Mitä tapahtuu, kun asiakas pyytää meitä poistamaan tietonsa

Ennemmin tai myöhemmin asiakas pyytää sinua poistamaan tietonsa. GDPR antaa hänelle siihen oikeuden, ja useimmissa varausohjelmistoissa pyyntö saapuu sähköpostina, jonka jälkeen työ on sinun: kaivat esiin hänen tietonsa, selvität mitä oikeasti saat poistaa ja muistat vastata ennen kuin laissa säädetty aika umpeutuu. Me rakensimme tämän toisin. Bookatussa koko juttu kulkee kunnollisena prosessina, ja tämä kirjoitus käy sen läpi juuri niin kuin se tapahtuu. Jos pyörität salonkia Euroopassa, sinun kannattaa tietää tarkalleen, mitä ohjelmistosi tekee sinun nimissäsi.

Se alkaa asiakkaan tililtä, ei sinun postilaatikostasi

Jokaisella asiakkaalla, jolla on varaushistoriaa sinulla, on oma tili varaussivullasi. Varausten ja lahjakorttien vieressä on osio Sinun tietosi, jossa on kaksi kohtaa: Lataa omat tietoni ja Poista omat tietoni. Lataus tapahtuu heti ja selittää itsensä. Poisto on isompi asia, joten se alkaa selityksellä eikä napilla.

Ennen kuin mitään viritetään valmiiksi, näyttö kertoo selvin sanoin, mikä poistetaan: profiili, käyntihistoria, kuvat, lomakkeet, viestit ja arvostelut. Se kertoo myös, mitä ei poisteta ja miksi, jottei kukaan huomaa verolakiosuutta vasta jälkikäteen. Sitten tulee ensimmäinen tarkistus. Lähettääkseen pyynnön asiakas kirjoittaa oman nimensä juuri niin kuin se lukee hänen tilillään. Kirjoitusvirhe ei mene läpi. Se on pieni kynnys sellaiselle, joka on tosissaan, ja juuri siitä on kyse: se karsii pois huolimattoman napautuksen hidastamatta oikeaa päätöstä.

Sähköpostin varmistus

Lomakkeen lähettäminen ei poista mitään. Bookatu lähettää asiakkaan tiedoissa olevaan osoitteeseen vahvistuslinkin, ja pyyntö etenee vasta, kun linkkiä on napautettu. Tämä on henkilöllisyyden tarkistus: pyytäjän täytyy myös hallita sitä postilaatikkoa. Jos linkkiä ei koskaan napauteta, pyyntö vanhenee hiljaa 48 tunnissa ja tili säilyy täsmälleen ennallaan.

Linkki avaa sivun, joka kertoo vielä kerran, mitä on tapahtumassa. Kaksi nappia: vahvista poisto tai peru pyyntö siihen paikkaan.

48 tuntia aikaa muuttaa mielensä

Vaikka sähköposti on vahvistettu, mitään ei ajeta vielä 48 tuntiin. Asiakkaan tili näyttää tarkan päivän, jona poisto tehdään, ja ison Peruuta-napin, joka toimii siihen hetkeen asti. Ihmiset muuttavat mieltään. Kanta-asiakas, joka pyysi poistoa hetken turhautumisessa, peruu sen päivää myöhemmin yhdellä napautuksella, eikä mitään ole menetetty, koska mitään ei ollut vielä poistettu.

Kun aika umpeutuu, Bookatu tarkistaa tilin vielä kerran ennen ajoa. Jos jokin on välillä muuttunut, vaikka asiakas varasi harkinta-aikana uuden ajan, pyyntö ei aja sokkona. Se siirtyy sen sijaan sinun jonoosi, ja syy kerrotaan.

Koko kulku yhdellä silmäyksellä

1. 01
   Asiakas pyytää

   Oman tilinsä Sinun tietosi -osiosta, kirjoittamalla nimensä vahvistukseksi siitä, että hän on tosissaan.

2. 02
   Asiakas vahvistaa sähköpostilla

   Linkki lähtee hänen tiedoissaan olevaan osoitteeseen. Mitään ei tapahdu ennen kuin sitä napautetaan, ja napauttamaton linkki vanhenee 48 tunnissa.

3. 03
   Asiakas voi muuttaa mielensä

   48 tunnin harkinta-aika ja Peruuta-nappi, ja tarkka poistopäivä näkyy hänen tilillään.

4. 04
   Poisto ajetaan

   Tili tarkistetaan uudelleen, henkilötiedot poistetaan, ja taloustositteet säilytetään ilman henkilötietoja.

5. 05
   Kaikille jää merkintä

   Asiakas saa vahvistuksen sähköpostitse, ja valmis pyyntö jää päivämäärineen hallintapaneeliisi.

Mikä poistetaan ja mikä jää

Kun pyyntö valmistuu, asiakkaan profiili ja yhteystiedot poistetaan pysyvästi, samoin käyntihistoria, kuvat, lomakevastaukset, viestit ja arvostelut. Menneet varaukset lakkaavat kertomasta henkilöstä ja muuttuvat nimettömiksi riveiksi, joten raporttisi täsmäävät edelleen mutta eivät enää kerro, kuka istui tuolissa.

Mitä sinä näet omalla puolellasi

Jokainen pyyntö ilmestyy hallintapaneelisi näytölle Privacy & security siitä hetkestä, kun se on tehty. Näet, missä kukin menee: odottaa sähköpostivahvistusta, on harkinta-ajassa, odottaa sinun käsittelyäsi, on valmis, peruttu tai vanhentunut. Jokaisessa käynnissä olevassa pyynnössä on lisäksi hillitty laskuri, koska GDPR odottaa vastausta kuukauden sisällä ja näyttö pitää sinut siinä.

Useimmat pyynnöt eivät tarvitse sinua lainkaan. Ne, jotka tarvitsevat, odottavat syy selvin sanoin näkyvissä: asiakkaalla on vielä tuleva varaus, maksamatonta rahaa tai voimassa oleva sopimus tallennetusta kortista. Kun se on selvitetty, viimeistelet pyynnön itse. Ennen kuin mitään ajetaan, näet esikatselun siitä, mikä tarkalleen poistetaan ja mikä säilytetään ilman henkilötietoja, ja sitten kirjoitat asiakkaan nimen vahvistukseksi. Sama rituaali, jonka asiakas kävi läpi, tiskin sinun puolellasi.

Poistopyyntö ei ole syytös. Se on asiakas, joka käyttää oikeuttaan, ja hyvä ohjelmisto tekee siitä arkipäiväistä.

Jos haluat koko kuvan siitä, mitä Bookatu hoitaa GDPR:n osalta, mukaan lukien välittömän tietojen latauksen ja oman yrityksesi viennin, kirjoitimme yrittäjille rinnakkaisen jutun, GDPR ilman paniikkia, ja sivu bookatu.com/gdpr käy samat kulut läpi oikeilla näytöillä. Lyhyesti: kun asiakas pyytää tulla unohdetuksi, ohjelmistosi pitäisi jo tietää, mitä tehdä.