Formulários de consentimento digitais a partir do PDF que já usa

Entre nas traseiras de um espaço de estética ou de uma clínica de pele e há sempre uma pasta de formulários. Um consentimento para a depilação. Um consentimento para o peeling, com a parte de saúde mais comprida. Um para o lifting de pestanas, outro para o microagulhamento, mais a ficha de admissão que todos os clientes novos preenchem. Cada um começou como um documento em Word e é reimpresso sempre que o tabuleiro fica vazio. As cópias assinadas vivem numa gaveta.

A maioria desses formulários é boa. Foram afinados ao longo de anos de marcações a sério, e as perguntas mereceram o lugar que têm. O que os manteve no papel foi o custo de os mudar: reconstruir cada campo à mão num criador de formulários qualquer, uma noite por formulário. Multiplique isso pela pasta toda e o papel ganha.

O Bookatu reduz o trabalho a um carregamento por formulário.

O que lhe dá um carregamento

Abra a página Forms e carregue o ficheiro que já entrega na receção. Tem de ser um PDF com texto a sério, do tipo que se obtém ao exportar do Word ou do Google Docs, e não uma fotografia de uma folha impressa. O Bookatu lê o texto e monta um rascunho do formulário digital, parte a parte.

• As perguntas passam a campos onde o cliente escreve a resposta.
• As caixas de seleção continuam caixas de seleção, e uma pergunta de sim ou não passa a uma escolha simples entre as duas.
• Uma data de nascimento passa a um calendário, para que ninguém tenha de adivinhar que formato de data queria.
• As declarações de consentimento, as linhas contra as quais o cliente assina, passam a caixas que têm de ser assinaladas antes de o formulário seguir.
• Um campo de assinatura fica perto do fim, onde as pessoas esperam assinar.

Uma passagem de limpeza para as etiquetas

Ler um PDF nunca é perfeito. Às vezes uma etiqueta sai com a quebra de linha no sítio errado, ou um título chega em maiúsculas que eram só uma escolha de tipo de letra. Existe uma passagem opcional de limpeza que arruma essas etiquetas por si, para que o rascunho se leia como se lia o formulário em papel. Continua a ser você a conferir tudo. A passagem só torna a conferência mais rápida.

Você revê e depois associa aos serviços certos

Nada fica no ar antes de o ter lido. Abra o rascunho, mude o nome ao que a leitura apanhou mal, marque como obrigatórios os campos que são mesmo obrigatórios, e apague aquela pergunta que deixou de fazer há anos. O formulário é seu, só que chega como rascunho em vez de página em branco.

Depois assinale os serviços que precisam dele. O consentimento do peeling vai para o peeling, o formulário das pestanas vai para os serviços de pestanas, e a quem marca uma simples manicure não é pedido nenhum dos dois. Cada tratamento leva a sua própria papelada, e só a sua.

Preenchido e assinado no telemóvel

Quando um cliente marca um serviço com formulário associado, é-lhe pedido que o preencha antes da visita. Os dados dele preenchem-se sozinhos a partir da ficha de cliente onde isso faça sentido, por isso não está a reescrever um nome e um número de telemóvel que você já tem. Percorre as perguntas, assinala as linhas de consentimento e depois desenha a assinatura numa caixa com o dedo, tal como assinaria num terminal de pagamento. Acontece em casa na véspera, não numa prancheta na sua receção.

Um formulário que demorou uma tarde a escrever não devia demorar outra tarde a mudar de sítio.

As respostas assinadas ficam com o cliente

Todos os formulários enviados ficam guardados com o cliente no seu admin. Antes de repetir um peeling, pode abrir a ficha dele e ver o que lhe disse da última vez, com a assinatura desenhada e a hora a que entrou. Se alguém alguma vez perguntar se um cliente concordou com uma coisa, a resposta está a dois toques em vez de estar algures num arquivo.

Mexer nele mais tarde não é um projeto

Os formulários mudam. Um produto novo significa uma pergunta nova sobre alergias, ou a seguradora pede-lhe para acrescentar uma linha. Pode editar qualquer formulário quando quiser: ao lado do editor há uma paleta de tipos de campo, e pode inserir um campo novo em qualquer ponto do formulário, não só no fim. A pergunta nova sobre alergias fica exatamente onde deve estar, ao lado das outras.

Se a pasta da sua receção tem cinco formulários, isto é uma tarde de carregamentos e não uma semana de reconstrução. Carregue um, leia o rascunho enquanto a chaleira ferve, associe-o e passe ao seguinte. A pilha de papel levou anos a crescer. Não demora muito a reformar-se.