Verhuis je voorraadspreadsheet naar Bookatu zonder alles over te typen

Stel dat je je verkoopproducten al in een spreadsheet bijhoudt. Een regel per product, met kolommen voor Brand, Item, SKU, In Stock, Reorder At, Price, en een Sale Price voor de dingen die je hebt afgeprijsd. Het werkt. Het laatste wat je wilt horen, is dat overstappen op een echt systeem betekent dat je alles opnieuw moet intypen, product voor product, op een klein scherm na sluitingstijd. Dus hier is het goede nieuws. Dat hoeft niet. Je kunt Bookatu gewoon de sheet geven die je al bijhoudt.

Sla je sheet op als CSV en importeer hem

Een CSV is niets meer dan je spreadsheet opgeslagen als platte tekst. In Excel of Google Sheets kies je Opslaan als, of Downloaden, en dan CSV. Daarna ga je in Bookatu naar je productenpagina, open je Import, en upload je dat bestand. Bookatu leest het regel voor regel en maakt voor elke regel een product aan. Er gaan tot 500 regels in een keer in. Wil je liever beginnen met wat Bookatu al heeft, gebruik dan eerst Export. Dat geeft je een volledige voorraadsheet die je in je spreadsheet kunt bewerken en meteen weer via Import terug kunt sturen.

Je houdt je eigen kolomnamen

Dit is het stuk dat het overtypen bespaart. De meeste tools laten je eerst hun velden aan die van jou koppelen voordat er iets binnenkomt, wat op zich al een klusje is. Bookatu herkent de namen die mensen echt gebruiken. Een kolom die Item of Product heet, wordt de productnaam. In Stock wordt het aantal op voorraad. Reorder At wordt het punt waarop een product als bijna op wordt gemarkeerd. Brand, SKU en Price komen binnen als zichzelf. Je zit niet koppen te hernoemen om bij een sjabloon te passen. Je uploadt de sheet die je al hebt.

Een Sale Price toont de oude prijs doorgestreept

Heeft je sheet een kolom Sale Price, dan behandelt Bookatu die als de huidige verkoopprijs en toont hij de gewone Price er doorgestreept naast, zoals een echte afprijzing eruitziet. Dat gebeurt alleen als de actieprijs echt lager is dan de gewone prijs. Zet je in allebei hetzelfde getal, dan wordt er niets doorgestreept. Zo komen de afprijzingen die je al in je spreadsheet bijhoudt binnen als afprijzingen, en niet als twee prijzen die naast elkaar staan.

Overeenkomende SKU's werken bij, ze verdubbelen niet

De SKU is de code die het veilig maakt om dit vaker dan een keer te doen. Bij het importeren kijkt Bookatu naar de SKU op elke regel. Hoort die SKU al bij een product, dan werkt de regel dat product bij. Is de SKU nieuw, dan maakt hij een nieuw product. Je kunt dus vandaag importeren, een maand verkopen, en volgende maand een bijgewerkte sheet importeren zonder dat er iets dubbel komt. Zelfde bestand, zelfde SKU's, een schone update.

• De eerste verhuizing. Breng je hele spreadsheet in een keer binnen en sla het handmatig invoeren over.
• Een prijswijziging over een hele lijn. Stuur een bijgewerkte sheet en laat de overeenkomende SKU's de nieuwe prijzen overnemen.
• Een nieuwe levering van lijnen die je al voert. Werk de bestaande bij en voeg de echt nieuwe toe in hetzelfde bestand.
• Een seizoensafprijzing. Vul de kolom Sale Price in en importeer opnieuw om de oude prijs doorgestreept te tonen.

Een sheet met alleen prijzen verandert alleen prijzen

Soms wil je alleen het geld veranderen, niet het hele product. Een slanke sheet doet precies dat. Upload je een bestand met alleen de kolommen naam, SKU en prijs, dan werkt Bookatu alleen die bij en laat het de rest met rust. Je voorraadaantallen worden niet gereset. Je foto's, beschrijvingen en categorieen blijven waar ze zijn. Dit is de sheet om te gebruiken als een leverancier zijn prijzen verhoogt en je de nieuwe bedragen erin wilt zetten zonder de rest van je assortiment te riskeren.

Geef het systeem de sheet die je al bijhoudt. Dat is het hele idee.

Niets hiervan vraagt je om te veranderen hoe je al werkt. Houd je spreadsheet als je hem fijn vindt. Exporteer een verse kopie uit Bookatu wanneer je een schone voorraadsheet wilt, bewerk hem waar je je prettig bij voelt, en stuur hem terug. Het punt is dat je voorraad maar een keer ingetypt wordt, en dat heb jij al gedaan. Bookatu komt je sheet gewoon tegemoet waar hij nu is.