Få helbredsoplysninger og samtykke underskrevet, før kunden ankommer

Priya driver en lille hudklinik med to behandlingsrum. I årevis startede hver første ansigtsbehandling på samme måde. Kunden kom ind og fik en clipboard i receptionen. Hudhistorik på forsiden og spørgsmål om medicin på bagsiden, med en samtykkelinje at skrive under på nederst. Ti minutter senere røg formularen ned i en skuffe, og behandlingen kunne endelig gå i gang. Hun solgte en ansigtsbehandling på tres minutter og leverede halvtreds. Det første, en nervøs ny kunde oplevede, var papirarbejde.

Løsningen var ikke en finere clipboard. Det var at flytte spørgsmålene til dagen før, så tiden i stolen går til behandlingen.

Byg formularen én gang, med de felter du reelt har brug for

I Bookatu bygger du selv formularen under Clients og derefter Forms. Giv den et navn, tilføj en kort beskrivelse, så kunderne ved, hvorfor du spørger, og tilføj så felterne ét efter ét. Der er ti felttyper, og ethvert felt kan markeres som påkrævet, så formularen ikke kan sendes ind uden det svar.

• Kort tekst, til hurtige svar som navnet på deres læge.
• Lang tekst, til alt der kræver plads, for eksempel de hudplejeprodukter de bruger lige nu.
• Enkeltvalg eller flervalg, til en tjekliste over hudhistorik eller til at vælge én mulighed ud af et sæt.
• Dropdown, når du vil have ét svar fra en fast liste, for eksempel en hudtype.
• Samtykkeerklæring, en linje kunden aktivt skal sætte flueben ved for at acceptere.
• Dato, til en fødselsdato eller deres seneste behandling.
• Underskrift, hvor kunden tegner sin underskrift for at underskrive elektronisk.

Priya holdt sin kort. Allergier, medicin, tidligere reaktioner, et par samtykkeerklæringer og underskriften til sidst. Hvis et spørgsmål ikke ændrede noget ved det, hun ville gøre inde i rummet, kom det ikke med.

Hvis du allerede har en samtykkeerklæring på papir, behøver du ikke bygge den op fra bunden. Upload din PDF, og Bookatu læser den og laver et udkast til den digitale udgave. Kontaktspørgsmål bliver til felter, der udfylder sig selv, og de linjer, en kunde skriver under på, bliver til samtykkeerklæringer, de skal sætte flueben ved. Du gennemgår udkastet, retter det, du vil, og slår det til.

Sæt den på de ydelser, der har brug for den

Når du gemmer en formular, sætter du flueben ved de ydelser, der kræver den. Priya satte flueben ved sin første ansigtsbehandling og sin peeling og lod alt andet være. En stamkunde, der booker en vedligeholdende ansigtsbehandling, ser den aldrig.

Fra da af viser bekræftelsesskærmen ét ekstra kort, når en kunde booker en af de ydelser. Der står, at der er ét hurtigt skridt før besøget, med en knap til at udfylde formularen. Kunden står i forvejen med telefonen i hånden, så formularen bliver klaret derhjemme i stedet for i din reception.

Hver booking får sit eget private link. Det er en lang tilfældig adresse, ikke noget nogen kunne gætte, og den er bundet til den kunde og den booking. Hvis de lukker den og vender tilbage senere, virker det samme link stadig. Når de har sendt den ind, står der bare, at oplysningerne er modtaget, og formularen kan ikke udfyldes to gange.

En underskrift, der sker på deres telefon

Underskriftsfeltet er et felt, kunden tegner i med en finger, ligesom hun ville skrive under på en skærm ved kassen. Hver samtykkeerklæring skal have flueben, og hvert påkrævet felt skal være udfyldt, før formularen kan sendes ind, så den kan ikke komme retur med samtykkelinjen sprunget over. Den tegnede underskrift bliver derefter gemt sammen med kundens navn på skrift og det præcise tidspunkt for underskriften, bundet til bookingen. Til en behandling, der kræver dokumenteret samtykke, har du det, og det ligger ikke i en skuffe.

De første ti minutter af en ny kundes besøg var før i tiden administration. Nu er de en samtale om hendes hud.

Til kunden, der bookede over telefonen

Ikke alle bookinger kommer gennem bookingsiden. Når Priya booker nogen over telefonen, trykker hun Get fill link på formularsiden og kopierer et nyt link, hun kan sende på sms eller mail. Det samme trick virker, når du vil have en eksisterende kunde til at skrive under på en opdateret formular efter en ændring i dine vilkår.

Formularer har også en tænd- og slukknap. Deaktiver en, og der bliver ikke bedt om den længere, uden at de svar, du allerede har indsamlet, bliver slettet. Da Priya omskrev sit samtykke til peelinger, slog hun den gamle formular fra og satte den nye på ydelsen.

Ikke kun til klinikker

Den samme funktion dækker ethvert spørgsmål, du er træt af at stille i døren.

• Et samtykke til allergitest før en første farvebehandling.
• Et helbredsskema før en første massage eller en første træningssession.
• Bekræftelse af efterbehandling til vipper, bryn eller tatovering.
• En simpel tilladelse til at tage billeder, så du kan spørge én gang og gemme svaret.

Hvad de første ti minutter går til nu

Priyas nye kunder går forbi receptionen og direkte ind i rummet. Hun har læst deres svar, før de kommer, så hun åbner med et spørgsmål om deres hud i stedet for en kuglepen og en formular. Den time, hun sælger, er den time, hun leverer. Clipboarden overlevede ikke omstillingen, og ingen savner den.