Faites remplir et signer l'historique de santé et le consentement avant l'arrivée du client

Priya dirige un petit institut de soins de la peau avec deux cabines. Pendant des années, chaque premier soin du visage a commencé de la même façon. La cliente arrivait et recevait une planchette à pince à l'accueil. L'historique cutané au recto, les questions sur les traitements médicaux au verso, et une ligne de consentement à signer en bas. Dix minutes plus tard, le formulaire partait dans un tiroir et le soin commençait enfin. Elle vendait un soin de soixante minutes et en délivrait cinquante. La première chose que vivait une nouvelle cliente un peu tendue, c'était de la paperasse.

La solution n'était pas une plus jolie planchette. C'était de déplacer les questions à la veille, pour que le temps en cabine serve au soin.

Construisez le formulaire une fois, avec les champs dont vous avez vraiment besoin

Dans Bookatu, vous construisez le formulaire vous-même, sous Clients, puis Forms. Donnez-lui un nom, ajoutez une courte description pour que vos clients comprennent pourquoi vous posez ces questions, puis ajoutez les champs un par un. Il existe dix types de champs, et n'importe lequel peut être marqué comme obligatoire, le formulaire ne peut donc pas être envoyé si cette réponse manque.

• Texte court, pour les réponses rapides comme le nom de leur médecin.
• Texte long, pour tout ce qui a besoin de place, comme les produits de soin qu'ils utilisent en ce moment.
• Choix unique ou choix multiple, pour une liste de contrôle d'historique cutané ou pour retenir une option parmi plusieurs.
• Liste déroulante, quand vous voulez une seule réponse issue d'une liste fixe, comme un type de peau.
• Déclaration de consentement, une ligne que le client doit cocher activement pour l'accepter.
• Date, pour une date de naissance ou celle du dernier soin.
• Signature, où le client trace sa signature pour signer électroniquement.

Priya a fait court. Allergies, traitements en cours, réactions passées, deux ou trois déclarations de consentement, et la signature à la fin. Si une question ne changeait rien à ce qu'elle ferait en cabine, elle ne figurait pas au formulaire.

Si vous avez déjà un formulaire de consentement sur papier, vous n'avez pas à tout reconstruire depuis zéro. Importez le PDF, Bookatu le lit et rédige la version numérique à votre place. Les questions de contact deviennent des champs qui se remplissent tout seuls, et les lignes que le client paraphe deviennent des déclarations de consentement qu'il doit cocher. Vous vérifiez le brouillon, vous ajustez ce qui doit l'être, puis vous l'activez.

Rattachez-le aux prestations qui en ont besoin

Au moment d'enregistrer un formulaire, vous cochez les prestations qui l'exigent. Priya a coché son premier soin du visage et son peeling, et n'a touché à rien d'autre. Une habituée qui réserve un soin d'entretien ne le voit jamais.

À partir de là, quand un client réserve l'une de ces prestations, l'écran de confirmation affiche une carte de plus. Elle annonce une petite étape avant la venue, avec un bouton pour remplir le formulaire. Le client a déjà son téléphone en main, le formulaire se fait donc chez lui plutôt que dans votre salle d'attente.

Chaque réservation reçoit son propre lien privé. C'est une longue adresse aléatoire, que personne ne pourrait deviner, et elle reste liée à ce client et à cette réservation. S'il la ferme et y revient plus tard, le même lien fonctionne toujours. Une fois le formulaire envoyé, la page indique simplement que les informations sont bien arrivées, et le formulaire ne peut pas être rempli deux fois.

Une signature qui se fait sur leur téléphone

Le champ signature est un cadre dans lequel le client trace avec son doigt, exactement comme il signerait un écran à une caisse. Chaque déclaration de consentement doit être cochée et chaque champ obligatoire rempli avant que le formulaire puisse être envoyé, il ne peut donc pas revenir avec la ligne de consentement sautée. La signature tracée est ensuite conservée avec le nom du client en toutes lettres et l'heure exacte de la signature, rattachée à la réservation. Pour un soin qui exige une trace de consentement, vous en avez une, et elle n'est pas au fond d'un tiroir.

Les dix premières minutes de la visite d'une nouvelle cliente, c'était de l'administratif. Maintenant, c'est une conversation sur sa peau.

Pour le client qui a réservé par téléphone

Toutes les réservations ne passent pas par la page de réservation. Quand Priya prend un rendez-vous par téléphone, elle touche Get fill link sur la page des formulaires et copie un lien tout neuf à envoyer par SMS ou par e-mail. La même astuce sert quand vous voulez qu'un client existant signe un formulaire mis à jour après un changement de règles.

Les formulaires ont aussi un interrupteur. Désactivez-en un et il cesse d'être demandé, sans effacer les réponses déjà recueillies. Quand Priya a réécrit son consentement pour le peeling, elle a désactivé l'ancien formulaire et rattaché le nouveau à la prestation.

Pas seulement pour les instituts

La même fonction couvre toutes les questions que vous en avez assez de poser sur le pas de la porte.

• Un consentement pour un test cutané avant une première coloration.
• Un questionnaire de santé avant un premier massage ou une première séance de coaching sportif.
• Une prise de connaissance des conseils post-soin pour les cils, les sourcils ou un tatouage.
• Une simple autorisation de photo, pour ne demander qu'une fois et garder la réponse.

À quoi servent les dix premières minutes désormais

Les nouvelles clientes de Priya passent devant l'accueil et vont directement en cabine. Elle a lu leurs réponses avant leur arrivée, elle commence donc par une question sur leur peau plutôt que par un stylo et un formulaire. L'heure qu'elle vend est l'heure qu'elle délivre. La planchette à pince n'a pas survécu au changement, et personne ne la regrette.