Convierte tu formulario de consentimiento en papel en uno que se firma online

Casi todos los salones, clínicas y estudios ya tienen un formulario de consentimiento. Es un documento de Word, o un PDF que hizo un encargado anterior, o una hoja que alguien plastificó para el mostrador. El formulario no es el problema. Lo que impedía pasarlo a digital era la idea de volver a escribir cada pregunta en una herramienta nueva. Así que el papel se quedó, y los clientes siguieron rellenándolo en un portapapeles.

No hace falta que lo reescribas. Si tienes el archivo, puedes partir de él.

Súbelo y parte de un borrador, no de una página en blanco

Abre Clients y luego Forms, y verás un panel Import from PDF al lado del editor de formularios. Elige tu archivo y Bookatu lee el texto y lo convierte en un borrador de formulario, pregunta a pregunta. Un formulario que costó una tarde escribir se convierte en un punto de partida que tienes delante en unos segundos.

Qué hace con tus preguntas

No se limita a volcar el texto en una casilla. Lee la forma del formulario y elige un campo razonable para cada parte.

• El nombre, el correo y el teléfono se convierten en campos que se rellenan solos desde la reserva del cliente, para que no vuelva a escribir lo que ya tienes.
• Una línea contra la que firma el cliente, como aceptar que entiende los riesgos, se convierte en una cláusula de consentimiento que tiene que marcar.
• Una pregunta de sí o no se convierte en una elección única, y una lista para elegir se convierte en un conjunto de opciones.
• La línea de firma del final se convierte en un recuadro en el que el cliente dibuja con el dedo.

También deja fuera las partes que son para ti y no para el cliente. El análisis de piel de una esteticista, un plan de tratamiento, una casilla para notas del personal: esas son tus notas de trabajo, no algo que rellene el cliente, así que se quedan fuera de su versión.

Tú lo lees antes que nadie

El borrador llega desactivado. Nada está publicado hasta que tú lo dices. Léelo de arriba abajo, cambia el nombre de un campo, marca como obligatorios los que importan, borra una pregunta que ya no haces. Cuando lo veas bien, actívalo y marca los servicios que deberían exigirlo. A partir de ahí se comporta como cualquier formulario que hubieras montado a mano.

Cuándo conviene escribirlo a mano

La importación lee texto, así que necesita un archivo que contenga texto de verdad. Un PDF exportado desde Word o Google Docs es perfecto. Una foto de una hoja impresa, o un escaneo, es solo una imagen sin texto debajo, así que no hay nada que leer. Si eso es todo lo que tienes, se tarda menos en montar el formulario en el editor. La mayoría de los consentimientos son cortos, y los tipos de campo están ahí esperando.

En cualquiera de los dos casos acabas en el mismo sitio. Un formulario que tus clientes completan y firman en el móvil antes de llegar, con las respuestas guardadas junto a su reserva. La única diferencia es cómo llegaste hasta ahí, y si ya tienes el archivo, no tienes que empezar de cero.