Gesundheitsangaben und Einwilligung unterschrieben, bevor der Kunde da ist

Priya führt eine kleine Hautpraxis mit zwei Behandlungsräumen. Jahrelang begann jede erste Gesichtsbehandlung gleich. Die Kundin kam an und bekam am Empfang ein Klemmbrett. Hautgeschichte auf der Vorderseite, Fragen zu Medikamenten auf der Rückseite, unten eine Zeile für die Einwilligung. Zehn Minuten später wanderte das Blatt in eine Schublade, und die Behandlung begann endlich. Sie verkaufte eine Gesichtsbehandlung über sechzig Minuten und lieferte fünfzig. Das Erste, was eine nervöse neue Kundin erlebte, war Papierkram.

Die Lösung war kein hübscheres Klemmbrett. Sie war, die Fragen auf den Vortag zu verlegen, damit die Zeit auf dem Stuhl der Behandlung gehört.

Bau das Formular einmal, mit den Feldern, die du wirklich brauchst

In Bookatu baust du das Formular selbst, unter Clients und dann Forms. Gib ihm einen Namen, schreib eine kurze Beschreibung, damit Kunden wissen, warum du fragst, und füg dann Feld für Feld hinzu. Es gibt zehn Feldtypen, und jedes Feld lässt sich als Pflicht markieren, damit das Formular ohne diese Antwort nicht abgeschickt werden kann.

• Kurzer Text, für schnelle Antworten wie den Namen ihrer Ärztin.
• Langer Text, für alles, was Platz braucht, etwa die Pflegeprodukte, die sie gerade benutzt.
• Einfach- oder Mehrfachauswahl, für eine Checkliste zur Hautgeschichte oder eine Option aus einem Satz.
• Auswahlliste, wenn du eine Antwort aus einer festen Liste willst, etwa den Hauttyp.
• Einwilligungserklärung, eine Zeile, die der Kunde aktiv ankreuzen muss.
• Datum, für ein Geburtsdatum oder die letzte Behandlung.
• Unterschrift, wo der Kunde seine Unterschrift zeichnet und damit elektronisch unterschreibt.

Priya hat ihres kurz gehalten. Allergien, Medikamente, frühere Reaktionen, ein paar Einwilligungserklärungen und die Unterschrift am Ende. Wenn eine Frage nichts daran änderte, was sie im Raum tun würde, kam sie nicht ins Formular.

Wenn du deine Einwilligung schon auf Papier hast, musst du sie nicht von Grund auf neu bauen. Lad das PDF hoch, und Bookatu liest es und entwirft die digitale Fassung für dich. Aus Kontaktfragen werden Felder, die sich selbst ausfüllen, und aus den Zeilen, gegen die ein Kunde unterschreibt, werden Einwilligungserklärungen zum Ankreuzen. Du prüfst den Entwurf, änderst, was zu ändern ist, und schaltest ihn dann ein.

Häng es an die Leistungen, die es brauchen

Wenn du ein Formular speicherst, kreuzt du die Leistungen an, die es verlangen. Priya hat ihre erste Gesichtsbehandlung und ihr Peeling angekreuzt und alles andere in Ruhe gelassen. Eine Stammkundin, die eine Pflegebehandlung bucht, sieht es nie.

Von da an zeigt der Bestätigungsbildschirm nach der Buchung einer dieser Leistungen eine zusätzliche Karte. Sie sagt, dass es vor dem Besuch noch einen kurzen Schritt gibt, mit einem Button zum Ausfüllen. Der Kunde hat das Handy ohnehin in der Hand, das Formular wird also zu Hause erledigt und nicht in deinem Empfang.

Jede Buchung bekommt ihren eigenen privaten Link. Er ist eine lange zufällige Adresse, nichts, was jemand raten könnte, und er bleibt an diesen Kunden und diese Buchung gebunden. Schließt er ihn und kommt später zurück, funktioniert derselbe Link noch. Ist abgeschickt, sagt die Seite schlicht, dass die Angaben da sind, und das Formular lässt sich kein zweites Mal ausfüllen.

Eine Unterschrift, die auf dem Handy passiert

Das Unterschriftsfeld ist ein Kasten, in den der Kunde mit dem Finger zeichnet, genauso, wie er auf einem Kartenlesegerät unterschreiben würde. Jede Einwilligungserklärung muss angekreuzt und jedes Pflichtfeld ausgefüllt sein, bevor sich das Formular abschicken lässt, es kann also nicht mit übersprungener Einwilligungszeile zurückkommen. Die gezeichnete Unterschrift wird dann mit dem ausgeschriebenen Namen des Kunden und dem genauen Zeitpunkt der Unterschrift aufbewahrt, gebunden an die Buchung. Für eine Behandlung, die einen Einwilligungsnachweis braucht, hast du einen, und er liegt nicht in einer Schublade.

Die ersten zehn Minuten eines neuen Kundenbesuchs waren früher Verwaltung. Jetzt sind sie ein Gespräch über die Haut.

Für den Kunden, der am Telefon gebucht hat

Nicht jede Buchung kommt über die Buchungsseite. Wenn Priya jemanden am Telefon einbucht, tippt sie auf der Formularseite auf Get fill link und kopiert einen frischen Link zum Verschicken per Nachricht oder E-Mail. Derselbe Trick funktioniert, wenn ein bestehender Kunde nach einer geänderten Regel ein aktualisiertes Formular unterschreiben soll.

Formulare haben auch einen Schalter zum Ein- und Ausschalten. Schalt eines aus, und es wird nicht mehr verlangt, ohne dass die schon gesammelten Antworten gelöscht werden. Als Priya ihre Peeling-Einwilligung neu geschrieben hat, hat sie die alte ausgeschaltet und die neue an die Leistung gehängt.

Nicht nur für Praxen

Dieselbe Funktion deckt jede Frage ab, die du satthast, an der Tür zu stellen.

• Eine Einwilligung zum Vortest vor dem ersten Farbtermin.
• Ein Gesundheitsfragebogen vor der ersten Massage oder der ersten Trainingseinheit.
• Die Bestätigung der Nachsorge bei Wimpern-, Brauen- oder Tattooarbeiten.
• Eine einfache Fotoerlaubnis, damit du einmal fragst und die Antwort behältst.

Wofür die ersten zehn Minuten jetzt da sind

Priyas neue Kundinnen gehen am Empfang vorbei und direkt in den Raum. Sie hat ihre Antworten gelesen, bevor sie ankommen, und beginnt deshalb mit einer Frage zu ihrer Haut statt mit einem Stift und einem Formular. Die Stunde, die sie verkauft, ist die Stunde, die sie liefert. Das Klemmbrett hat die Umstellung nicht überlebt, und niemand vermisst es.