Transformez votre formulaire de consentement papier en un formulaire signé en ligne

Presque tous les salons, instituts et studios ont déjà un formulaire de consentement. C'est un document Word, ou un PDF fabriqué par un ancien gérant, ou une page que quelqu'un a plastifiée pour l'accueil. Le formulaire n'est pas le problème. Ce qui l'a empêché de passer au numérique, c'est l'idée de retaper chaque question dans un nouvel outil. Alors le papier est resté, et les clients ont continué à le remplir sur une planchette.

Vous n'avez pas à le retaper. Si vous avez le fichier, vous pouvez partir de là.

Envoyez-le et partez d'un brouillon, pas d'une page blanche

Ouvrez Clients, puis Forms, et vous verrez un panneau Import from PDF à côté du constructeur de formulaires. Choisissez votre fichier, Bookatu en lit le texte et le transforme en brouillon de formulaire, question par question. Un formulaire qui a demandé un après-midi de rédaction devient un point de départ que vous avez sous les yeux en quelques secondes.

Ce qu'il fait de vos questions

Il ne se contente pas de déverser le texte dans une seule case. Il lit la structure du formulaire et choisit un champ adapté pour chaque partie.

• Le nom, l'e-mail et le téléphone deviennent des champs qui se remplissent tout seuls à partir de la réservation du client, il ne retape donc pas ce que vous avez déjà.
• Une ligne que le client paraphe, par exemple pour reconnaître qu'il a compris les risques, devient une déclaration de consentement qu'il doit cocher.
• Une question par oui ou non devient un choix unique, et une liste dans laquelle piocher devient un ensemble d'options.
• La ligne de signature en bas devient un cadre dans lequel le client trace avec son doigt.

Il laisse aussi de côté les parties qui vous sont destinées, pas au client. L'analyse de peau d'une praticienne, un plan de soin, une case pour les notes de l'équipe : ce sont vos notes de travail, pas quelque chose que le client remplit, elles ne figurent donc pas dans sa version.

Vous le lisez avant tout le monde

Le brouillon arrive désactivé. Rien n'est en ligne tant que vous ne l'avez pas décidé. Lisez-le de haut en bas, renommez un champ, marquez comme obligatoires ceux qui comptent, supprimez une question que vous ne posez plus. Quand il vous convient, activez-le et cochez les prestations qui doivent l'exiger. À partir de là, il se comporte comme n'importe quel formulaire que vous auriez construit à la main.

Quand mieux vaut le saisir à la main

L'import lit du texte, il lui faut donc un fichier qui contient réellement du texte. Un PDF exporté depuis Word ou Google Docs est parfait. La photo d'une page imprimée, ou un scan, n'est qu'une image sans texte en dessous, il n'y a donc rien à lire. Si c'est tout ce que vous avez, il est plus rapide de construire le formulaire dans l'éditeur. La plupart des formulaires de consentement sont courts, et les types de champs vous attendent déjà.

Dans les deux cas, vous arrivez au même endroit. Un formulaire que vos clients remplissent et signent sur leur téléphone avant d'arriver, avec les réponses conservées avec leur réservation. La seule différence, c'est le chemin parcouru, et si vous avez déjà le fichier, vous n'avez pas à partir de rien.