Cyfrowe formularze zgody z PDF-a, którego już używasz

Wejdź na zaplecze gabinetu kosmetycznego albo studia pielęgnacji skóry, a gdzieś tam stoi segregator z formularzami. Zgoda na depilację woskiem. Zgoda na peeling z dłuższą częścią o zdrowiu. Jedna na laminację rzęs, druga na mikronakłuwanie, plus ankieta, którą wypełnia każdy nowy klient. Każdy z nich zaczynał jako dokument w Wordzie i jest dodrukowywany, gdy w tacce robi się pusto. Podpisane egzemplarze mieszkają w szufladzie.

Większość tych formularzy jest dobra. Dopracowywały się przez lata prawdziwych wizyt, a pytania zasłużyły na swoje miejsce. Na papierze trzymał je koszt przeprowadzki: odbudowanie każdego pola ręcznie w jakimś kreatorze formularzy, jeden wieczór na formularz. Pomnóż to przez cały segregator, a papier wygrywa.

Bookatu skraca tę robotę do jednego wgrania na formularz.

Co daje Ci jedno wgranie

Otwórz stronę Forms i wgraj plik, który już rozdajesz w recepcji. Musi to być PDF z prawdziwym tekstem, taki jaki powstaje przy eksporcie z Worda albo Google Docs, a nie zdjęcie wydrukowanej kartki. Bookatu odczytuje tekst i część po części buduje wersję roboczą cyfrowego formularza.

• Pytania stają się polami, w które klient wpisuje odpowiedź.
• Pola do zaznaczenia zostają polami do zaznaczenia, a pytanie na tak albo nie staje się prostym wyborem między jednym a drugim.
• Data urodzenia zamienia się w kalendarz, więc nikt nie musi zgadywać, jakiego formatu daty chciałeś.
• Oświadczenia o zgodzie, czyli te zdania, pod którymi klient się podpisuje, stają się polami, które trzeba zaznaczyć, zanim formularz przejdzie dalej.
• Miejsce na podpis ląduje bliżej końca, tam gdzie ludzie spodziewają się podpisywać.

Przejście porządkujące opisy pól

Odczyt PDF-a nigdy nie jest doskonały. Opis pola czasem wychodzi z łamaniem wiersza w złym miejscu, a nagłówek trafia w wersalikach, które były tylko wyborem kroju pisma. Jest opcjonalne przejście, które porządkuje takie opisy za Ciebie, żeby wersja robocza czytała się tak jak formularz papierowy. Sprawdzić wszystko musisz i tak sam. Przejście sprawia tylko, że sprawdzanie idzie szybciej.

Ty to sprawdzasz, a potem podpinasz pod właściwe usługi

Nic nie idzie na żywo, zanim tego nie przeczytasz. Otwórz wersję roboczą, zmień nazwy tam, gdzie odczyt się pomylił, oznacz jako wymagane te pola, które naprawdę są wymagane, i skasuj pytanie, którego przestałeś zadawać lata temu. To jest Twój formularz, tylko przychodzi jako wersja robocza, a nie pusta strona.

Potem zaznacz usługi, które go potrzebują. Zgoda na peeling idzie na peeling, formularz na rzęsy na usługi rzęsowe, a klient rezerwujący zwykłe malowanie paznokci nie jest pytany o żaden z nich. Każdy zabieg niesie własną papierkową robotę i tylko własną.

Wypełniony i podpisany na telefonie

Kiedy klient rezerwuje usługę z podpiętym formularzem, prosimy go o wypełnienie go przed wizytą. Jego dane wpisują się same z kartoteki tam, gdzie ma to sens, więc nie przepisuje imienia i numeru telefonu, które już masz. Przechodzi przez pytania, zaznacza zdania o zgodzie, a potem rysuje palcem podpis w polu, tak samo jak podpisałby się na terminalu płatniczym. Dzieje się to wieczorem w domu, a nie na podkładce w Twojej recepcji.

Formularz, którego napisanie zajęło popołudnie, nie powinien wymagać kolejnego popołudnia na przeprowadzkę.

Podpisane odpowiedzi zostają przy kliencie

Każdy wysłany formularz jest przechowywany przy kliencie w Twoim panelu. Przed kolejnym peelingiem otwierasz jego kartotekę i widzisz, co powiedział Ci ostatnim razem, razem z narysowanym podpisem i godziną, o której to przyszło. Jeśli ktokolwiek kiedyś zapyta, czy klient na coś się zgodził, odpowiedź jest o dwa dotknięcia stąd, a nie gdzieś w szafie na dokumenty.

Późniejsza zmiana to nie projekt

Formularze się zmieniają. Nowy produkt oznacza nowe pytanie o alergie, albo ubezpieczyciel prosi Cię o dopisanie jednego zdania. Każdy formularz możesz edytować, kiedy chcesz: obok edytora leży paleta typów pól, a nowe pole możesz wstawić w dowolnym miejscu formularza, nie tylko na dole. Nowe pytanie o alergie staje dokładnie tam, gdzie jego miejsce, obok pozostałych.

Jeśli w segregatorze w recepcji leży pięć formularzy, to jest popołudnie wgrywania, a nie tydzień odbudowywania. Wgraj jeden, przeczytaj wersję roboczą, zanim zagotuje się woda w czajniku, podepnij go i bierz się za następny. Sterta papieru rosła latami. Wysłanie jej na emeryturę nie zajmie długo.