Změňte zrušení v rezervaci pomocí čekací listiny

Mel vede kadeřnictví se čtyřmi křesly a sobota je její nejlepší den. Tahle byla plně obsazená už ve středu. Pak v 9:40 ráno přišla zpráva: klientka na druhou hodinu na barvení má doma nemocné dítě a nemůže přijít. Byla to nejdelší a nejcennější rezervace toho dne, a byla pryč. Starý postup byl neveselý. Rolovat v telefonu a snažit se vzpomenout, kdo se ptal na soboty, napsat čtyřem lidem a pak dostat dvě odpovědi v šest večer, když už byl den pryč. Většinou termín prostě zhasl.

Seznam lidí, kteří už řekli ano

Čekací listina to obrací. Je to seznam klientů, kteří vám už řekli, že mají zájem. Na obrazovce Waitlist vidí Mel všechny čekající, od nejnovějších. Každá karta ukazuje, jakou službu chtějí, jaká data a časy jim vyhovují, případnou poznámku a jak dávno se zapsali. Její stálí klienti mají navíc jednu věc: štítek s tím, kolik u ní za celou dobu utratili. Když je volný jeden termín a čeká šest lidí, tenhle štítek odpoví na tu těžkou otázku. Můžete nabídnout místo klientce, která k vám chodí roky, ne jen té, co napsala jako poslední.

Nabídněte termín jedním ťuknutím

Mel vybere Priyu, stálou klientku na barvení se slušným štítkem útraty, která si o přesně takovou sobotu řekla. Ťukne na Offer a slot, napíše „v sobotu ve dvě u Mel“ a odešle. Priyi přijde krátká zpráva, že se uvolnilo místo, s časem a odkazem na rezervaci. E-mail funguje rovnou, není co nastavovat. Pokud má salon připojené SMS nebo WhatsApp, objeví se i ty v rozbalovacím menu a Mel může vybrat to, co Priya opravdu čte.

Karta nabízí i jiné způsoby, jak to uzavřít. Je tam tlačítko pro zavolání jedním ťuknutím, kdyby raději volala. Je tam tlačítko Book now, které otevře novou rezervaci s už vyplněnou klientkou a její službou, pro ty, co odpoví „ano, objednejte mě“. Jakmile je termín obsazený, Mark booked tu klientku ze seznamu odstraní a všichni ostatní na něm zůstanou pro další volno.

Druhá hodina byla znovu obsazená dřív, než jsem dofoukala desátou klientku. Nikdo nikam nevolal a nikdo neprosil na Instagramu.

Automatická varianta pro chvíle, kdy máte ruce v melíru

Mel si ráda vybírá, kdo termín dostane. Pokud vy o tom nechcete přemýšlet vůbec, zrušení rezervace v Bookatu udělá práci za vás. Ve chvíli, kdy je rezervace zrušená, Bookatu hledá čekající klienty, jejichž požadavek uvolněnému termínu odpovídá. Kontroluje službu, konkrétního člena týmu, pokud si ho vyžádali, a rozmezí dat, které zadali. Pak napíše malé skupině nejlépe odpovídajících, seřazené podle toho, kolik u vás který klient utrácí, takže se o volnu dozvědí nejvěrnější klienti první.

Každá z těch nabídek nese odkaz na zabrání jedním ťuknutím. První klient, který na něj ťukne, si termín na místě zarezervuje. Kdo ťukne později, uvidí, že už je obsazený. Nabídky standardně odcházejí e-mailem, a pokud máte nastavené SMS a klient s nimi souhlasil, odejde nabídka i ve zprávě. Klienta, kterému už byla nabídka poslaná, systém znovu neobtěžuje.

Jak se klienti na seznam dostanou

Nic z toho nefunguje bez jmen na seznamu a Bookatu je sbírá přesně ve chvíli zklamání. Když si klient na vaší rezervační stránce vybere den a nic není volné, uvidí, že máte plno, a hned tam tlačítko Join the waitlist. Služba, kterou se pokoušel rezervovat, se přenese už vybraná. Dostanete také veřejný odkaz na čekací listinu, který můžete sdílet kdekoli, třeba v bio na Instagramu nebo v odpovědi na zprávu.

Přihlašovací formulář zabere asi minutu. Klient v něm nechá:

• Své jméno a k tomu telefon nebo e-mail, případně obojí.
• Službu, kterou chce, nebo jakoukoli službu, když mu jde jen o volné křeslo.
• Nejbližší a nejzazší datum, které mu vyhovuje.
• Jestli se hodí ráno, odpoledne nebo večer, a poznámku, pokud nějakou má.

Právě tenhle detail dělá z nabídek něco osobního místo spamu. Kdo si řekl o sobotní barvení, nikdy nedostane zprávu o úterním zastřižení. Celé se to zapíná v Settings, kde najdete What clients see a zapnete Waitlist.

Zrušení je ztráta jen tehdy, když termín zůstane prázdný

Zrušení nezmizí. Lidé onemocní a plány padnou, obvykle ve váš nejrušnější den. Změnit můžete to, co se stane v deseti minutách po tom, co ta zpráva dorazí. S čekací listinou se ze zrušení stane zpráva někomu, kdo doufal, že se ozvete. Druhá hodina, která Mel ze soboty vypadla, šla stálé klientce, která ji nadšeně vzala. Den zůstal plný a nikdo netrávil oběd voláním kolem dokola.