Digitální souhlasové formuláře z PDF, které už máte

Zajděte do zázemí kosmetického studia nebo kliniky a někde tam je pořadač s formuláři. Souhlas k depilaci voskem. Souhlas k peelingu s delší zdravotní částí. Jeden na lash lifting, další na mikrojehličkování a k tomu vstupní list, který vyplňuje každý nový klient. Každý z nich vznikl ve Wordu a tiskne se pokaždé, když dojde zásoba v přihrádce. Podepsané kopie leží v šuplíku.

Většina těch formulářů je dobrá. Roky skutečných návštěv je vyladily a otázky si své místo zaslouží. Na papíře je držela cena přesunu: postavit každé pole znovu ručně v nějakém editoru formulářů, jeden večer na formulář. Vynásobte to celým pořadačem a papír vyhrává.

Bookatu tu práci zkrátí na jedno nahrání na formulář.

Co vám jedno nahrání přinese

Otevřete stránku Forms a nahrajte soubor, který už na recepci rozdáváte. Musí to být PDF s opravdovým textem, takové, jaké vznikne exportem z Wordu nebo Google Docs, ne fotka vytištěné stránky. Bookatu text přečte a část po části postaví koncept digitálního formuláře.

• Z otázek se stanou pole, do kterých klient píše odpověď.
• Zaškrtávací políčka zůstanou zaškrtávacími políčky a z otázky ano nebo ne bude jednoduchá volba mezi dvěma možnostmi.
• Z data narození se stane výběr z kalendáře, takže nikdo nemusí hádat, jaký formát data jste chtěli.
• Prohlášení o souhlasu, tedy řádky, ke kterým se klient podepisuje, se změní v políčka, která musí být zaškrtnutá, aby formulář prošel.
• Podpisové pole přistane ke konci, kde lidé podpis čekají.

Dočištění popisků

Čtení PDF nikdy není dokonalé. Popisek občas vyjde se zalomením řádku na špatném místě nebo nadpis dorazí velkými písmeny, která byla jen volbou fontu. K dispozici je nepovinné dočištění, které popisky uklidí za vás, aby koncept četl tak jako papírový originál. Zkontrolovat si stejně všechno musíte sami. Dočištění jen znamená, že kontrola bude rychlejší.

Zkontrolujete ho a připojíte ke správným službám

Nic se nespustí, dokud si to nepřečtete. Otevřete koncept, přejmenujte, co čtečka vytáhla špatně, označte důležitá pole jako povinná a smažte otázku, kterou jste přestali klást před lety. Je to váš formulář, jen místo prázdné stránky dorazí jako koncept.

Pak zaškrtněte služby, které ho vyžadují. Souhlas k peelingu jde na peeling, formulář na řasy na služby s řasami a klientka, která si objednává jen zapilování a lak, není požádána ani o jeden. Každé ošetření nese své vlastní papírování, a jen své.

Vyplněné a podepsané na mobilu

Když si klient objedná službu s připojeným formulářem, je požádán, aby ho vyplnil před návštěvou. Údaje se mu tam, kde to dává smysl, doplní z jeho karty klienta, takže nepřepisuje jméno a telefon, které už máte. Projde otázky, zaškrtne řádky se souhlasem a pak prstem nakreslí podpis do políčka, stejně jako by se podepsal na platebním terminálu. Děje se to doma den předem, ne na podložce ve vaší recepci.

Formulář, který zabral odpoledne psaní, by neměl zabrat další odpoledne stěhování.

Podepsané odpovědi zůstávají u klienta

Každý odeslaný formulář zůstává u klienta ve vaší administraci. Před opakovaným peelingem si otevřete jeho kartu a uvidíte, co vám řekl minule, i s nakresleným podpisem a časem odeslání. Pokud se někdy někdo zeptá, jestli klient s něčím souhlasil, odpověď je dvě klepnutí daleko, ne někde v kartotéce.

Pozdější úpravy nejsou projekt

Formuláře se mění. Nový produkt znamená novou otázku na alergie, nebo vás pojišťovna požádá o doplnění řádku. Kterýkoli formulář můžete upravit, kdy se vám zachce: vedle editoru je paleta typů polí a nové pole můžete vložit na libovolné místo formuláře, ne jen na konec. Nová otázka na alergie tak jde přesně tam, kam patří, k těm ostatním.

Jestli je ve vašem pořadači na recepci pět formulářů, je to odpoledne nahrávání, ne týden přestavby. Nahrajte jeden, přečtěte si koncept, než se uvaří voda, připojte ho a jděte na další. Papírová hromada rostla roky. Poslat ji do důchodu tak dlouho netrvá.