Digitale Einwilligungsformulare aus dem PDF, das du schon benutzt

Geh in den Hinterraum eines Kosmetik- oder Hautstudios, und irgendwo steht ein Ordner mit Formularen. Eine Einwilligung fürs Waxing. Eine fürs Peeling mit dem längeren Gesundheitsteil. Eine für den Wimpernlift, eine fürs Microneedling, dazu der Aufnahmebogen, den jeder neue Kunde ausfüllt. Jedes davon war mal ein Word-Dokument und wird nachgedruckt, wenn das Fach leer wird. Die unterschriebenen Blätter leben in einer Schublade.

Die meisten dieser Formulare sind gut. Sie sind über Jahre echter Termine gewachsen, und die Fragen haben ihren Platz verdient. Auf Papier gehalten hat sie der Aufwand des Umzugs: jedes Feld in irgendeinem Formularbaukasten von Hand nachbauen, ein Abend pro Formular. Rechne das auf den ganzen Ordner hoch, und das Papier gewinnt.

Bookatu kürzt die Arbeit auf einen Upload pro Formular.

Was ein Upload dir bringt

Öffne die Seite Forms und lad die Datei hoch, die du am Empfang schon austeilst. Es muss ein PDF mit echtem Text sein, so wie es beim Export aus Word oder Google Docs entsteht, kein Foto einer gedruckten Seite. Bookatu liest den Text und baut Stück für Stück einen Entwurf des digitalen Formulars.

• Aus Fragen werden Felder, in die der Kunde seine Antwort tippt.
• Ankreuzfelder bleiben Ankreuzfelder, und aus einer Ja-oder-Nein-Frage wird eine einfache Wahl zwischen beidem.
• Aus einem Geburtsdatum wird ein Kalender, damit niemand raten muss, welches Datumsformat du wolltest.
• Einwilligungserklärungen, also die Zeilen, gegen die ein Kunde unterschreibt, werden zu Kästchen, die angekreuzt sein müssen, bevor das Formular durchgeht.
• Ein Unterschriftsfeld landet gegen Ende, da, wo Menschen eine Unterschrift erwarten.

Ein Aufräumdurchgang für die Beschriftungen

Ein PDF zu lesen ist nie perfekt. Eine Beschriftung kommt manchmal mit dem Zeilenumbruch an der falschen Stelle heraus, oder eine Überschrift landet in Großbuchstaben, die nur eine Schriftwahl waren. Es gibt einen optionalen Durchgang, der solche Beschriftungen für dich aufräumt, damit der Entwurf so liest wie das Papierformular. Prüfen musst du trotzdem alles selbst. Der Durchgang macht das Prüfen nur schneller.

Du prüfst es und hängst es dann an die richtigen Leistungen

Nichts geht live, bevor du es gelesen hast. Öffne den Entwurf, benenn um, was falsch erkannt wurde, markier die Felder als Pflicht, die wirklich Pflicht sind, und lösch die Frage, die du vor Jahren nicht mehr gestellt hast. Es ist dein Formular, es kommt nur als Entwurf statt als leere Seite.

Dann kreuz die Leistungen an, die es brauchen. Die Peeling-Einwilligung geht ans Peeling, das Wimpernformular an die Wimpernleistungen, und wer eine einfache Maniküre bucht, wird nach keinem von beiden gefragt. Jede Behandlung trägt ihren eigenen Papierkram, und nur ihren eigenen.

Ausgefüllt und unterschrieben auf dem Handy

Wenn ein Kunde eine Leistung mit angehängtem Formular bucht, wird er gebeten, es vor dem Besuch auszufüllen. Seine Angaben tragen sich aus seiner Kundenakte ein, wo das sinnvoll ist, er tippt also keinen Namen und keine Telefonnummer ab, die du längst hast. Er arbeitet die Fragen durch, kreuzt die Einwilligungszeilen an und zeichnet dann mit dem Finger seine Unterschrift in ein Feld, so wie er auch an einem Kartenlesegerät unterschreiben würde. Das passiert zu Hause am Abend davor, nicht auf einem Klemmbrett in deinem Empfang.

Ein Formular, das einen Nachmittag zum Schreiben gebraucht hat, sollte nicht noch einen Nachmittag zum Umziehen brauchen.

Die unterschriebenen Antworten bleiben beim Kunden

Jedes abgeschickte Formular liegt beim Kunden in deinem Admin. Vor einem wiederholten Peeling öffnest du seine Akte und siehst, was er dir beim letzten Mal gesagt hat, mit der gezeichneten Unterschrift und dem Zeitpunkt des Eingangs. Fragt jemals jemand, ob ein Kunde etwas zugestimmt hat, ist die Antwort zwei Tipps entfernt statt irgendwo in einem Aktenschrank.

Später etwas zu ändern ist kein Projekt

Formulare ändern sich. Ein neues Produkt heißt eine neue Frage zu Allergien, oder dein Versicherer bittet dich, eine Zeile aufzunehmen. Du kannst jedes Formular jederzeit bearbeiten: Neben dem Editor liegt eine Palette mit Feldtypen, und du kannst ein neues Feld an jeder Stelle im Formular einfügen, nicht nur unten. Die neue Allergiefrage steht genau da, wo sie hingehört, neben den anderen.

Wenn in deinem Empfangsordner fünf Formulare liegen, ist das ein Nachmittag mit Uploads und keine Woche Nachbau. Lad eines hoch, lies den Entwurf, während der Wasserkocher läuft, häng es an, und nimm das nächste. Der Papierstapel ist über Jahre gewachsen. In Rente zu schicken dauert nicht lange.