende inn, så det kan ikke komme tilbake med samtykkelinjen hoppet over. Den tegnede signaturen lagres sammen med kundens navn i klartekst og nøyaktig signeringstidspunkt, knyttet til bestillingen. For en behandling som krever dokumentert samtykke, har du det, og det ligger ikke i en skuff.

De første ti minuttene av et besøk fra en ny kunde pleide å gå til papirarbeid. Nå går de til en samtale om huden deres.

For kunden som bestilte over telefon

Ikke alle bestillinger kommer inn via bestillingssiden. Når Priya setter opp en time over telefon, trykker hun Get fill link på skjemasiden og kopierer en ny lenke hun kan sende på SMS eller e-post. Det samme trikset fungerer når du vil at en eksisterende kunde skal signere et oppdatert skjema etter en regelendring.

Skjemaene har også en av- og på-bryter. Deaktiverer du ett, blir det ikke lenger spurt om, uten at svarene du allerede har samlet inn blir slettet. Da Priya skrev om samtykket for peeling, slo hun av det gamle skjemaet og koblet det nye til tjenesten.

Ikke bare for klinikker

Den samme funksjonen dekker alle spørsmål du er lei av å stille i døra.

• Samtykke til allergitest før første fargetime.
• Et helseskjema før første massasje eller PT-time.
• Bekreftelse på etterbehandling for vipper, bryn eller tatovering.
• En enkel tillatelse til å ta bilder, så du kan spørre én gang og beholde svaret.

Hva de første ti minuttene går til nå

Priyas nye kunder går forbi resepsjonen og rett inn på rommet. Hun har lest svarene deres før de kommer, så hun åpner med et spørsmål om huden deres i stedet for en penn og et skjema. Timen hun selger, er timen hun leverer. Skriveplata overlevde ikke omleggingen, og ingen savner den.