キャンセルを、キャンセル待ちで予約に変える

メルさんはセット面が4つのヘアサロンを営んでいて、土曜日はいちばん良い日です。その週の土曜日は、水曜日の時点で満席でした。ところが朝9時40分にメッセージが届きます。午後2時のカラーのお客様が、お子さんの体調不良で来られないというのです。その日でいちばん長く、いちばん売上の大きい予約が消えました。以前の手順はつらいものでした。土曜日について尋ねていたのは誰だったかを思い出しながらスマートフォンをたどり、4人にメッセージを送り、その日がもう終わった夕方6時に2件の返事が来る。たいていの場合、その枠はそのまま消えていました。

すでに来たいと言ってくださっている方の一覧

キャンセル待ちは、その状況をひっくり返します。これは、入りたいとすでに伝えてくださっているお客様の一覧です。Waitlist の画面で、メルさんは待っている方を新しい順にすべて見られます。それぞれのカードには、希望のメニュー、都合のよい日付と時間帯、残されたメモ、そして登録からどれくらい経ったかが表示されます。常連のお客様には、もう一つ表示されるものがあります。これまでのお支払い総額を示すバッジです。枠が1つで待っている方が6人いるとき、そのバッジが難しい問いに答えてくれます。最後にメッセージをくださった方ではなく、何年も通ってくださっているお客様に声をかけられます。

ワンタップで枠をお知らせする

メルさんはプリヤさんを選びました。お支払い総額のバッジが立派なカラーの常連さんで、まさにこういう土曜日を希望していた方です。Offer a slot をタップし、"Saturday at 2pm with Mel" と入力して送信します。プリヤさんには、枠が空いたことを知らせる短いメッセージが、時間と予約用のリンクとともに届きます。メールは設定なしで最初から使えます。サロンが SMS や WhatsApp を接続していれば、それらもドロップダウンに表示されるので、プリヤさんが実際に読む手段をメルさんが選べます。

カードには、他の決め方も用意されています。電話をかけたいときのために、タップで発信できるボタンがあります。はい、予約してくださいと返事が来た方のために、お客様とメニューがすでに入った新規予約を開く Book now ボタンもあります。枠が埋まったら Mark booked でそのお客様を一覧から外し、他の方は次の空きのために残ります。

10時のブローが終わる前に、2時の枠は埋まっていました。誰にも電話をかけて回らず、Instagram でお願いもしませんでした。

ホイルの途中でも動く、自動のやり方

メルさんは、誰に枠を渡すかを自分で選ぶのが好きです。まったく考えたくないという方は、Bookatu で予約をキャンセルするだけで、あとは自動で進みます。予約がキャンセルされた瞬間、Bookatu は空いた枠に合う希望を出しているお客様を探します。メニュー、指名があればその担当者、そして希望された日付の範囲を確認します。そのうえで、条件のよく合う少人数のグループにお知らせを送ります。並び順はお支払い額の多い方からなので、いちばん熱心なお客様が最初に空きを知ることになります。

それぞれのお知らせには、ワンタップで確定できるリンクが付いています。最初にタップされたお客様が、その場で枠を予約します。あとからタップした方には、すでに埋まっていることが表示されます。お知らせは標準ではメールで送られ、SMS を設定していて、お客様が受け取りに同意していれば SMS でも届きます。すでにお知らせを受け取った方に、同じ件で何度も連絡が行くことはありません。

お客様はどうやって登録するのか

一覧に名前がなければ何も始まらないので、Bookatu はがっかりされたまさにその瞬間に登録をお願いします。予約ページでお客様が日を選び、空きが残っていなかったとき、満席である旨と、その場に Join the waitlist のボタンが表示されます。予約しようとしていたメニューは、選ばれた状態で引き継がれます。公開用のキャンセル待ちのリンクもあるので、Instagram のプロフィール欄や DM への返信など、どこにでも貼れます。

登録のフォームは1分ほどで終わります。お客様が残す内容は次のとおりです。

• お名前と、電話番号かメールアドレス、あるいはその両方。
• 希望のメニュー。席さえ空けばよい場合は、どのメニューでも可を選べます。
• 都合のつく、いちばん早い日といちばん遅い日。
• 午前、午後、夕方のどれが合うか、そしてメモがあればその内容。

この情報があるから、お知らせが売り込みではなく、その方に向けたものになります。土曜日のカラーを希望された方に、火曜日のカットの案内が飛ぶことはありません。機能全体をオンにするには、Settings を開いて What clients see を探し、Waitlist をオンにしてください。

キャンセルは、枠が空いたままのときだけ損になる

キャンセルはなくなりません。人は体調を崩しますし、予定も崩れます。たいていはいちばん忙しい日にです。変えられるのは、そのメッセージが届いてからの10分間に何が起こるかです。キャンセル待ちがあれば、キャンセルは、連絡を待っていた方へのお知らせに変わります。メルさんの土曜日から抜けた2時の枠は、喜んで受け取ってくださった常連のお客様のものになりました。その日は満席のままで、誰も昼休みに電話をかけて回りませんでした。