Hva skjer når en kunde ber oss slette dataene sine
En kunde kan be om sletting fra sin egen konto, bekrefte det på e-post og ombestemme seg i 48 timer. Her er hele forløpet, også det som blir stående igjen og hvorfor.
Før eller siden ber en kunde deg om å slette dataene sine. Etter GDPR har de rett til det, og i de fleste bookingsystemer lander forespørselen som en e-post du nå må håndtere for hånd: grave frem opplysningene deres, finne ut hva du faktisk har lov til å fjerne, og huske å svare før fristen løper ut. Vi har bygget dette annerledes. I Bookatu går hele saken som et ordentlig forløp, og dette innlegget følger det nøyaktig slik det skjer. Driver du salong i Europa, bør du vite akkurat hva systemet ditt gjør i ditt navn.
Det starter på kundens konto, ikke i innboksen din
Hver kunde med bookinghistorikk hos deg har sin egen konto på bookingsiden din. Ved siden av avtalene og gavekortene ligger en seksjon som heter Dine data, med to valg: Last ned dataene mine og Slett dataene mine. Nedlastingen kommer med en gang og forklarer seg selv. Slettingen er en større sak, så den begynner med en forklaring i stedet for en knapp.
Før noe som helst settes i gang, sier skjermen med rene ord hva som blir slettet: profilen, besøkshistorikken, bildene, skjemaene, meldingene og omtalene. Den sier også hva som ikke blir slettet og hvorfor, slik at ingen oppdager delen om skatteloven i etterkant. Så kommer den første sjekken. For å sende forespørselen må kunden skrive sitt eget navn, nøyaktig slik det står på kontoen. En skrivefeil slipper ikke gjennom. Det er en liten terskel for en som mener det, og det er hele poenget: den siler bort det tilfeldige trykket uten å stoppe en ekte beslutning.
Dobbeltsjekken på e-post
Å sende inn skjemaet sletter ingenting. Bookatu sender en e-post med en bekreftelseslenke til adressen som står på kundekortet, og forespørselen går ikke videre før den lenken er trykket på. Det er identitetssjekken: den som spør, må også ha tilgang til innboksen. Blir lenken aldri brukt, utløper forespørselen stille etter 48 timer, og kontoen står nøyaktig som før.
Lenken åpner en side som én gang til sier hva som er i ferd med å skje. To knapper: bekreft slettingen, eller avbryt forespørselen på stedet.
48 timer til å ombestemme seg
Selv etter bekreftelsen på e-post skjer det ingenting på 48 timer. Kundens konto viser den nøyaktige datoen slettingen kjøres, og en stor Avbryt-knapp som virker helt frem til da. Folk ombestemmer seg. En fast kunde som ba om sletting i et øyeblikks irritasjon, kan trekke det tilbake dagen etter med ett trykk, og ingenting er tapt, for ingenting var fjernet.
Når fristen går ut, sjekker Bookatu kontoen en siste gang før noe kjøres. Har noe endret seg i mellomtiden, for eksempel at kunden bestilte en ny time i løpet av angrefristen, kjøres ikke forespørselen blindt. Den havner i køen din i stedet, med grunnen oppgitt.
Hele forløpet på én gang
- 01De ber om det
Fra seksjonen Dine data på sin egen konto, med navnet skrevet inn som bekreftelse på at de mener det.
- 02De bekrefter på e-post
En lenke går til adressen på kundekortet. Ingenting skjer før den trykkes på, og en ubrukt lenke utløper etter 48 timer.
- 03De kan ombestemme seg
48 timers angrefrist med en Avbryt-knapp, og den nøyaktige datoen står på kontoen deres.
- 04Slettingen kjøres
Kontoen sjekkes på nytt, persondata fjernes, og økonomiske bilag beholdes uten personopplysningene.
- 05Alle får et spor
Kunden får en bekreftelse på e-post, og den fullførte forespørselen blir stående i dashbordet ditt med datoene sine.
Hva som slettes, og hva som blir stående
Når forespørselen fullføres, slettes kundens profil og kontaktopplysninger for godt, sammen med besøkshistorikk, bilder, skjemasvar, meldinger og omtaler. Tidligere avtaler handler ikke lenger om en person, men blir anonyme oppføringer, så rapportene dine går fortsatt opp. De sier bare ikke lenger hvem som satt i stolen.
Det du ser på din side
Hver forespørsel dukker opp under Privacy & security i dashbordet ditt fra det øyeblikket den opprettes. Du ser hvor hver enkelt står: venter på bekreftelse på e-post, i angrefrist, holdt igjen for din vurdering, fullført, avbrutt eller utløpt. Hver aktive forespørsel har også en stille nedtelling, for GDPR forventer svar innen en måned, og skjermen holder deg til det.
De fleste forespørsler trenger deg overhodet ikke. De som gjør det, holdes igjen med grunnen i klare ord: kunden har fortsatt en kommende avtale, skylder fortsatt penger, eller har fortsatt en gyldig avtale om lagret kort hos deg. Når det er ordnet, fullfører du forespørselen selv. Før noe kjøres, ser du en forhåndsvisning av nøyaktig hva som slettes og hva som beholdes uten personopplysninger, og så skriver du kundens navn for å bekrefte. Samme rituale som kunden gikk gjennom, på din side av disken.
En sletteforespørsel er ikke en anklage. Det er en kunde som bruker en rettighet, og god programvare gjør det til noe helt hverdagslig.
Vil du ha hele bildet av hva Bookatu tar seg av under GDPR, inkludert den umiddelbare datanedlastingen og eksporten av din egen virksomhet, har vi skrevet et følgeinnlegg for eiere, GDPR uten panikk, og siden bookatu.com/gdpr går gjennom de samme forløpene med de faktiske skjermene. Kort fortalt: når en kunde ber om å bli glemt, bør systemet ditt allerede vite hva det skal gjøre.
