Was passiert, wenn ein Kunde uns bittet, seine Daten zu löschen
Ein Kunde kann die Löschung in seinem eigenen Konto beantragen, sie per E-Mail bestätigen und es sich 48 Stunden lang anders überlegen. Hier steht der ganze Ablauf, auch was bleibt und warum.
Früher oder später bittet dich ein Kunde, seine Daten zu löschen. Nach der DSGVO hat er ein Recht darauf, und in den meisten Buchungswerkzeugen landet die Bitte als E-Mail, die du jetzt von Hand abarbeiten darfst: seine Unterlagen zusammensuchen, herausfinden, was du überhaupt entfernen darfst, und daran denken, vor Ablauf der gesetzlichen Frist zu antworten. Wir haben das anders gebaut. In Bookatu läuft die Sache als richtiger Ablauf, und dieser Beitrag geht ihn genau so durch, wie er passiert. Wenn du einen Salon in Europa führst, solltest du wissen, was deine Software in deinem Namen tut.
Es beginnt in seinem Konto, nicht in deinem Posteingang
Jeder Kunde mit Buchungshistorie bei dir hat ein eigenes Konto auf deiner Buchungsseite. Neben seinen Terminen und Gutscheinen steht ein Datenschutz-Bereich mit zwei Einträgen: Meine Daten herunterladen und Meine Daten löschen. Der Download ist sofort da und erklärt sich von selbst. Die Löschung ist eine größere Sache, deshalb beginnt sie mit einer Erklärung statt mit einem Button.
Bevor irgendetwas scharf gestellt wird, sagt der Bildschirm in klaren Worten, was gelöscht wird: Profil, Besuchshistorie, Fotos, Formulare, Nachrichten und Bewertungen. Er sagt auch, was nicht gelöscht wird und warum, damit niemand die Sache mit dem Steuerrecht erst hinterher entdeckt. Dann kommt die erste Prüfung. Um den Antrag abzuschicken, tippt der Kunde seinen eigenen Namen, genau so, wie er in seinem Konto steht. Ein Tippfehler kommt nicht durch. Für jemanden, der es ernst meint, ist das eine kleine Hürde, und genau darum geht es: Sie filtert den beiläufigen Tipp heraus, ohne eine echte Entscheidung aufzuhalten.
Die Gegenprobe per E-Mail
Das Absenden des Formulars löscht nichts. Bookatu schickt an die Adresse in der Akte des Kunden eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, und der Antrag geht erst weiter, wenn dieser Link angetippt wurde. Das ist die Identitätsprüfung: Wer fragt, muss auch den Posteingang haben. Wird der Link nie angetippt, läuft der Antrag nach 48 Stunden still ab und das Konto bleibt genau so, wie es war.
Der Link öffnet eine Seite, die noch einmal sagt, was gleich passiert. Zwei Buttons: die Löschung bestätigen oder den Antrag auf der Stelle abbrechen.
48 Stunden, um es sich anders zu überlegen
Auch nach der Bestätigung per E-Mail läuft 48 Stunden lang nichts. Das Konto des Kunden zeigt das genaue Datum, an dem gelöscht wird, und einen großen Abbrechen-Button, der bis dahin funktioniert. Menschen überlegen es sich anders. Eine Stammkundin, die aus einem Ärger heraus die Löschung beantragt hat, nimmt sie einen Tag später mit einem Tipp zurück, und nichts ist verloren, weil noch nichts entfernt war.
Wenn die Frist endet, prüft Bookatu das Konto noch einmal, bevor es losgeht. Hat sich zwischendurch etwas geändert, hat der Kunde etwa während der Bedenkzeit einen neuen Termin gebucht, läuft der Antrag nicht blind durch. Er wandert stattdessen mit dem Grund in deine Warteschlange.
Der ganze Ablauf auf einen Blick
- 01Er fragt
Im Datenschutz-Bereich seines eigenen Kontos, mit getipptem Namen als Bestätigung, dass er es ernst meint.
- 02Er bestätigt per E-Mail
Ein Link geht an die Adresse in seiner Akte. Bis er angetippt wird, passiert nichts, und ein nicht angetippter Link läuft nach 48 Stunden ab.
- 03Er kann es sich anders überlegen
48 Stunden Bedenkzeit mit einem Abbrechen-Button, und das genaue Datum steht in seinem Konto.
- 04Die Löschung läuft
Das Konto wird noch einmal geprüft, persönliche Daten werden entfernt, und Finanzunterlagen bleiben ohne die persönlichen Angaben erhalten.
- 05Alle bekommen einen Nachweis
Der Kunde bekommt eine Bestätigung per E-Mail, und der erledigte Antrag bleibt mit seinen Daten in deinem Dashboard.
Was gelöscht wird und was bleibt
Wenn der Antrag durchläuft, werden Profil und Kontaktdaten des Kunden dauerhaft gelöscht, dazu Besuchshistorie, Fotos, Formularantworten, Nachrichten und Bewertungen. Vergangene Termine handeln dann nicht mehr von einer Person, sondern sind anonyme Einträge. Deine Auswertungen gehen weiter auf, sagen aber nicht mehr, wer auf dem Stuhl saß.
Was du auf deiner Seite siehst
Jeder Antrag erscheint ab dem Moment, in dem er gestellt wird, unter Privacy & security in deinem Dashboard. Du siehst, wo jeder einzelne steht: wartet auf die Bestätigung per E-Mail, in der Bedenkzeit, zur Prüfung bei dir, erledigt, abgebrochen oder abgelaufen. Jeder laufende Antrag trägt außerdem einen leisen Countdown, denn die DSGVO erwartet eine Antwort innerhalb eines Monats, und der Bildschirm hält dich daran.
Die meisten Anträge brauchen dich überhaupt nicht. Die, die dich brauchen, warten mit dem Grund in klaren Worten: Der Kunde hat noch einen Termin, schuldet noch Geld oder hat noch eine gültige Vereinbarung über eine hinterlegte Karte. Ist das geklärt, schließt du den Antrag selbst ab. Bevor etwas läuft, siehst du eine Vorschau, was genau gelöscht und was ohne persönliche Angaben behalten wird, und dann tippst du den Namen des Kunden zur Bestätigung. Dasselbe Ritual, das der Kunde durchlaufen hat, nur auf deiner Seite der Theke.
Ein Löschantrag ist kein Vorwurf. Er ist ein Kunde, der ein Recht wahrnimmt, und gute Software macht das zu einer Selbstverständlichkeit.
Wenn du das ganze Bild willst, was Bookatu unter der DSGVO übernimmt, samt sofortigem Datendownload und dem Export deines eigenen Betriebs, haben wir einen Begleitbeitrag für Inhaber geschrieben, DSGVO ohne Panik, und die Seite bookatu.com/gdpr geht dieselben Abläufe mit den echten Bildschirmen durch. Kurz gesagt: Wenn ein Kunde darum bittet, vergessen zu werden, sollte deine Software schon wissen, was zu tun ist.
