Digitale samtykkeformularer ud fra den PDF, du allerede bruger

Gå ind bagved i en skønheds- eller hudklinik, og et sted står der en mappe med formularer. Et samtykke til voksbehandling. Et samtykke til peeling med det længere helbredsafsnit. Et til vippeløft, et andet til microneedling, plus det spørgeskema, hver ny kunde udfylder. Hver eneste startede som et Word-dokument og bliver printet, når bakken er ved at være tom. De underskrevne kopier ligger i en skuffe.

De fleste af de formularer er gode. De er blevet finpudset gennem år med rigtige aftaler, og spørgsmålene fortjener deres plads. Det, der holdt dem på papir, var prisen for at flytte dem: at bygge hvert eneste felt op i hånden i en formularbygger, en aften pr. formular. Gang det med hele mappen, og papiret vinder.

Bookatu skærer opgaven ned til én upload pr. formular.

Det, én upload giver dig

Åbn siden Forms og upload den fil, du allerede deler ud i receptionen. Det skal være en PDF med tekst, den slags du får, når du eksporterer fra Word eller Google Docs, og ikke et foto af en printet side. Bookatu læser teksten og bygger et udkast til den digitale formular, del for del.

• Spørgsmål bliver til felter, kunden skriver et svar i.
• Afkrydsningsfelter bliver ved med at være afkrydsningsfelter, og et ja-eller-nej-spørgsmål bliver til et enkelt valg mellem de to.
• En fødselsdato bliver til en datovælger, så ingen skal gætte, hvilket datoformat du gerne ville have.
• Samtykkeerklæringer, de linjer en kunde skriver under på, bliver til felter, der skal sættes flueben i, før formularen kan sendes.
• Et underskriftsfelt lander mod slutningen, hvor folk forventer at skrive under.

En oprydning af etiketterne

Det er aldrig perfekt at læse en PDF. En etikette kommer nogle gange ud med linjeskiftet det forkerte sted, eller en overskrift lander med store bogstaver, der kun nogensinde var et skriftvalg. Der findes en valgfri oprydning, som pudser de etiketter af for dig, så udkastet læses, som papirformularen gjorde. Du tjekker stadig det hele selv. Oprydningen betyder bare, at det går hurtigere.

Du gennemgår den og hænger den så på de rigtige ydelser

Intet går i luften, før du har læst det. Åbn udkastet, omdøb det, indlæsningen har misforstået, markér de felter, der er vigtige, som obligatoriske, og fjern det spørgsmål, du holdt op med at stille for år tilbage. Det er din formular, den kommer bare som et udkast i stedet for en blank side.

Sæt så flueben ved de ydelser, der kræver den. Peelingsamtykket ryger på peelingen, vippeformularen på vippeydelserne, og en kunde, der booker en simpel fil og lak, bliver aldrig bedt om nogen af dem. Hver behandling bærer sit eget papirarbejde, og kun sit eget.

Udfyldt og underskrevet på telefonen

Når en kunde booker en ydelse med en formular på, bliver de bedt om at udfylde den inden besøget. Deres oplysninger udfylder sig selv fra kundekortet, hvor det giver mening, så de ikke sidder og taster et navn og et telefonnummer, du allerede har. De arbejder sig ned gennem spørgsmålene, sætter flueben ved samtykkelinjerne og tegner så deres underskrift i et felt med fingeren, på samme måde som de ville skrive under på en betalingsterminal. Det sker hjemme dagen før, ikke på en clipboard i din reception.

En formular, der tog en eftermiddag at skrive, bør ikke tage endnu en eftermiddag at flytte.

De underskrevne svar bliver liggende hos kunden

Hver indsendt formular bliver gemt hos kunden i administrationen. Inden en gentagen peeling kan du åbne kundekortet og se, hvad de fortalte dig sidste gang, med den tegnede underskrift og tidspunktet, den kom ind. Spørger nogen nogensinde, om en kunde har givet samtykke til noget, er svaret to tryk væk i stedet for et sted i et arkivskab.

At rette den senere er ikke et projekt

Formularer ændrer sig. Et nyt produkt betyder et nyt spørgsmål om allergi, eller dit forsikringsselskab beder dig føje en linje til. Du kan rette enhver formular, når du vil: en palet med felttyper ligger ved siden af editoren, og du kan indsætte et nyt felt hvor som helst i formularen, ikke kun nederst. Det nye allergispørgsmål havner præcis dér, hvor det hører hjemme, ved siden af de andre.

Ligger der fem formularer i din receptionsmappe, er det en eftermiddag med uploads og ikke en uge med genopbygning. Upload én, læs udkastet mens vandet koger, hæng den på, og gå videre til den næste. Papirbunken har taget år at bygge op. Den tager ikke lang tid at pensionere.