いま使っているPDFから、デジタルの同意書をつくる

エステやスキンクリニックの裏の部屋に入ると、どこかに書類のフォルダがあります。ワックス脱毛の同意書。健康に関する項目が長いピーリングの同意書。まつげパーマ用が1枚、マイクロニードリング用がもう1枚、それに新しいお客様が毎回書く問診票。どれも最初はWordの文書で、トレイが減るたびに印刷しています。署名済みの控えは引き出しの中です。

その多くはよくできた書類です。何年もの実際の施術を通して磨かれていて、どの質問にもちゃんと理由があります。紙のままだったのは、移すのに手間がかかるからです。どこかのフォーム作成ツールで項目をひとつずつ作り直す作業が、1枚につき一晩。フォルダ全体で考えれば、紙のほうが勝ちます。

Bookatuは、この作業を1枚につきアップロード1回にします。

アップロード1回でできること

Forms のページを開いて、受付で配っているファイルをそのままアップロードします。必要なのは文字情報の入ったPDF、つまりWordやGoogle Docsから書き出したような種類のもので、印刷したページを撮った写真ではありません。Bookatuはその文字を読み取り、デジタル版の下書きを少しずつ組み立てます。

• 質問は、お客様が答えを入力する欄になります。
• チェックボックスはチェックボックスのまま、はいかいいえの質問は2つから選ぶだけの形になります。
• 生年月日はカレンダーからの日付選択になるので、どの日付の書き方なのかを誰も推測せずに済みます。
• 同意文、つまりお客様が同意して署名する各行は、チェックしないと送信できないボックスになります。
• 署名欄は、人が署名すると思っている場所、つまり終わりのあたりに置かれます。

ラベルを整えなおす処理

PDFの読み取りが完璧になることはありません。ラベルの改行位置がずれることもあれば、本当はフォントの都合だっただけの大文字で見出しが入ってくることもあります。そうしたラベルを整える処理を任意で実行できるので、下書きが紙のフォームと同じように読めるようになります。確認するのはあなた自身です。この処理は、その確認を早く終わらせるためのものです。

確認してから、必要なメニューに紐づけます

あなたが読むまで、何も公開されません。下書きを開いて、読み取りがずれた名前を直し、大事な項目を必須にして、何年も前にやめた質問を削ります。あなたのフォームが、白紙ではなく下書きの状態で届く、というだけのことです。

そのあと、必要なメニューにチェックを入れます。ピーリングの同意書はピーリングに、まつげのフォームはまつげのメニューに。ファイルとポリッシュだけを予約したお客様が、そのどちらかを求められることはありません。それぞれの施術が、それぞれの書類だけを持ちます。

記入も署名も、お客様のスマホで

フォームが紐づいたメニューを予約すると、お客様は来店前に記入するよう案内されます。使える情報は顧客カルテから自動的に入るので、すでにあなたが持っている名前や電話番号を打ち直すことはありません。質問に順に答え、同意の行にチェックを入れ、最後に指で署名欄に署名します。カード決済の端末に署名するときと同じ感覚です。受付のバインダーの上ではなく、前日の自宅で終わります。

書くのに午後をまるごと使ったフォームを、移すためにもう一度午後をつぶす必要はありません。

署名済みの回答は、お客様の記録に残ります

送信されたフォームは、管理画面のお客様の記録にすべて保管されます。次にピーリングをする前に記録を開けば、前回どう答えたかを、描かれた署名と送信された時刻とあわせて確認できます。お客様が何かに同意していたかどうかを誰かに尋ねられても、答えはキャビネットの奥ではなく、2タップの場所にあります。

あとから直すのは大仕事ではありません

フォームは変わります。新しい商品を扱えばアレルギーの質問が増えますし、保険会社から一行足すよう言われることもあります。どのフォームもいつでも編集できます。編集画面の横に項目の種類が並んでいて、フォームのどの位置にでも新しい項目を差し込めます。いちばん下にしか追加できない、ということはありません。新しいアレルギーの質問は、ほかの質問の隣という、あるべき場所に入ります。

受付のフォルダに5枚あるなら、これは1週間の作り直しではなく、午後のアップロード作業です。1枚上げて、お湯が沸くあいだに下書きを読み、紐づけて、次の1枚へ。紙の山ができるまでには何年もかかりました。片付けるのに、そう長くはかかりません。