Få hälsohistoriken och samtycket underskrivet innan kunden kommer

Priya driver en liten hudklinik med två behandlingsrum. I flera år började varje första ansiktsbehandling likadant. Kunden kom och fick ett skrivunderlägg i receptionen. Hudhistorik på framsidan och frågor om mediciner på baksidan, med en samtyckesrad att skriva under längst ner. Tio minuter senare åkte pappret ner i en låda och behandlingen kunde äntligen börja. Hon sålde en ansiktsbehandling på sextio minuter och levererade femtio. Det första en nervös ny kund fick uppleva var pappersarbete.

Lösningen var inte ett finare skrivunderlägg. Det var att flytta frågorna till dagen före, så att tiden i stolen går till behandlingen.

Bygg formuläret en gång, med de fält du faktiskt behöver

I Bookatu bygger du formuläret själv, under Clients och sedan Forms. Ge det ett namn, lägg till en kort beskrivning så att kunderna vet varför du frågar, och lägg sedan till fält ett i taget. Det finns tio fälttyper, och vilket fält som helst kan markeras som obligatoriskt, så att formuläret inte går att skicka in utan det svaret.

• Kort text, för snabba svar som namnet på deras läkare.
• Lång text, för sådant som behöver plats, som vilka hudvårdsprodukter de använder just nu.
• Ett val eller flera val, för en checklista över hudhistorik eller för att välja ett alternativ ur en uppsättning.
• Rullgardinsmeny, när du vill ha ett svar ur en fast lista, som hudtyp.
• Samtyckestext, en rad kunden aktivt måste kryssa i för att godkänna.
• Datum, för ett födelsedatum eller den senaste behandlingen.
• Namnteckning, där kunden ritar sin signatur för att skriva under elektroniskt.

Priya höll sitt kort. Allergier, mediciner, tidigare reaktioner, ett par samtyckestexter och namnteckningen på slutet. Ändrade en fråga inte vad hon skulle göra i rummet, kom den inte med i formuläret.

Har du redan ett samtyckesformulär på papper behöver du inte bygga om det från grunden. Ladda upp PDF:en så läser Bookatu den och gör ett utkast till den digitala versionen åt dig. Kontaktfrågor blir fält som fyller i sig själva, och raderna kunden skriver under blir samtyckestexter som måste kryssas i. Du granskar utkastet, justerar det du vill, och slår sedan på det.

Koppla det till de tjänster som behöver det

När du sparar ett formulär kryssar du i de tjänster som kräver det. Priya kryssade i sin första ansiktsbehandling och sin peeling, och lät allt annat vara. En stammis som bokar en underhållsbehandling ser det aldrig.

Från och med då visar bekräftelsesidan ett extra kort när en kund bokar en av de tjänsterna. Det säger att det finns ett snabbt steg kvar före besöket, med en knapp för att fylla i formuläret. Kunden håller redan i mobilen, så formuläret blir gjort hemma i stället för i din reception.

Varje bokning får sin egen privata länk. Det är en lång slumpad adress, inget någon skulle kunna gissa, och den hör ihop med just den kunden och den bokningen. Stänger de den och kommer tillbaka senare fungerar samma länk. När de väl skickat in säger sidan helt enkelt att uppgifterna är inne, och formuläret går inte att fylla i två gånger.

En namnteckning som sker i mobilen

Signaturfältet är en ruta kunden ritar i med fingret, på samma sätt som man skriver under på en skärm i en kassa. Varje samtyckestext måste kryssas i och varje obligatoriskt fält fyllas i innan formuläret går att skicka, så det kan inte komma tillbaka med samtyckesraden överhoppad. Den ritade namnteckningen sparas sedan med kundens namn i klartext och den exakta tidpunkten för signeringen, kopplad till bokningen. För en behandling som kräver ett dokumenterat samtycke har du ett, och det ligger inte i en låda.

De första tio minuterna av en ny kunds besök var förr administration. Nu är de ett samtal om huden.

För kunden som bokade över telefon

Alla bokningar kommer inte via bokningssidan. När Priya bokar någon över telefon trycker hon på Get fill link på formulärsidan och kopierar en färsk länk att sms:a eller mejla. Samma knep fungerar när du vill att en befintlig kund ska skriva under ett uppdaterat formulär efter en regeländring.

Formulär har en av- och påknapp också. Stäng av ett så slutar det efterfrågas, utan att svaren du redan samlat in raderas. När Priya skrev om sitt samtycke för peelingar stängde hon av det gamla formuläret och kopplade det nya till tjänsten.

Inte bara för kliniker

Samma funktion täcker varje fråga du är trött på att ställa i dörren.

• Ett samtycke till allergitest före en första färgning.
• En hälsoenkät före en första massage eller ett första pass med personlig tränare.
• Bekräftelse av eftervårdsråd för fransar, bryn eller tatueringar.
• Ett enkelt medgivande till foto, så att du kan fråga en gång och behålla svaret.

Vad de första tio minuterna går till nu

Priyas nya kunder går förbi receptionen och rakt in i rummet. Hon har läst deras svar innan de kommer, så hon öppnar med en fråga om huden i stället för en penna och ett papper. Timmen hon säljer är timmen hon levererar. Skrivunderlägget överlevde inte förändringen, och ingen saknar det.