Moduli di consenso digitali dal PDF che usi già

Entra nel retro di un centro estetico o di uno studio dermoestetico e da qualche parte c'è un raccoglitore di moduli. Un consenso per la ceretta. Un consenso per il peeling con la parte sulla salute più lunga. Uno per il laminaggio ciglia, un altro per il microneedling, più la scheda di accoglienza che compila ogni nuovo cliente. Ognuno è nato come un documento Word e viene ristampato ogni volta che il vassoio si svuota. Le copie firmate vivono in un cassetto.

La maggior parte di quei moduli è fatta bene. Sono stati messi a punto in anni di appuntamenti veri, e le domande si sono guadagnate il loro posto. A tenerli sulla carta è stato il costo dello spostamento: ricostruire ogni campo a mano in un generatore di moduli, una serata per modulo. Moltiplicalo per tutto il raccoglitore e vince la carta.

Bookatu riduce il lavoro a un caricamento per modulo.

Cosa ottieni con un caricamento

Apri la pagina Forms e carica il file che già distribuisci alla reception. Deve essere un PDF con testo vero, quello che ottieni esportando da Word o da Google Docs, e non la foto di una pagina stampata. Bookatu legge il testo e costruisce pezzo per pezzo una bozza del modulo digitale.

• Le domande diventano campi in cui il cliente scrive la sua risposta.
• Le caselle da spuntare restano caselle da spuntare, e una domanda con sì o no diventa una scelta semplice tra le due.
• Una data di nascita si trasforma in un calendario, così nessuno deve indovinare quale formato di data volevi.
• Le dichiarazioni di consenso, le righe contro cui un cliente firma, diventano caselle che devono essere spuntate prima che il modulo possa passare.
• Un campo per la firma finisce verso la fine, dove le persone si aspettano di firmare.

Un passaggio di pulizia per le etichette

Leggere un PDF non è mai perfetto. Un'etichetta a volte esce con l'a capo nel punto sbagliato, oppure un titolo arriva tutto in maiuscolo quando era solo una scelta di carattere. C'è un passaggio di pulizia facoltativo che sistema quelle etichette per te, così la bozza si legge come si leggeva il modulo di carta. Il controllo lo fai comunque tu. Il passaggio serve solo a renderlo più veloce.

Lo controlli, poi lo alleghi ai servizi giusti

Niente va online finché non l'hai letto. Apri la bozza, rinomina quello che la lettura ha sbagliato, segna come obbligatori i campi che contano davvero e togli la domanda che hai smesso di fare anni fa. È il tuo modulo, arriva come bozza invece che come pagina bianca.

Poi spunta i servizi che ne hanno bisogno. Il consenso per il peeling va sul peeling, il modulo per le ciglia va sui servizi ciglia, e a chi prenota una semplice limatura e smalto non viene chiesto né l'uno né l'altro. Ogni trattamento si porta dietro la sua burocrazia, e solo la sua.

Compilato e firmato sul telefono

Quando un cliente prenota un servizio con un modulo allegato, gli viene chiesto di compilarlo prima della visita. I suoi dati si inseriscono da soli dalla sua scheda cliente dove ha senso, quindi non deve riscrivere un nome e un numero di telefono che hai già. Scorre le domande, spunta le righe di consenso, poi disegna la firma in un riquadro con un dito, come firmerebbe su un lettore di carte. Succede a casa la sera prima, non su una cartellina nella tua reception.

Un modulo che ha richiesto un pomeriggio per essere scritto non dovrebbe richiedere un altro pomeriggio per essere spostato.

Le risposte firmate restano con il cliente

Ogni modulo inviato resta con il cliente nel tuo admin. Prima di un peeling ripetuto puoi aprire la sua scheda e vedere cosa ti aveva detto l'ultima volta, con la firma disegnata e l'ora in cui è arrivato. Se qualcuno chiede mai se un cliente ha acconsentito a qualcosa, la risposta è a due tocchi di distanza invece che da qualche parte in uno schedario.

Modificarlo più avanti non è un progetto

I moduli cambiano. Un prodotto nuovo significa una nuova domanda sulle allergie, oppure la tua assicurazione ti chiede di aggiungere una riga. Puoi modificare qualsiasi modulo quando vuoi: accanto all'editor c'è una tavolozza di tipi di campo, e puoi inserire un campo nuovo in qualsiasi punto del modulo, non solo in fondo. La nuova domanda sulle allergie va esattamente dove deve stare, accanto alle altre.

Se il raccoglitore della tua reception contiene cinque moduli, questo è un pomeriggio di caricamenti, non una settimana di ricostruzione. Ne carichi uno, leggi la bozza mentre bolle l'acqua, lo alleghi e passi al prossimo. La pila di carta ci ha messo anni a crescere. Non ci vuole molto a mandarla in pensione.