Maak van je papieren toestemmingsformulier er een dat klanten online tekenen

Bijna elke salon, kliniek en studio heeft al een toestemmingsformulier. Het is een Word-document, of een PDF die een vorige manager maakte, of een velletje dat iemand voor de balie liet lamineren. Het formulier is niet het probleem. Wat het tegenhield om digitaal te worden, was het idee elke vraag opnieuw in een nieuwe tool te moeten typen. Dus bleef het papier, en bleven klanten het op een klembord invullen.

Je hoeft het niet over te typen. Heb je het bestand, dan kun je daarmee beginnen.

Upload hem en begin met een concept, niet met een leeg vel

Open Clients, dan Forms, en je ziet naast de formulierenbouwer een paneel Import from PDF. Kies je bestand en Bookatu leest de tekst en maakt er vraag voor vraag een conceptformulier van. Een formulier waar een middag in ging wordt een startpunt dat je binnen een paar seconden voor je hebt.

Wat het met je vragen doet

Het kiepert de tekst niet zomaar in een vak. Het leest de opbouw van het formulier en kiest voor elk onderdeel een passend veld.

• Naam, e-mail en telefoon worden velden die zichzelf invullen vanuit de boeking van de klant, zodat ze niet overtypen wat je al hebt.
• Een regel waar de klant onder tekent, bijvoorbeeld dat ze de risico's begrijpen, wordt een toestemmingsverklaring die ze moeten aanvinken.
• Een ja-of-nee-vraag wordt een enkelvoudige keuze, en een lijstje om uit te kiezen wordt een reeks opties.
• De handtekeningregel onderaan wordt een vak waarin de klant met een vinger tekent.

Het laat ook de stukken weg die voor jou zijn en niet voor de klant. De huidanalyse van een therapeut, een behandelplan, een vak voor notities van je team: dat zijn jouw werkaantekeningen en niet iets wat de klant invult, dus die blijven buiten de versie van de klant.

Jij leest het voordat iemand anders dat doet

Het concept staat uit als het binnenkomt. Er gaat niets live tot jij dat zegt. Lees het van boven naar beneden, hernoem een veld, maak de velden die ertoe doen verplicht, verwijder een vraag die je niet meer stelt. Ziet het er goed uit, zet het dan aan en vink de diensten aan waarvoor het verplicht is. Vanaf dat moment gedraagt het zich als elk formulier dat je zelf gebouwd hebt.

Wanneer je het beter kunt uittypen

De import leest tekst, dus er moet een bestand zijn dat echt tekst bevat. Een PDF uit Word of Google Docs is perfect. Een foto van een geprinte pagina, of een scan, is alleen een afbeelding zonder tekst eronder, dus er valt niets te lezen. Is dat alles wat je hebt, dan ben je sneller klaar door het formulier in de editor te bouwen. De meeste toestemmingsformulieren zijn kort, en de veldtypes staan klaar.

Hoe dan ook kom je op dezelfde plek uit. Een formulier dat je klanten op hun telefoon invullen en tekenen voordat ze komen, met de antwoorden bewaard bij hun boeking. Het verschil zit alleen in hoe je er kwam, en heb je het bestand al, dan hoef je niet bij nul te beginnen.