お客様が来られる前に、既往歴と同意へのご署名をいただく

プリヤさんは、施術室が2つある小さなスキンクリニックを営んでいます。何年ものあいだ、初めてのフェイシャルはいつも同じ始まり方でした。お客様が到着すると、受付でクリップボードを渡されます。表に肌の履歴、裏に服薬についての質問があり、いちばん下に同意の署名欄があります。10分後、その紙は引き出しに入り、そこでようやく施術が始まります。彼女は60分のフェイシャルを売って、50分を提供していました。緊張している新しいお客様が最初に体験するのは、書類仕事でした。

解決策は、もっと立派なクリップボードではありませんでした。質問を前日に移して、椅子の上の時間を施術のために使うことでした。

必要な項目だけで、一度だけ作る

Bookatu では、フォームは Clients の中の Forms でご自身が作ります。名前をつけ、なぜ聞くのかがお客様に伝わる短い説明を添えて、項目を一つずつ足していきます。項目は10種類あり、どの項目も必須にできるので、その回答が空のまま送信されることはありません。

• 短いテキスト。かかりつけの医師名のような、短い答え向けです。
• 長いテキスト。いま使っているスキンケア用品など、書く場所が必要なもの向けです。
• 単一選択と複数選択。肌の履歴のチェックリストや、選択肢から一つ選ぶ質問に使えます。
• ドロップダウン。肌質のように、決まった一覧から一つだけ答えてほしいときに使います。
• 同意文。お客様がご自分でチェックを入れて同意する一文です。
• 日付。生年月日や、前回の施術日などに使います。
• 署名。お客様が署名を描いて電子的にサインする欄です。

プリヤさんのフォームは短めです。アレルギー、服薬、これまでの反応、同意文がいくつか、そして最後に署名。施術室での自分の判断が変わらない質問は、フォームに入れませんでした。

紙の同意書がすでにあるなら、一から作り直す必要はありません。PDF をアップロードすると、Bookatu がそれを読み取って電子版の下書きを作ります。連絡先の質問は自動で埋まる項目になり、お客様がサインする行は、チェックが必要な同意文になります。下書きを確認し、必要なところを直して、オンにするだけです。

必要なメニューに紐づける

フォームを保存するときに、それが必要なメニューにチェックを入れます。プリヤさんは初回のフェイシャルとピーリングにチェックを入れ、ほかはそのままにしました。メンテナンスのフェイシャルを予約する常連さんには表示されません。

以降、お客様がそのメニューを予約すると、予約の確認画面にカードが1つ追加されます。ご来店前に簡単な手順が一つあります、という案内と、フォームに進むボタンです。お客様はすでにスマートフォンを手にしているので、記入は受付ではなくご自宅で終わります。

予約ごとに専用のリンクが用意されます。長くランダムなアドレスで、誰かが当てられるものではなく、そのお客様とその予約に紐づいたままです。閉じてから後で戻ってきても、同じリンクがそのまま使えます。送信が終わると、ページには内容を受け取った旨だけが表示され、二度目の記入はできません。

スマートフォンの上で完了する署名

署名の欄は、お客様が指で描くための枠です。レジの画面にサインするのと同じ感覚です。すべての同意文にチェックが入り、必須の項目がすべて埋まらないと送信できないので、同意の行だけ飛ばされた状態で返ってくることはありません。描かれた署名は、お客様の氏名と署名した正確な時刻とともに、その予約に紐づけて保存されます。同意の記録が必要な施術でも、記録はきちんと残ります。引き出しの中ではありません。

新しいお客様のご来店の最初の10分は、以前は事務作業でした。いまは肌についての会話です。

お電話でご予約されたお客様には

すべての予約が予約ページから来るわけではありません。プリヤさんはお電話で予約を受けたとき、フォームのページで Get fill link をタップして新しいリンクをコピーし、メッセージやメールで送ります。方針を変えたあと、既存のお客様に更新したフォームへ署名していただきたいときも、同じやり方が使えます。

フォームにはオンとオフの切り替えもあります。オフにすればそのフォームは求められなくなり、すでに集めた回答が消えることもありません。プリヤさんはピーリングの同意書を書き直したとき、古いフォームをオフにして、新しいものをそのメニューに紐づけました。

クリニックだけのものではありません

同じ機能は、入口で毎回聞くのが面倒になったどんな質問にも使えます。

• 初めてのカラーの前に行うパッチテストの同意。
• 初回のマッサージやパーソナルトレーニングの前の健康アンケート。
• まつげ、眉、タトゥーのアフターケアについての確認。
• 写真撮影の可否の確認。一度お聞きして、その答えを残しておけます。

いまの最初の10分は何のためにあるか

プリヤさんの新しいお客様は、受付を通り過ぎてそのまま施術室に入ります。彼女は到着前に回答を読んでいるので、ペンと紙ではなく肌についての質問から始められます。売っている1時間が、そのまま提供する1時間になります。クリップボードはこの変化を生き延びませんでしたが、誰も寂しがっていません。