在庫の表計算シートを、打ち直さずに Bookatu へ移す

物販をすでに表計算で管理しているとします。商品ごとに1行、列には Brand、Item、SKU、In Stock、Reorder At、Price、そして値下げした商品用の Sale Price があります。これで回っています。そこでいちばん聞きたくないのは、ちゃんとしたシステムに移すなら、閉店後に小さな画面で1品ずつ全部打ち直すことになる、という話でしょう。良い知らせがあります。その必要はありません。いま使っているシートを、そのまま Bookatu に渡せます。

シートを CSV で保存して、取り込む

CSV は、表計算をただのテキストとして保存したものです。Excel や Google Sheets では、名前を付けて保存、またはダウンロードを選び、CSV を指定します。あとは Bookatu の商品ページで Import を開き、そのファイルをアップロードするだけです。Bookatu は1行ずつ読み取り、それぞれに商品を作ります。一度に500行まで取り込めます。Bookatu にすでにあるものから始めたい場合は、先に Export を使ってください。編集できる在庫シートが手に入るので、表計算で直してそのまま Import に戻せます。

列名は自分のものを使い続けられる

打ち直しを省けるのは、ここのおかげです。多くのツールは、取り込む前に自分の列と相手の項目を対応づけさせます。それ自体がちょっとした手間です。Bookatu は、実際に使われている名前を認識します。Item や Product という列は商品名になります。In Stock は在庫数になります。Reorder At は、残り少ないと表示される水準になります。Brand、SKU、Price はそのままの意味で取り込まれます。テンプレートに合わせて見出しを付け替える作業は要りません。いまあるシートを、そのままアップロードするだけです。

Sale Price があると、元の価格に取り消し線が入る

シートに Sale Price の列があると、Bookatu はそれを現在の販売価格として扱い、隣に通常の Price を取り消し線つきで表示します。実際の値下げの見え方です。これは、セール価格が通常価格より本当に安いときだけ行われます。両方に同じ数字を入れれば、取り消し線は入りません。表計算で管理している値下げが、2つの価格がただ並んでいる状態ではなく、値下げとして表示されます。

SKU が一致すれば更新、重複はしない

SKU は、この取り込みを何度でも安全に行える理由になるコードです。取り込みのとき、Bookatu は各行の SKU を見ます。その SKU がすでにある商品のものなら、その行はその商品を更新します。新しい SKU なら、新しい商品を作ります。今日取り込んで、1か月販売して、翌月に更新したシートを取り込んでも、何も二重になりません。同じファイル、同じ SKU、きれいな更新が1回です。

• 最初の移行。表計算をまるごと一度取り込んで、手入力を省きます。
• まとまった価格改定。更新したシートを送れば、SKU が一致した商品に新しい価格が入ります。
• すでに扱っている商品の新しい入荷。一致するものを更新し、本当に新しいものを同じファイルで追加できます。
• 季節の値下げ。Sale Price の列を埋めて取り込み直せば、元の価格に取り消し線が入って表示されます。

価格だけのシートは、価格だけを変える

商品全体ではなく、金額だけを変えたいこともあります。簡素なシートは、まさにそれをします。名前、SKU、価格の列だけのファイルをアップロードすると、Bookatu はその部分だけを更新し、他は何も触りません。在庫数はリセットされません。写真も説明もカテゴリもそのままです。仕入先が値上げしたとき、他の商品情報を危険にさらさずに新しい価格だけ入れたい場合は、このシートを使ってください。

いま使っているシートを、そのままシステムに渡す。それがこの機能の全部です。

これまでの働き方を変える必要はまったくありません。表計算が気に入っているなら、そのまま使い続けてください。きれいな在庫シートが必要になったら Bookatu から新しく書き出し、使い慣れた場所で編集して、送り返せばよいのです。要するに、在庫を打ち込むのは一度だけで、それはもう済んでいます。Bookatu は、あなたのシートのある場所まで迎えに行きます。