Digitaaliset suostumuslomakkeet siitä PDF:stä, jota jo käytät

Kävele kauneushoitolan tai ihoklinikan takahuoneeseen, ja jossain on kansiollinen lomakkeita. Vahaussuostumus. Kuorintasuostumus, jossa on pidempi terveysosio. Yksi ripsienkestotaivutukselle, toinen mikroneulaukselle, ja lisäksi esitietolomake, jonka jokainen uusi asiakas täyttää. Jokainen niistä alkoi Word-tiedostona ja tulostetaan aina, kun lokero uhkaa tyhjentyä. Allekirjoitetut kappaleet asuvat laatikossa.

Useimmat noista lomakkeista ovat hyviä. Niitä on hiottu vuosien oikeissa asiakastilanteissa, ja kysymykset ansaitsevat paikkansa. Paperilla ne piti niiden siirtämisen hinta: jokaisen kentän rakentaminen käsin johonkin lomake-editoriin, ilta lomaketta kohden. Kerro se koko kansiolla, ja paperi voittaa.

Bookatu lyhentää työn yhteen lataukseen lomaketta kohden.

Mitä yksi lataus antaa

Avaa sivu Forms ja lataa se tiedosto, jota jo jaat vastaanotossa. Sen pitää olla tekstipohjainen PDF, sellainen kuin syntyy kun viet tiedoston Wordista tai Google Docsista, eikä valokuva tulostetusta sivusta. Bookatu lukee tekstin ja rakentaa digitaalisesta lomakkeesta luonnoksen osa kerrallaan.

• Kysymyksistä tulee kenttiä, joihin asiakas kirjoittaa vastauksen.
• Rastiruudut pysyvät rastiruutuina, ja kyllä tai ei -kysymyksestä tulee yksinkertainen valinta niiden kahden välillä.
• Syntymäajasta tulee kalenterivalitsin, joten kenenkään ei tarvitse arvailla, missä muodossa halusit päivämäärän.
• Suostumuslauseista, niistä riveistä joita vastaan asiakas allekirjoittaa, tulee ruutuja, jotka on rastitettava ennen kuin lomake menee läpi.
• Allekirjoituskenttä laskeutuu loppupäähän, sinne missä ihmiset odottavat allekirjoittavansa.

Siistimiskierros otsikoille

PDF:n lukeminen ei ole koskaan täydellistä. Otsikko tulee joskus ulos rivinvaihto väärässä kohdassa, tai se saapuu isoilla kirjaimilla, jotka olivat alun perin vain fonttivalinta. Tarjolla on vapaaehtoinen siistimiskierros, joka siivoaa nuo otsikot puolestasi, jotta luonnos lukee niin kuin paperilomake luki. Tarkistat silti kaiken itse. Kierros vain tekee tarkistamisesta nopeampaa.

Sinä käyt sen läpi ja liität sen oikeisiin palveluihin

Mikään ei mene julki ennen kuin olet lukenut sen. Avaa luonnos, nimeä uudelleen se minkä luku sai väärin, merkitse tärkeät kentät pakollisiksi ja poista se kysymys, jonka lakkasit kysymästä vuosia sitten. Se on sinun lomakkeesi, joka saapuu luonnoksena tyhjän sivun sijaan.

Rastita sitten ne palvelut, jotka sitä vaativat. Kuorintasuostumus menee kuorintaan, ripsilomake ripsipalveluihin, eikä yksinkertaista viilausta ja lakkausta varaavalta asiakkaalta kysytä kumpaakaan. Jokainen hoito kantaa omat paperinsa, eikä muiden.

Täytetty ja allekirjoitettu puhelimella

Kun asiakas varaa palvelun, johon on liitetty lomake, häntä pyydetään täyttämään se ennen käyntiä. Hänen tietonsa täyttyvät itsestään asiakaskortilta siellä, missä se on järkevää, joten hän ei kirjoita uudelleen nimeä ja puhelinnumeroa, jotka sinulla jo on. Hän käy kysymykset läpi, rastittaa suostumusrivit ja piirtää sitten allekirjoituksensa ruutuun sormella, samalla tavalla kuin allekirjoittaisi maksupäätteellä. Se tapahtuu kotona edellisenä päivänä, ei kirjoitusalustalla vastaanotossasi.

Lomakkeen, jonka kirjoittamiseen meni iltapäivä, ei pitäisi viedä toista iltapäivää siirtyäkseen.

Allekirjoitetut vastaukset jäävät asiakkaan tietoihin

Jokainen lähetetty lomake säilyy asiakkaan tiedoissa hallintapaneelissasi. Ennen uutta kuorintaa voit avata hänen korttinsa ja nähdä, mitä hän kertoi viime kerralla, mukana piirretty allekirjoitus ja aika, jolloin se saapui. Jos joku joskus kysyy, suostuiko asiakas johonkin, vastaus on kahden napautuksen päässä eikä jossain mappikaapissa.

Muokkaaminen myöhemmin ei ole projekti

Lomakkeet muuttuvat. Uusi tuote tarkoittaa uutta allergiakysymystä, tai vakuutusyhtiösi pyytää lisäämään rivin. Voit muokata mitä tahansa lomaketta milloin haluat: editorin vieressä on paletti kenttätyyppejä, ja voit lisätä uuden kentän mihin tahansa kohtaan lomaketta, ei vain loppuun. Uusi allergiakysymys menee juuri sinne minne se kuuluu, muiden viereen.

Jos vastaanottosi kansiossa on viisi lomaketta, tämä on iltapäivällinen latauksia eikä viikko uudelleenrakentamista. Lataa yksi, lue luonnos kahvinkeiton aikana, liitä se ja siirry seuraavaan. Paperipinon kasvamiseen meni vuosia. Sen eläköittämiseen ei mene kauaa.