Co se stane, když nás klient požádá o smazání svých dat

Dřív nebo později vás klient požádá o smazání svých dat. Podle GDPR na to má právo a ve většině rezervačních nástrojů žádost dorazí jako e-mail, se kterým se teď musíte vypořádat ručně: vyhrabat jeho záznamy, zjistit, co vlastně smíte odstranit, a nezapomenout odpovědět, než vyprší zákonná lhůta. My jsme to postavili jinak. V Bookatu běží celá věc jako pořádný proces a tenhle článek ho projde přesně tak, jak probíhá. Pokud vedete salon v Evropě, měli byste přesně vědět, co váš software dělá vaším jménem.

Začíná to v jeho účtu, ne ve vaší schránce

Každý klient, který u vás má historii rezervací, má na vaší rezervační stránce vlastní účet. Vedle svých návštěv a dárkových poukazů má sekci Soukromí se dvěma položkami: Stáhnout moje data a Smazat moje data. Stažení je okamžité a vysvětluje se samo. Smazání je větší věc, a tak začíná vysvětlením místo tlačítka.

Než se cokoli spustí, obrazovka jasnými slovy řekne, co bude smazáno: profil, historie návštěv, fotky, formuláře, zprávy a recenze. Řekne také, co smazáno nebude a proč, aby nikdo neobjevil tu část o daňovém zákoně až dodatečně. Pak přijde první kontrola. Aby klient žádost odeslal, napíše své vlastní jméno přesně tak, jak je uvedeno na jeho účtu. Překlep neprojde. Pro toho, kdo to myslí vážně, je to malá překážka, a přesně o to jde: odfiltruje to bezmyšlenkovité klepnutí, aniž by to zdrželo skutečné rozhodnutí.

Kontrola přes e-mail

Odesláním formuláře se nic nemaže. Bookatu pošle na adresu v klientově kartě e-mail s potvrzovacím odkazem a žádost se posune dál, teprve až na něj klepne. To je ověření totožnosti: kdo žádá, musí mít i přístup ke schránce. Pokud na odkaz nikdo neklepne, žádost po 48 hodinách tiše vyprší a účet zůstane přesně takový, jaký byl.

Klepnutí na odkaz otevře stránku, která ještě jednou řekne, co se chystá stát. Dvě tlačítka: smazání potvrdit, nebo žádost na místě zrušit.

48 hodin na rozmyšlenou

I když je e-mail potvrzený, dalších 48 hodin se nic nespustí. Klientův účet ukazuje přesné datum, kdy k výmazu dojde, a velké tlačítko Zrušit, které do té chvíle funguje. Lidé si to opravdu rozmýšlejí. Stálá klientka, která si o smazání požádala ve chvíli naštvání, to může den nato jedním klepnutím vzít zpět a nic není ztraceno, protože zatím nebylo nic odstraněno.

Když lhůta skončí, Bookatu účet před spuštěním ještě jednou zkontroluje. Pokud se mezitím něco změnilo, řekněme že si klient během lhůty zarezervoval novou návštěvu, žádost neproběhne naslepo. Místo toho se přesune do vaší fronty i s uvedeným důvodem.

Celý průběh na jednom místě

1. 01
   Klient požádá

   V sekci Soukromí svého vlastního účtu, kde napíše své jméno jako potvrzení, že to myslí vážně.

2. 02
   Potvrdí e-mailem

   Odkaz jde na adresu v jeho kartě. Dokud na něj neklepne, nic se neděje, a nepoužitý odkaz po 48 hodinách vyprší.

3. 03
   Může si to rozmyslet

   48hodinová lhůta na rozmyšlenou s tlačítkem Zrušit a přesným datem výmazu v jeho účtu.

4. 04
   Výmaz proběhne

   Účet se znovu zkontroluje, osobní údaje se odstraní a finanční záznamy zůstanou bez osobních údajů.

5. 05
   Všichni mají doklad

   Klient dostane potvrzení e-mailem a dokončená žádost zůstane i s daty ve vašem přehledu.

Co se smaže a co zůstane

Když se žádost dokončí, profil a kontaktní údaje klienta se trvale smažou, spolu s historií návštěv, fotkami, odpověďmi z formulářů, zprávami a recenzemi. Minulé návštěvy přestanou být o konkrétním člověku a stanou se z nich anonymní záznamy, takže vaše přehledy dál sedí, jen už neříkají, kdo seděl v křesle.

Co vidíte vy

Každá žádost se od chvíle, kdy vznikne, objeví ve vašem přehledu pod Privacy & security. Vidíte, kde která stojí: čeká na potvrzení e-mailem, běží jí lhůta na rozmyšlenou, čeká na vaši kontrolu, je dokončená, zrušená nebo vypršelá. Každá běžící žádost má navíc tichý odpočet, protože GDPR očekává odpověď do měsíce a obrazovka vás v tom drží.

Většina žádostí vás vůbec nepotřebuje. Ty, které ano, čekají s důvodem uvedeným jasnými slovy: klient má ještě nadcházející návštěvu, dluží peníze nebo má stále platnou dohodu o uložené kartě. Jakmile je to vyřešené, žádost dokončíte sami. Než se cokoli spustí, uvidíte náhled toho, co přesně se smaže a co se ponechá bez osobních údajů, a pak pro potvrzení napíšete jméno klienta. Stejný rituál, kterým prošel klient, jen na vaší straně pultu.

Žádost o smazání není obvinění. Je to klient, který uplatňuje své právo, a dobrý software z toho dělá běžnou věc.

Jestli chcete celý obrázek toho, co Bookatu zvládá v rámci GDPR, včetně okamžitého stažení dat a exportu vašeho vlastního podniku, napsali jsme pro majitele doprovodný článek GDPR bez paniky, a stránka bookatu.com/gdpr projde stejné postupy na skutečných obrazovkách. Ve zkratce je to jednoduché: když klient požádá, aby byl zapomenut, váš software už by měl vědět, co dělat.