Gör om ditt pappersformulär till ett kunderna signerar online

Nästan varje salong, klinik och studio har redan ett samtyckesformulär. Det är ett Word-dokument, eller en PDF som en tidigare chef gjorde, eller ett papper någon laminerade till receptionen. Formuläret är inte problemet. Det som hindrade det från att bli digitalt var tanken på att knappa in varje fråga i ett nytt verktyg. Så pappret blev kvar, och kunderna fortsatte fylla i det på ett skrivunderlägg.

Du behöver inte knappa in det igen. Har du filen kan du börja från den.

Ladda upp det och börja från ett utkast, inte ett tomt blad

Öppna Clients, sedan Forms, så ser du en panel som heter Import from PDF bredvid formulärverktyget. Välj din fil så läser Bookatu texten och gör om den till ett utkast, fråga för fråga. Ett formulär som tog en eftermiddag att skriva blir en utgångspunkt du har framför dig på några sekunder.

Vad den gör med dina frågor

Den slänger inte bara in texten i en enda ruta. Den läser formulärets uppbyggnad och väljer ett vettigt fält för varje del.

• Namn, e-post och telefon blir fält som fyller i sig själva från kundens bokning, så att de slipper skriva in det du redan har.
• En rad kunden skriver under, som att godkänna att riskerna är förstådda, blir en samtyckestext som måste kryssas i.
• En ja- eller nej-fråga blir ett enda val, och en lista att välja ur blir en uppsättning alternativ.
• Signaturraden längst ner blir en ruta kunden ritar i med fingret.

Den utelämnar också de delar som är till för dig, inte för kunden. En terapeuts hudanalys, en behandlingsplan, en ruta för personalens anteckningar: det är dina arbetsanteckningar, inte något kunden fyller i, så de hålls utanför kundens version.

Du läser det innan någon annan gör det

Utkastet är avstängt när det landar. Ingenting är live förrän du säger till. Läs det uppifrån och ner, byt namn på ett fält, markera de som betyder något som obligatoriska, ta bort en fråga du inte längre ställer. Ser det rätt ut slår du på det och kryssar i de tjänster som ska kräva det. Från och med då beter det sig som vilket formulär du än byggt för hand.

När det går snabbare att skriva av det

Importen läser text, så den behöver en fil som faktiskt innehåller text. En PDF exporterad från Word eller Google Docs är perfekt. Ett foto av ett utskrivet papper, eller en inskanning, är bara en bild utan text under, så det finns ingenting att läsa. Är det allt du har går det snabbare att bygga formuläret i verktyget. De flesta samtyckesformulär är korta, och fälttyperna står och väntar.

Hur du än gör hamnar du på samma ställe. Ett formulär dina kunder fyller i och skriver under i mobilen innan de kommer, med svaren sparade mot bokningen. Skillnaden är bara hur du tog dig dit, och har du redan filen behöver du inte börja från ingenting.