Digitale toestemmingsformulieren uit de pdf die je al gebruikt

Loop de achterkamer van een schoonheids- of huidsalon in en ergens staat een map met formulieren. Een toestemming voor harsen. Eén voor een peeling met het langere gezondheidsdeel. Eén voor een wimperlift, nog een voor microneedling, plus het intakeformulier dat elke nieuwe klant invult. Elk daarvan begon ooit als een Word-document en wordt bijgedrukt zodra het bakje leegraakt. De getekende exemplaren wonen in een la.

De meeste van die formulieren zijn goed. Ze zijn over jaren echte afspraken bijgeschaafd, en de vragen hebben hun plek verdiend. Wat ze op papier hield, waren de kosten van de verhuizing: elk veld met de hand nabouwen in de een of andere formulierenbouwer, één avond per formulier. Vermenigvuldig dat met de hele map en het papier wint.

Bookatu brengt die klus terug tot één upload per formulier.

Wat één upload je oplevert

Open de pagina Forms en upload het bestand dat je bij de balie toch al uitdeelt. Het moet een pdf met echte tekst zijn, zoals je die krijgt als je exporteert uit Word of Google Docs, en geen foto van een geprinte pagina. Bookatu leest de tekst en bouwt stuk voor stuk een concept van het digitale formulier.

• Vragen worden velden waar de klant zijn antwoord in typt.
• Aankruisvakjes blijven aankruisvakjes, en een ja-of-nee-vraag wordt een simpele keuze tussen die twee.
• Een geboortedatum wordt een kalender, zodat niemand hoeft te raden welk datumformaat je bedoelde.
• Toestemmingsverklaringen, de regels waar een klant voor tekent, worden vakjes die aangevinkt moeten zijn voordat het formulier doorgaat.
• Een handtekeningveld belandt tegen het eind, waar mensen een handtekening verwachten.

Een opschoonronde voor de labels

Een pdf lezen gaat nooit perfect. Een label komt er soms uit met de regelafbreking op de verkeerde plek, of een kop arriveert in hoofdletters die alleen maar een lettertypekeuze waren. Er is een optionele ronde die zulke labels voor je opruimt, zodat het concept leest zoals het papieren formulier las. Je kijkt het nog steeds zelf na. De ronde maakt dat nakijken alleen sneller.

Jij kijkt het na en hangt het aan de juiste diensten

Er gaat niets live voordat jij het gelezen hebt. Open het concept, hernoem wat de lezer verkeerd oppikte, markeer de velden die echt verplicht zijn en gooi de vraag eruit die je jaren geleden al niet meer stelde. Het is jouw formulier, het komt alleen als concept in plaats van als lege pagina.

Vink daarna de diensten aan die het nodig hebben. De peelingtoestemming gaat op de peeling, het wimperformulier op de wimperdiensten, en wie een simpele manicure boekt krijgt geen van beide voorgelegd. Elke behandeling draagt haar eigen papierwerk, en alleen dat van haarzelf.

Ingevuld en getekend op de telefoon

Boekt een klant een dienst met een formulier eraan, dan wordt hij gevraagd het vóór het bezoek in te vullen. Zijn gegevens vullen zichzelf in vanuit zijn klantdossier waar dat logisch is, dus hij typt geen naam en telefoonnummer over die jij allang hebt. Hij werkt de vragen af, vinkt de toestemmingsregels aan en tekent daarna met zijn vinger in een vakje, net zoals hij bij een pinautomaat zou tekenen. Dat gebeurt thuis, de avond ervoor, en niet op een klembord in je wachtruimte.

Een formulier dat een middag kostte om te schrijven, hoort geen tweede middag te kosten om te verhuizen.

De ondertekende antwoorden blijven bij de klant

Elk ingestuurd formulier wordt bij de klant in je admin bewaard. Vóór een herhaalpeeling open je zijn dossier en zie je wat hij je de vorige keer vertelde, met de getekende handtekening en het tijdstip waarop het binnenkwam. Vraagt iemand ooit of een klant ergens mee heeft ingestemd, dan is het antwoord twee tikken ver in plaats van ergens in een archiefkast.

Het later aanpassen is geen project

Formulieren veranderen. Een nieuw product betekent een nieuwe vraag over allergieën, of je verzekeraar vraagt je een regel toe te voegen. Je kunt elk formulier aanpassen wanneer je wilt: naast de editor staat een palet met veldtypes, en je kunt een nieuw veld op elk punt in het formulier invoegen, niet alleen onderaan. De nieuwe allergievraag komt precies waar hij hoort, naast de andere.

Zitten er vijf formulieren in de map bij je balie, dan is dit een middag uploaden en geen week nabouwen. Upload er één, lees het concept terwijl het water kookt, hang het aan en ga door naar het volgende. De papierstapel groeide in jaren. Met pensioen sturen kost niet lang.