Zamień odwołaną wizytę w nową rezerwację dzięki liście oczekujących

Mel prowadzi salon fryzjerski z czterema fotelami, a sobota to jej najlepszy dzień. Ta była zapełniona do ostatniego miejsca już w środę. Potem o 9:40 rano przyszedł SMS: klientka umówiona na 14:00 na koloryzację ma chore dziecko w domu i nie może przyjść. To była jej najdłuższa i najbardziej wartościowa rezerwacja tego dnia, przepadła. Stary sposób był ponury. Przewijanie kontaktów w telefonie i próba przypomnienia sobie, kto pytał o soboty, wiadomości do czterech osób, a potem dwie odpowiedzi o 18:00, kiedy dzień już się skończył. Najczęściej termin po prostu przepadał.

Lista ludzi, którzy już powiedzieli tak

Lista oczekujących to odwraca. To spis klientów, którzy już powiedzieli Ci, że chcą wejść. Na ekranie Waitlist Mel widzi wszystkich czekających, od najnowszych. Każda karta pokazuje usługę, o którą chodzi, pasujące daty i godziny, ewentualną notatkę i to, jak dawno ktoś się zapisał. Stali klienci mają jeszcze jedno: plakietkę z kwotą, którą u niej wydali przez ten czas. Gdy jest jeden wolny termin i sześć osób w kolejce, ta plakietka odpowiada na trudne pytanie. Możesz zaproponować miejsce klientce, która przychodzi od lat, a nie po prostu tej, która napisała ostatnia.

Zaproponuj termin jednym kliknięciem

Mel wybiera Priyę, stałą klientkę od koloryzacji z niezłą plakietką, która prosiła dokładnie o taką sobotę. Klika Offer a slot, wpisuje "Sobota o 14:00 u Mel" i wysyła. Priya dostaje krótką wiadomość, że zwolnił się termin, z godziną i linkiem do rezerwacji. E-mail działa od razu, nic nie trzeba ustawiać. Jeśli salon podłączył SMS albo WhatsApp, one też pojawiają się na rozwijanej liście, a Mel wybiera ten kanał, który Priya faktycznie czyta.

Karta daje jej też inne sposoby na domknięcie sprawy. Jest przycisk do zadzwonienia jednym kliknięciem, jeśli woli zatelefonować. Jest przycisk Book now, który otwiera nową wizytę z uzupełnionym klientem i jego usługą, dla tych, którzy odpiszą "tak, zapisz mnie". Kiedy termin jest już zajęty, Mark booked zdejmuje tego klienta z listy, a wszyscy inni zostają na niej do następnego wolnego miejsca.

Termin na 14:00 był zajęty, zanim skończyłam modelowanie z dziesiątej. Nikt nikogo nie obdzwaniał i nikt nie żebrał na Instagramie.

Wersja automatyczna, na chwile, gdy jesteś w połowie folii

Mel lubi sama decydować, kto dostanie termin. Jeśli wolisz w ogóle o tym nie myśleć, odwołanie rezerwacji w Bookatu zrobi to za Ciebie. W chwili odwołania Bookatu szuka czekających klientów, których prośba pasuje do zwolnionego terminu. Sprawdza usługę, wybraną osobę z zespołu, jeśli ktoś o nią prosił, i podany zakres dat. Potem wysyła wiadomość do małej grupy najlepiej dopasowanych osób, uszeregowanych według tego, ile u Ciebie wydają, więc najbardziej lojalni klienci dowiadują się o wolnym miejscu pierwsi.

Każda taka propozycja niesie link do zajęcia terminu jednym kliknięciem. Pierwszy klient, który go kliknie, rezerwuje termin od razu. Kto kliknie później, zobaczy, że miejsce jest już zajęte. Propozycje idą standardowo mailem, a jeśli masz podłączone SMS-y i klient wyraził zgodę, propozycja idzie też SMS-em. Klient, który dostał już propozycję tego terminu, nie jest nią zaczepiany drugi raz.

Jak klienci zapisują się na listę

Nic z tego nie zadziała bez nazwisk na liście, a Bookatu zbiera je dokładnie w momencie rozczarowania. Kiedy klient wybiera dzień na Twojej stronie rezerwacji i nic nie zostało, widzi informację o komplecie, a tuż obok przycisk zapisu na listę oczekujących. Usługa, którą próbował zarezerwować, przenosi się dalej, już zaznaczona. Dostajesz też publiczny link do listy, który możesz wkleić gdziekolwiek, na przykład w bio na Instagramie albo w odpowiedzi na wiadomość prywatną.

Formularz zapisu zajmuje około minuty. Klient zostawia:

• Imię i nazwisko oraz numer telefonu, adres e-mail albo jedno i drugie.
• Usługę, na której mu zależy, albo dowolną, jeśli chce po prostu wolny fotel.
• Najwcześniejszą i najpóźniejszą datę, która mu pasuje.
• Czy pasuje mu rano, po południu czy wieczorem, i notatkę, jeśli ma coś do dodania.

Właśnie te szczegóły sprawiają, że propozycje są osobiste, a nie spamerskie. Ktoś, kto prosił o sobotnią koloryzację, nigdy nie dostanie zaczepki o wtorkowe podcinanie. Żeby to wszystko włączyć, wejdź w Settings, znajdź What clients see i włącz Waitlist.

Odwołana wizyta jest stratą tylko wtedy, gdy termin zostaje pusty

Odwołania nie znikną. Ludzie chorują, a plany się sypią, zwykle w Twój najbardziej zajęty dzień. Możesz za to zmienić to, co dzieje się przez dziesięć minut po tym SMS-ie. Z listą oczekujących odwołanie zamienia się w wiadomość do kogoś, kto liczył na to, że się odezwiesz. Termin na 14:00, który wypadł z soboty Mel, poszedł do stałej klientki zachwyconej, że może go wziąć. Dzień został pełny, a nikt nie spędził przerwy na lunch, obdzwaniając ludzi.