Aus deinem Einwilligungsformular auf Papier wird eines, das Kunden online unterschreiben

Fast jeder Salon, jede Praxis und jedes Studio hat schon ein Einwilligungsformular. Es ist ein Word-Dokument, ein PDF von einem früheren Manager oder eine Seite, die jemand für den Empfang laminiert hat. Das Formular ist nicht das Problem. Was es vom Digitalwerden abgehalten hat, war der Gedanke, jede Frage in ein neues Werkzeug abzutippen. Also blieb das Papier, und Kunden füllten es weiter auf einem Klemmbrett aus.

Du musst es nicht abtippen. Wenn du die Datei hast, kannst du von ihr aus starten.

Lad es hoch und starte mit einem Entwurf statt mit einer leeren Seite

Öffne Clients, dann Forms, und du siehst neben dem Formulareditor ein Feld Import from PDF. Wähl deine Datei, und Bookatu liest den Text und macht daraus Frage für Frage einen Entwurf. Aus einem Formular, an dem du einen Nachmittag geschrieben hast, wird ein Startpunkt, der in ein paar Sekunden vor dir liegt.

Was es mit deinen Fragen macht

Es kippt den Text nicht einfach in einen Kasten. Es liest die Form des Formulars und wählt für jeden Teil ein sinnvolles Feld.

• Name, E-Mail und Telefonnummer werden zu Feldern, die sich aus der Buchung des Kunden selbst ausfüllen, er tippt also nicht ab, was du schon hast.
• Eine Zeile, gegen die der Kunde unterschreibt, etwa dass er die Risiken verstanden hat, wird zu einer Einwilligungserklärung, die er ankreuzen muss.
• Aus einer Ja-oder-Nein-Frage wird eine Einfachauswahl, und aus einer Liste zum Auswählen wird ein Satz Optionen.
• Aus der Unterschriftszeile unten wird ein Kasten, in den der Kunde mit dem Finger zeichnet.

Es lässt außerdem die Teile weg, die für dich sind und nicht für den Kunden. Die Hautanalyse einer Kosmetikerin, ein Behandlungsplan, ein Feld für Notizen des Teams: Das sind deine Arbeitsnotizen und nichts, was der Kunde ausfüllt, deshalb bleiben sie aus seiner Fassung heraus.

Du liest es, bevor es jemand anders tut

Der Entwurf ist ausgeschaltet, wenn er ankommt. Nichts ist live, bevor du es sagst. Lies ihn von oben nach unten, benenn ein Feld um, markier die als Pflicht, auf die es ankommt, lösch eine Frage, die du nicht mehr stellst. Wenn es richtig aussieht, schalt ihn ein und kreuz die Leistungen an, die ihn verlangen sollen. Ab da verhält er sich wie jedes Formular, das du von Hand gebaut hast.

Wann du es lieber abtippst

Der Import liest Text, er braucht also eine Datei, die auch Text enthält. Ein PDF aus Word oder Google Docs ist perfekt. Ein Foto einer gedruckten Seite oder ein Scan ist nur ein Bild ohne Text darunter, es gibt also nichts zu lesen. Wenn das alles ist, was du hast, geht es schneller, das Formular im Editor zu bauen. Die meisten Einwilligungsformulare sind kurz, und die Feldtypen warten schon.

So oder so landest du am selben Ort. Ein Formular, das deine Kunden vor ihrem Besuch auf dem Handy ausfüllen und unterschreiben, mit den Antworten an ihrer Buchung. Der Unterschied ist nur der Weg dorthin, und wenn du die Datei schon hast, musst du nicht bei null anfangen.