Digitale samtykkeskjemaer fra PDF-en du allerede bruker

Gå inn på bakrommet i en skjønnhets- eller hudklinikk, og et sted står det en perm med skjemaer. Et samtykke for voksing. Et for peeling med den lengre helsedelen. Ett for vippeløft, et annet for microneedling, pluss kundeskjemaet hver nye kunde fyller ut. Hvert av dem begynte som et Word-dokument og blir skrevet ut når skuffen går tom. De signerte kopiene bor i en skuff.

De fleste av disse skjemaene er gode. De er finpusset gjennom år med ekte timer, og spørsmålene fortjener plassen sin. Det som holdt dem på papir, var kostnaden ved å flytte dem: å bygge hvert felt på nytt for hånd i en skjemabygger, én kveld per skjema. Gang det med hele permen, og papiret vinner.

Bookatu korter jobben ned til én opplasting per skjema.

Hva én opplasting gir deg

Åpne siden Forms og last opp filen du allerede deler ut i resepsjonen. Den må være en PDF med tekst, altså den typen du får når du eksporterer fra Word eller Google Docs, ikke et bilde av et utskrevet ark. Bookatu leser teksten og bygger et utkast av det digitale skjemaet, del for del.

• Spørsmål blir felt kunden skriver et svar i.
• Avkrysningsbokser forblir avkrysningsbokser, og et ja-eller-nei-spørsmål blir et enkelt valg mellom de to.
• En fødselsdato blir en kalendervelger, så ingen trenger å gjette hvilket datoformat du ville ha.
• Samtykkesetninger, linjene en kunde signerer på, blir bokser som må krysses av før skjemaet kan sendes inn.
• Et signaturfelt havner mot slutten, der folk venter å skulle signere.

En opprydding av etikettene

Å lese en PDF blir aldri perfekt. En etikett kommer noen ganger ut med linjeskiftet på feil sted, eller en overskrift kommer i store bokstaver som bare var et skriftvalg. Det finnes en valgfri opprydding som rydder i de etikettene for deg, så utkastet leses slik papirskjemaet gjorde. Du ser fortsatt over alt selv. Oppryddingen betyr bare at gjennomgangen går raskere.

Du ser det over, så knytter du det til riktige tjenester

Ingenting går live før du har lest det. Åpne utkastet, gi nytt navn til det leseren tok feil, merk feltene som må fylles ut som obligatoriske, og fjern spørsmålet du sluttet å stille for flere år siden. Det er ditt skjema, som kommer som et utkast i stedet for en blank side.

Så krysser du av for tjenestene som trenger det. Peelingsamtykket havner på peelingen, vippeskjemaet på vippetjenestene, og en kunde som booker en enkel filing og lakk, blir aldri bedt om noen av dem. Hver behandling bærer sitt eget papirarbeid, og bare sitt eget.

Fylt ut og signert på mobilen

Når en kunde booker en tjeneste med et skjema knyttet til seg, blir de bedt om å fylle det ut før besøket. Opplysningene deres fylles inn av seg selv fra kundekortet der det gir mening, så de slipper å skrive inn et navn og et telefonnummer du allerede har. De jobber seg nedover spørsmålene, krysser av samtykkelinjene, og tegner så signaturen sin i en boks med fingeren, på samme måte som de ville signert på en kortterminal. Det skjer hjemme dagen før, ikke på et skriveunderlag i resepsjonen din.

Et skjema som tok en ettermiddag å skrive, bør ikke ta enda en ettermiddag å flytte.

De signerte svarene blir liggende hos kunden

Hvert innsendt skjema ligger sammen med kunden i adminen din. Før en ny peeling kan du åpne kundekortet og se hva de fortalte deg sist, med den tegnede signaturen og tidspunktet det kom inn. Skulle noen spørre om en kunde har samtykket til noe, er svaret to trykk unna i stedet for et sted i et arkivskap.

Å endre det senere er ikke et prosjekt

Skjemaer forandrer seg. Et nytt produkt betyr et nytt allergispørsmål, eller forsikringsselskapet ber deg legge til en linje. Du kan endre ethvert skjema når du vil: en palett med felttyper ligger ved siden av redigeringen, og du kan sette inn et nytt felt hvor som helst i skjemaet, ikke bare nederst. Det nye allergispørsmålet havner nøyaktig der det hører hjemme, ved siden av de andre.

Har resepsjonspermen din fem skjemaer, er dette en ettermiddag med opplastinger, ikke en uke med gjenoppbygging. Last opp ett, les utkastet mens vannet koker, knytt det til tjenestene, og gå videre til neste. Papirbunken brukte år på å vokse. Den tar ikke lang tid å pensjonere.