Vad som händer när en kund ber oss radera sina uppgifter
En kund kan begära radering från sitt eget konto, bekräfta den via e-post och ändra sig i 48 timmar. Här är hela förloppet, inklusive vad som blir kvar och varför.
Förr eller senare ber en kund dig radera sina uppgifter. Enligt GDPR har hen rätt till det, och i de flesta bokningsprogram landar begäran som ett mejl du nu ska hantera för hand: leta fram underlagen, lista ut vad du faktiskt får ta bort, och komma ihåg att svara innan den lagstadgade tiden går ut. Vi byggde det annorlunda. I Bookatu löper hela saken som ett ordentligt förlopp, och det här inlägget går igenom det precis som det sker. Driver du en salong i Europa bör du veta exakt vad ditt program gör i ditt namn.
Det börjar på kundens konto, inte i din inkorg
Varje kund som har bokat hos dig har ett eget konto på din bokningssida. Bredvid sina bokningar och presentkort ligger ett avsnitt som heter Dina uppgifter, med två val: Ladda ner mina uppgifter och Radera mina uppgifter. Nedladdningen går direkt och förklarar sig själv. Raderingen är en större sak, så den börjar med en förklaring i stället för en knapp.
Innan något aktiveras säger skärmen i klartext vad som kommer att raderas: profil, besökshistorik, foton, formulär, meddelanden och omdömen. Den säger också vad som inte raderas och varför, så att ingen upptäcker skattedelen i efterhand. Sedan kommer den första kontrollen. För att skicka in begäran skriver kunden sitt eget namn, precis som det står på kontot. Ett stavfel går inte igenom. Det är ett litet hinder för den som menar allvar, och det är hela poängen: det sållar bort den ofrivilliga tryckningen utan att bromsa ett riktigt beslut.
Dubbelkollen via e-post
Att skicka in formuläret raderar ingenting. Bookatu mejlar adressen på kundkortet med en bekräftelselänk, och begäran går bara vidare när den länken har tryckts. Det är identitetskontrollen: den som frågar måste också ha inkorgen. Trycks länken aldrig förfaller begäran tyst efter 48 timmar och kontot står kvar precis som det var.
Länken öppnar en sida som en gång till säger vad som är på väg att hända. Två knappar: bekräfta raderingen, eller avbryt begäran på stället.
48 timmar att ändra sig
Även efter att mejlet är bekräftat händer ingenting på 48 timmar. Kundens konto visar exakt vilket datum raderingen sker och en stor Avbryt-knapp som fungerar fram till dess. Folk ändrar sig. En stamkund som bad om radering i stundens irritation kan ta tillbaka det dagen efter med en tryckning, och inget är förlorat, eftersom inget hade tagits bort än.
När fristen tar slut kontrollerar Bookatu kontot en gång till innan något körs. Har något ändrats under tiden, till exempel att kunden bokade en ny tid under ångerfristen, körs begäran inte blint. Den går i stället till din kö, med skälet angivet.
Hela förloppet på ett bräde
- 01Kunden frågar
Från avsnittet med sina uppgifter på sitt eget konto, med namnet inskrivet som bekräftelse på att hen menar allvar.
- 02Kunden bekräftar via e-post
En länk går till adressen på kundkortet. Inget händer förrän den trycks, och en otryckt länk förfaller efter 48 timmar.
- 03Kunden kan ändra sig
48 timmars ångerfrist med en Avbryt-knapp, och exakt vilket datum det körs står på kontot.
- 04Raderingen körs
Kontot kontrolleras igen, personuppgifter tas bort, och ekonomiska underlag sparas med personuppgifterna borttagna.
- 05Alla får ett underlag
Kunden får ett bekräftelsemejl, och den slutförda begäran ligger kvar i din panel med sina datum.
Vad som raderas och vad som blir kvar
När begäran går igenom raderas kundens profil och kontaktuppgifter permanent, tillsammans med besökshistorik, foton, formulärsvar, meddelanden och omdömen. Tidigare bokningar handlar då inte längre om en person utan är anonyma poster, så dina rapporter går fortfarande ihop men säger inte längre vem som satt i stolen.
Vad du ser på din sida
Varje begäran dyker upp under Privacy & security i din panel från det ögonblick den läggs. Du ser var var och en står: väntar på bekräftelse via e-post, i sin ångerfrist, hos dig för granskning, slutförd, avbruten eller förfallen. Varje pågående begäran bär också en tyst nedräkning, för GDPR förväntar sig ett svar inom en månad och skärmen håller dig ärlig med det.
De flesta begäranden behöver dig inte alls. De som gör det väntar med skälet i klartext: kunden har fortfarande en kommande bokning, är fortfarande skyldig pengar, eller har fortfarande ett aktivt avtal om sparat kort med dig. När det är utrett slutför du begäran själv. Innan något körs ser du en förhandsvisning av exakt vad som raderas och vad som sparas med personuppgifterna borttagna, och sedan skriver du kundens namn för att bekräfta. Samma ritual som kunden gick igenom, fast på din sida av disken.
En raderingsbegäran är ingen anklagelse. Det är en kund som utövar en rättighet, och bra programvara gör det till något helt vardagligt.
Vill du ha hela bilden av vad Bookatu sköter under GDPR, inklusive den omedelbara datanedladdningen och exporten av ditt eget företag, har vi skrivit ett systerinlägg för ägare, GDPR utan panik, och sidan bookatu.com/gdpr går igenom samma flöden med de riktiga skärmarna. Kort sagt: när en kund ber att bli bortglömd bör ditt program redan veta vad det ska göra.
