Digitala samtyckesformulär från PDF:en du redan använder

Gå in i bakrummet på en skönhetssalong eller hudklinik och någonstans står en pärm med formulär. Ett samtycke för vaxning. Ett för peeling med den längre hälsodelen. Ett för franslyft, ett annat för microneedling, plus intagsbladet varje ny kund fyller i. Vart och ett började som ett Word-dokument och skrivs ut så fort facket börjar ta slut. De signerade kopiorna bor i en låda.

De flesta av de formulären är bra. De har finslipats under år av riktiga besök, och frågorna förtjänar sin plats. Det som höll dem kvar på papper var kostnaden för att flytta dem: att bygga om varje fält för hand i någon formulärbyggare, en kväll per formulär. Multiplicera det med hela pärmen och papperet vinner.

Bookatu kortar jobbet till en uppladdning per formulär.

Vad en uppladdning ger dig

Öppna sidan Forms och ladda upp filen du redan delar ut i receptionen. Den behöver vara en textbaserad PDF, den sorten du får när du exporterar från Word eller Google Docs, snarare än ett foto av en utskriven sida. Bookatu läser texten och bygger ett utkast till det digitala formuläret, del för del.

• Frågor blir fält som kunden skriver ett svar i.
• Kryssrutor förblir kryssrutor, och en ja-eller-nej-fråga blir ett enkelt val mellan de två.
• Ett födelsedatum blir en kalenderväljare, så ingen behöver gissa vilket datumformat du ville ha.
• Samtyckesmeningar, raderna kunden skriver under på, blir rutor som måste kryssas i innan formuläret går igenom.
• Ett signaturfält hamnar nära slutet, där folk förväntar sig att skriva under.

En städrunda för etiketterna

Att läsa en PDF blir aldrig perfekt. En etikett kommer ibland ut med radbrytningen på fel ställe, eller en rubrik landar i versaler som bara var ett typsnittsval. Det finns en valfri städrunda som snyggar till etiketterna åt dig, så att utkastet läses som pappersformuläret gjorde. Du kontrollerar fortfarande allt själv. Städrundan gör bara att kontrollen går fortare.

Du granskar det, sedan kopplar du det till rätt tjänster

Inget går live förrän du har läst det. Öppna utkastet, döp om det inläsningen fick fel, markera fälten som spelar roll som obligatoriska, och ta bort frågan du slutade ställa för flera år sedan. Det är ditt formulär, som kommer som ett utkast i stället för en tom sida.

Kryssa sedan i tjänsterna som behöver det. Peelingsamtycket hamnar på peelingen, fransformuläret på franstjänsterna, och en kund som bokar en enkel fil och lack blir aldrig ombedd om något av dem. Varje behandling bär sitt eget pappersarbete, och bara sitt eget.

Ifyllt och signerat i mobilen

När en kund bokar en tjänst med ett formulär kopplat till sig ombeds hen fylla i det före besöket. Uppgifterna fyller i sig själva från kundkortet där det är rimligt, så hen skriver inte in ett namn och telefonnummer du redan har. Hen arbetar sig ner genom frågorna, kryssar i samtyckesraderna och ritar sedan sin signatur i en ruta med fingret, på samma sätt som hen skulle skriva under i en kortterminal. Det sker hemma dagen innan, inte på ett skrivunderlägg i din reception.

Ett formulär som tog en eftermiddag att skriva ska inte ta ännu en eftermiddag att flytta.

De signerade svaren stannar hos kunden

Varje inskickat formulär sparas hos kunden i din panel. Före en ny peeling kan du öppna kundkortet och se vad hen berättade förra gången, med den ritade signaturen och tidpunkten den kom in. Om någon någonsin frågar om en kund gick med på något är svaret två tryckningar bort i stället för någonstans i ett arkivskåp.

Att ändra det senare är inget projekt

Formulär förändras. En ny produkt betyder en ny allergifråga, eller så ber ditt försäkringsbolag dig lägga till en rad. Du kan ändra vilket formulär som helst när du vill: en palett med fälttyper ligger bredvid redigeraren, och du kan lägga in ett nytt fält var som helst i formuläret, inte bara längst ner. Den nya allergifrågan hamnar precis där den hör hemma, bredvid de andra.

Rymmer din receptionspärm fem formulär är det här en eftermiddag av uppladdningar, inte en vecka av ombyggnad. Ladda upp ett, läs utkastet medan vattnet kokar, koppla det, och gå vidare till nästa. Pappershögen tog år att växa fram. Den tar inte lång tid att pensionera.