Wywiad zdrowotny i zgoda podpisane, zanim klient wejdzie do gabinetu

Priya prowadzi mały gabinet kosmetyczny z dwoma pokojami zabiegowymi. Przez lata każdy pierwszy zabieg na twarz zaczynał się tak samo. Klientka przychodziła i dostawała w recepcji podkładkę z kartką. Historia skóry z przodu, pytania o leki z tyłu, a na dole miejsce na podpis pod zgodą. Dziesięć minut później formularz lądował w szufladzie i zabieg wreszcie się zaczynał. Priya sprzedawała sześćdziesiąt minut zabiegu, a dawała pięćdziesiąt. Pierwszą rzeczą, jakiej doświadczała zestresowana nowa klientka, była papierologia.

Rozwiązaniem nie była ładniejsza podkładka. Wystarczyło przenieść pytania na dzień wcześniej, żeby czas w fotelu był czasem na zabieg.

Zbuduj formularz raz, z polami, których naprawdę potrzebujesz

W Bookatu budujesz formularz samodzielnie, w sekcji Clients, a potem Forms. Nadaj mu nazwę, dodaj krótki opis, żeby klienci wiedzieli, po co pytasz, i dodawaj pola jedno po drugim. Typów pól jest dziesięć, a każde pole można oznaczyć jako wymagane, więc formularza nie da się wysłać bez tej odpowiedzi.

• Krótki tekst, do szybkich odpowiedzi, na przykład nazwiska lekarza.
• Długi tekst, na wszystko, co potrzebuje miejsca, na przykład kosmetyki, których klient teraz używa.
• Wybór jednokrotny albo wielokrotny, do listy pytań o historię skóry albo wyboru jednej opcji z zestawu.
• Lista rozwijana, gdy chcesz jedną odpowiedź ze stałej listy, na przykład typ skóry.
• Oświadczenie zgody, czyli zdanie, które klient musi świadomie zaznaczyć, żeby się zgodzić.
• Data, na datę urodzenia albo ostatniego zabiegu.
• Podpis, czyli pole, w którym klient rysuje swój podpis elektronicznie.

Priya zrobiła swój krótki. Alergie, leki, wcześniejsze reakcje, kilka oświadczeń zgody i podpis na końcu. Jeśli pytanie nie zmieniało tego, co zrobi w gabinecie, nie trafiało do formularza.

Jeśli masz już zgodę na papierze, nie musisz budować jej od zera. Wgraj PDF, a Bookatu go przeczyta i przygotuje wersję cyfrową. Pytania o dane kontaktowe stają się polami, które uzupełniają się same, a zdania, pod którymi klient się podpisuje, stają się oświadczeniami zgody do zaznaczenia. Sprawdzasz szkic, poprawiasz, co trzeba, i włączasz go.

Przypisz go do usług, które go wymagają

Zapisując formularz, zaznaczasz usługi, które go wymagają. Priya zaznaczyła pierwszy zabieg na twarz i peeling, a resztę zostawiła bez zmian. Stała klientka rezerwująca zabieg podtrzymujący nigdy go nie zobaczy.

Od tej pory, gdy klient zarezerwuje jedną z tych usług, na ekranie potwierdzenia rezerwacji pojawia się dodatkowa karta. Mówi, że przed wizytą został jeszcze jeden szybki krok, i ma przycisk do wypełnienia formularza. Klient i tak trzyma telefon w ręku, więc formularz robi się w domu, a nie w Twojej recepcji.

Każda rezerwacja dostaje własny prywatny link. To długi, losowy adres, którego nikt nie zgadnie, i jest na stałe powiązany z tym klientem i tą rezerwacją. Jeśli klient zamknie stronę i wróci później, ten sam link nadal działa. Po wysłaniu formularza strona po prostu informuje, że dane dotarły, i formularza nie da się wypełnić drugi raz.

Podpis, który powstaje na telefonie

Pole podpisu to ramka, w której klient rysuje palcem, tak samo jak podpisuje ekran przy kasie. Każde oświadczenie zgody musi być zaznaczone, a każde wymagane pole wypełnione, zanim formularz da się wysłać, więc nie wróci do Ciebie z pominiętą zgodą. Narysowany podpis zapisuje się razem z imieniem i nazwiskiem klienta oraz dokładną godziną podpisania, przy danej rezerwacji. Przy zabiegu, który wymaga udokumentowanej zgody, po prostu ją masz, i nie leży w szufladzie.

Pierwsze dziesięć minut wizyty nowego klienta to była papierologia. Teraz to rozmowa o jego skórze.

A co z klientem, który zarezerwował przez telefon

Nie każda rezerwacja przychodzi przez stronę rezerwacji. Kiedy Priya zapisuje kogoś przez telefon, klika Get fill link na stronie formularzy i kopiuje świeży link, żeby wysłać go SMS-em albo mailem. Ten sam sposób sprawdza się, gdy chcesz, żeby stały klient podpisał zaktualizowany formularz po zmianie regulaminu.

Formularze mają też przełącznik włącz i wyłącz. Wyłącz formularz, a przestanie być wymagany, bez kasowania już zebranych odpowiedzi. Kiedy Priya napisała zgodę na peeling od nowa, wyłączyła stary formularz i przypisała do usługi nowy.

Nie tylko dla gabinetów

Ta sama funkcja obejmuje każde pytanie, które masz dość zadawać w drzwiach.

• Zgoda na próbę uczuleniową przed pierwszym farbowaniem.
• Ankieta zdrowotna przed pierwszym masażem albo treningiem personalnym.
• Potwierdzenie zaleceń pozabiegowych przy rzęsach, brwiach albo tatuażu.
• Prosta zgoda na zdjęcia, żeby zapytać raz i zachować odpowiedź.

Na co idzie teraz pierwsze dziesięć minut

Nowi klienci Priyi mijają recepcję i wchodzą prosto do gabinetu. Ich odpowiedzi przeczytała, zanim przyszli, więc zaczyna od pytania o skórę, a nie od długopisu i formularza. Godzina, którą sprzedaje, to godzina, którą naprawdę daje. Podkładka z kartką nie przetrwała tej zmiany i nikomu jej nie brakuje.