Des formulaires de consentement numériques à partir du PDF que vous utilisez déjà

Entrez dans l'arrière-boutique d'un institut de beauté ou d'un centre de soins de la peau, et quelque part il y a un classeur de formulaires. Un consentement pour l'épilation à la cire. Un consentement pour le peeling, avec la partie santé plus longue. Un pour le rehaussement de cils, un autre pour le microneedling, plus la fiche d'accueil que remplit chaque nouveau client. Chacun a commencé sa vie comme document Word et se réimprime dès que le bac se vide. Les exemplaires signés dorment dans un tiroir.

La plupart de ces formulaires sont bons. Ils se sont affinés au fil d'années de rendez-vous réels, et les questions ont mérité leur place. Ce qui les a maintenus sur papier, c'est le coût du déménagement : reconstruire chaque champ à la main dans un outil de formulaires, une soirée par formulaire. Multipliez par le classeur entier et le papier l'emporte.

Bookatu ramène le travail à un envoi de fichier par formulaire.

Ce qu'un seul fichier vous apporte

Ouvrez la page Forms et envoyez le fichier que vous distribuez déjà à l'accueil. Il doit s'agir d'un PDF contenant du texte, celui que l'on obtient en exportant depuis Word ou Google Docs, et non d'une photo de page imprimée. Bookatu lit le texte et construit un brouillon du formulaire numérique, morceau par morceau.

• Les questions deviennent des champs où le client tape sa réponse.
• Les cases à cocher restent des cases à cocher, et une question par oui ou non devient un choix simple entre les deux.
• Une date de naissance devient un calendrier, pour que personne n'ait à deviner le format de date que vous vouliez.
• Les mentions de consentement, les lignes contre lesquelles un client signe, deviennent des cases qu'il faut cocher avant que le formulaire ne parte.
• Un champ de signature se place vers la fin, là où les gens s'attendent à signer.

Une passe de nettoyage pour les intitulés

Lire un PDF n'est jamais parfait. Un intitulé ressort parfois avec le saut de ligne au mauvais endroit, ou un titre arrive tout en majuscules alors que ce n'était qu'un choix de police. Il existe une passe facultative qui remet ces intitulés au propre, pour que le brouillon se lise comme le formulaire papier. Vous vérifiez quand même tout vous-même. La passe rend juste la vérification plus rapide.

Vous le relisez, puis vous le rattachez aux bonnes prestations

Rien ne part en ligne avant que vous l'ayez lu. Ouvrez le brouillon, renommez ce que la lecture a mal compris, marquez comme obligatoires les champs qui le sont vraiment, et supprimez la question que vous avez cessé de poser il y a des années. C'est votre formulaire, il arrive simplement sous forme de brouillon plutôt que de page blanche.

Cochez ensuite les prestations qui en ont besoin. Le consentement peeling va sur le peeling, le formulaire cils va sur les prestations cils, et un client qui réserve une simple pose de vernis ne se voit demander ni l'un ni l'autre. Chaque soin porte sa propre paperasse, et uniquement la sienne.

Rempli et signé sur le téléphone

Quand un client réserve une prestation avec un formulaire rattaché, on lui demande de le remplir avant la visite. Ses informations se remplissent depuis sa fiche client là où cela a du sens, il ne retape donc pas un nom et un numéro de téléphone que vous avez déjà. Il descend les questions, coche les lignes de consentement, puis dessine sa signature du doigt dans un cadre, comme il signerait sur un terminal de paiement. Cela se passe chez lui la veille au soir, pas sur une planchette à pince dans votre accueil.

Un formulaire qui a demandé un après-midi à écrire ne devrait pas demander un autre après-midi à déménager.

Les réponses signées restent avec le client

Chaque formulaire envoyé est conservé avec le client dans votre admin. Avant un nouveau peeling, vous ouvrez sa fiche et vous voyez ce qu'il vous a dit la fois précédente, avec la signature dessinée et l'heure de réception. Si quelqu'un demande un jour si un client a donné son accord sur tel point, la réponse est à deux gestes plutôt que quelque part dans une armoire.

Le modifier plus tard n'est pas un chantier

Les formulaires évoluent. Un nouveau produit veut dire une nouvelle question sur les allergies, ou votre assureur vous demande d'ajouter une ligne. Vous pouvez modifier n'importe quel formulaire quand vous voulez : une palette de types de champs se trouve à côté de l'éditeur, et vous pouvez insérer un nouveau champ à n'importe quel endroit du formulaire, pas seulement en bas. La nouvelle question sur les allergies se place exactement où elle doit être, à côté des autres.

Si votre classeur d'accueil contient cinq formulaires, c'est un après-midi de téléversements et non une semaine de reconstruction. Envoyez-en un, lisez le brouillon pendant que la bouilloire chauffe, rattachez-le, et passez au suivant. La pile de papier a mis des années à monter. Elle ne met pas longtemps à partir à la retraite.