Formularios de consentimiento digitales a partir del PDF que ya usas

Entra en la trastienda de un centro de estética o de una clínica de piel y en algún sitio hay una carpeta con formularios. Un consentimiento de depilación. Un consentimiento de peeling con la parte de salud más larga. Uno para el lifting de pestañas, otro para el microneedling, y además la hoja que rellena cada cliente nuevo. Todos empezaron siendo un documento de Word y se imprimen cada vez que se vacía la bandeja. Las copias firmadas viven en un cajón.

La mayoría de esos formularios son buenos. Se han ido afinando a lo largo de años de citas reales, y las preguntas se han ganado su sitio. Lo que los mantenía en papel era el coste de mudarlos: reconstruir cada campo a mano en algún creador de formularios, una tarde por formulario. Multiplica eso por la carpeta entera y gana el papel.

Bookatu reduce el trabajo a una subida por formulario.

Qué consigues con una sola subida

Abre la página Forms y sube el archivo que ya repartes en recepción. Tiene que ser un PDF con texto de verdad, del tipo que sale al exportar desde Word o Google Docs, y no una foto de una hoja impresa. Bookatu lee el texto y construye un borrador del formulario digital, parte por parte.

• Las preguntas se convierten en campos donde el cliente escribe su respuesta.
• Las casillas de marcar siguen siendo casillas de marcar, y una pregunta de sí o no se convierte en una elección sencilla entre las dos.
• Una fecha de nacimiento se convierte en un calendario, así nadie tiene que adivinar qué formato de fecha querías.
• Las cláusulas de consentimiento, las líneas que un cliente firma, se convierten en casillas que hay que marcar para que el formulario se pueda enviar.
• Un campo de firma queda cerca del final, donde la gente espera firmar.

Una pasada de limpieza para las etiquetas

Leer un PDF nunca sale perfecto. A veces una etiqueta aparece con el salto de línea en el sitio equivocado, o un encabezado llega en mayúsculas que solo eran una elección tipográfica. Hay una pasada opcional de limpieza que te ordena esas etiquetas, para que el borrador se lea como se leía el formulario en papel. Aun así lo revisas todo tú. La pasada solo hace que revisarlo sea más rápido.

Tú lo revisas y luego lo adjuntas a los servicios que toca

Nada se publica hasta que lo has leído. Abre el borrador, cambia el nombre de lo que la lectura haya entendido mal, marca como obligatorios los campos que de verdad lo son y quita esa pregunta que dejaste de hacer hace años. Es tu formulario, solo que llega como borrador en vez de como una página en blanco.

Después marca los servicios que lo necesitan. El consentimiento del peeling va en el peeling, el formulario de pestañas en los servicios de pestañas, y a un cliente que reserva una manicura sencilla no se le pide ninguno de los dos. Cada tratamiento lleva su propio papeleo, y solo el suyo.

Rellenado y firmado en el móvil

Cuando un cliente reserva un servicio con un formulario adjunto, se le pide que lo complete antes de la visita. Sus datos se rellenan solos desde su ficha de cliente cuando tiene sentido, así que no vuelve a escribir un nombre y un teléfono que ya tienes. Va bajando por las preguntas, marca las cláusulas de consentimiento y luego dibuja su firma en un recuadro con el dedo, igual que firmaría en un datáfono. Eso ocurre en casa la noche anterior, no en un portapapeles en tu recepción.

Un formulario que costó una tarde escribir no debería costar otra tarde mudarlo.

Las respuestas firmadas se quedan con el cliente

Cada formulario enviado se guarda con el cliente en tu admin. Antes de repetir un peeling puedes abrir su ficha y ver qué te contó la última vez, con la firma dibujada y la hora a la que entró. Si alguna vez alguien pregunta si un cliente dio su consentimiento a algo, la respuesta está a dos toques y no en algún rincón de un archivador.

Cambiarlo más adelante no es un proyecto

Los formularios cambian. Un producto nuevo significa una pregunta nueva sobre alergias, o tu aseguradora te pide que añadas una línea. Puedes editar cualquier formulario cuando quieras: junto al editor hay una paleta con tipos de campo, y puedes insertar un campo nuevo en cualquier punto del formulario, no solo al final. La nueva pregunta sobre alergias queda exactamente donde le toca, al lado de las demás.

Si en la carpeta de tu recepción hay cinco formularios, esto es una tarde de subidas y no una semana de reconstrucción. Sube uno, lee el borrador mientras hierve el agua, adjúntalo y pasa al siguiente. El montón de papel tardó años en crecer. No se tarda tanto en jubilarlo.