Aus einer Absage eine Buchung machen, mit der Warteliste
Dein bester Tag ist eine Nachricht davon entfernt, ein Loch zu haben. So füllt die Warteliste eine Absage am Samstag in Minuten, mit dem Platz für die Kunden, die schon danach gefragt haben.
Mel führt einen Friseursalon mit vier Stühlen, und der Samstag ist ihr bester Tag. Dieser war am Mittwoch ausgebucht. Dann kam um 9:40 Uhr eine Nachricht: Ihre Farbkundin um 14 Uhr hatte ein krankes Kind zu Hause und konnte nicht kommen. Das war ihre längste und wertvollste Buchung des Tages, weg. Die alte Routine war trostlos. Durchs Handy scrollen und versuchen sich zu erinnern, wer nach Samstagen gefragt hatte, vier Leuten schreiben, dann um 18 Uhr zwei Antworten bekommen, wenn der Tag längst vorbei war. Meistens starb der Platz einfach.
Eine Liste mit Leuten, die schon Ja gesagt haben
Die Warteliste dreht das um. Sie ist eine Liste von Kunden, die dir schon gesagt haben, dass sie rein wollen. Auf dem Bildschirm Waitlist sieht Mel alle, die warten, das Neueste zuerst. Jede Karte zeigt die gewünschte Leistung, die Tage und Zeiten, die passen, jede hinterlassene Notiz und wie lange jemand schon wartet. Ihre Stammkunden tragen noch etwas: eine Markierung, die zeigt, was sie über die Zeit bei ihr ausgegeben haben. Wenn es einen Platz und sechs Wartende gibt, beantwortet diese Markierung die schwere Frage. Du kannst den Platz der Kundin anbieten, die seit Jahren kommt, und nicht einfach der, die zuletzt geschrieben hat.
Den Platz mit einem Tipp anbieten
Mel wählt Priya, eine Farbstammkundin mit einer gesunden Markierung, die genau nach so einem Samstag gefragt hatte. Sie tippt auf Offer a slot, schreibt "Samstag um 14 Uhr bei Mel" und schickt es ab. Priya bekommt eine kurze Nachricht, dass ein Platz frei geworden ist, mit der Uhrzeit und einem Link zum Buchen. E-Mail funktioniert ohne Einrichtung. Hat der Salon SMS oder WhatsApp verbunden, tauchen sie ebenfalls in einer Auswahl auf, und Mel kann den Weg nehmen, den Priya tatsächlich liest.
Die Karte gibt ihr noch andere Wege, die Sache zu schließen. Es gibt einen Button zum Anrufen, wenn ihr das lieber ist. Es gibt einen Button Book now, der einen neuen Termin öffnet, in dem Kunde und Leistung schon eingetragen sind, für die, die mit "Ja, buch mich ein" antworten. Ist der Platz vergeben, nimmt Mark booked diesen Kunden von der Liste, und alle anderen bleiben für die nächste Lücke drauf.
Der Zwei-Uhr-Termin war neu vergeben, bevor ich mit meinem Zehn-Uhr-Föhnen fertig war. Niemand hat herumtelefoniert und niemand auf Instagram gebettelt.
Die automatische Fassung, für wenn du mitten in einer Folie steckst
Mel wählt gern selbst, wer den Platz bekommt. Wenn du darüber lieber gar nicht nachdenken willst, erledigt die Absage der Buchung in Bookatu die Arbeit für dich. In dem Moment, in dem eine Buchung abgesagt wird, sucht Bookatu Wartende, deren Wunsch zum frei gewordenen Platz passt. Es prüft die Leistung, die gewünschte Person aus dem Team, wenn es eine gab, und den angegebenen Zeitraum. Dann schreibt es einer kleinen Gruppe der besten Treffer, sortiert danach, wie viel jeder Kunde bei dir ausgibt, deine treuesten Kunden erfahren also zuerst von der Lücke.
Jedes dieser Angebote trägt einen Link zum Zugreifen. Der erste Kunde, der ihn antippt, bucht den Platz auf der Stelle. Wer später tippt, sieht, dass er schon vergeben ist. Angebote gehen standardmäßig per E-Mail raus, und wenn du SMS eingerichtet hast und der Kunde zugestimmt hat, geht das Angebot zusätzlich per SMS. Ein Kunde, dem die Lücke schon angeboten wurde, wird damit nicht noch einmal behelligt.
Wie Kunden auf die Liste kommen
Nichts davon funktioniert ohne Namen auf der Liste, und Bookatu sammelt sie genau im Moment der Enttäuschung. Wählt ein Kunde auf deiner Buchungsseite einen Tag und es ist nichts mehr frei, sieht er, dass du ausgebucht bist, mit einem Button Auf die Warteliste direkt daneben. Die Leistung, die er buchen wollte, wandert mit und ist schon ausgewählt. Du bekommst außerdem einen öffentlichen Wartelisten-Link, den du überall teilen kannst, etwa in deiner Instagram-Bio oder als Antwort auf eine Nachricht.
Das Formular zum Eintragen dauert etwa eine Minute. Ein Kunde hinterlässt:
- Seinen Namen, dazu eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse oder beides.
- Die gewünschte Leistung, oder irgendeine, wenn er einfach einen Stuhl will.
- Das früheste und das späteste Datum, die ihm passen.
- Ob Vormittage, Nachmittage oder Abende passen, und eine Notiz, wenn er eine hat.
Dieses Detail sorgt dafür, dass Angebote persönlich wirken und nicht wie Spam. Wer nach einem Farbtermin am Samstag gefragt hat, wird nie wegen eines Dienstagsschnitts angeschrieben. Um die Sache einzuschalten, öffne Settings, such What clients see und schalt Waitlist ein.
Eine Absage ist nur verloren, wenn der Platz leer bleibt
Absagen verschwinden nicht. Menschen werden krank und Pläne kippen, meistens an deinem vollsten Tag. Was du ändern kannst, ist, was in den zehn Minuten nach dieser Nachricht passiert. Mit einer Warteliste wird aus einer Absage eine Nachricht an jemanden, der gehofft hat, dass du dich meldest. Die 14 Uhr, die aus Mels Samstag gefallen war, ging an eine Stammkundin, die sich sehr gefreut hat. Der Tag blieb voll, und niemand hat seine Mittagspause mit Herumtelefonieren verbracht.
