Vet vad din produkthylla är värd

Nadias salong har en hylla vid spegeln i entrén. Hudvård på översta raden, nagellack i mitten, hårvård längst ner. Kunderna plockar upp saker medan de väntar, och en bra vecka tömmer halva. I tre år var den hyllan lite av ett mysterium för henne. Hon visste ungefär vad som såldes, men hon hade inte kunnat säga hur många flaskor leave-in-balsam som stod där, eller vad hela hyllan var värd om någon frågade. När hennes lackleverantör ringde för att ta en beställning gissade hon. Vissa veckor tog nyansen som alla ville ha slut, medan hon satt på tolv av en som ingen rörde.

Slå på koll, en produkt i taget

Du behöver inte följa allt från dag ett. I Bookatu har varje produkt ett lagerfält. Skriv en siffra i det så följs produkten från och med då. Lämna det tomt så följs den inte alls, vilket är helt okej för en tester eller ett tillägg du inte räknar. Nadia började med de tio saker som faktiskt rör på sig. Två rengöringar, ett serum, tre lack, ett leave-in, ett torrschampo och två håroljor. Hon räknade vad som stod på hyllan, skrev in de siffrorna, och det var hela installationen.

Varje produkt kan också bära en beställningspunkt, nivån där du vill bli petad om att köpa mer. Lämna den tom så blir den tre. När en produkt sjunker till eller under den siffran flaggas den som låg. Når den noll flaggas den som slut. Du drar gränsen en gång, i stället för att bevaka hyllan varje dag.

Se vad som är lågt, vad som är slut och vad alltihop är värt

När några produkter väl följs sköter produktsidan bevakningen åt dig. Nära toppen står en rad i stil med "Time to reorder: 2 out of stock, 3 running low", så du får kortlistan utan att scrolla. Allt på eller under sin beställningspunkt bär taggen Low stock. Allt på noll bär taggen Out of stock. Nadia slutade upptäcka att något var slut först när en kund frågade efter det hon just hade sålt det sista av.

Produktsidan visar nu också ett totalt lagervärde över allt du följer. Det är den enkla summan av varje produkts saldo gånger dess pris, visad i din egen valuta. Åtta rengöringar à fyrtio dollar och tio lack à arton, och summan räknar alla. Det här är en butikssiffra, priset du skulle sälja för, inte vad du betalade din leverantör. Det finns inget separat inköpsprisfält per produkt, så värdet är din hylla prissatt i kassan. Samma siffra följer med i lagerexporten också, med ett butiksvärde på varje rad, så arket du lämnar över har redan räkningen gjord.

Siffran som betyder något

En siffra låter litet tills du behöver den. Här är tillfällena då ägare griper efter den:

• Beställning. När du kan se vilka produkter som håller på att ta slut och ungefär vad var och en är värd lägger du en vettig order i stället för ett panikköp eller en hylla full av dött lager.
• Försäkring. Går något fel, en läcka eller ett inbrott, vill ditt försäkringsbolag ha ett värde på lagret du förlorade. En hylla du kan prissätta på stället är mycket lättare att anmäla än en grov gissning ur minnet.
• Skatt och bokslut. Din redovisningskonsult behöver ofta ett lagervärde vid ett bestämt datum. Att ha det klart, med en historik bakom sig, sparar skokartongsarkeologin senare.
• Dött lager. Värderaden visar stillsamt pengarna som står still. Har en nyans inte rört sig på flera månader är det kontanter på en hylla, och nu kan du realisera den eller sluta beställa hem den.

En hylla du inte kan räkna är pengar du inte kan se.

Håll räkningen ärlig när leveranserna kommer

Räkningen stämmer bara om du matar den. När en leverans kommer öppnar du vyn för att ta emot lager, registrerar vad som kom in, och de antalen läggs till det som redan står på hyllan. Du kan sätta ett styckpris på varje rad om du vill ha det till dina egna noteringar om varukostnad. Nadia gör sina medan hon packar upp lådan, så att hyllan på skärmen stämmer med hyllan på väggen innan vattnet har kokat upp.

Allt som ändrar ett saldo hamnar i lagerhistoriken. En försäljning, en leverans, en justering, en inventering, en återbetalning. Varje rad bär ett plus eller ett minus, en orsak och en notering, och du kan exportera alltihop som en CSV. Det är det som gör "jag tror vi hade ungefär tjugo" till en rad din redovisningskonsult faktiskt kan använda.

Inget av det här kräver ett stort system eller en ledig eftermiddag. Sätt en siffra på de produkter du bryr dig om, kasta ett öga på beställningsraden när du öppnar, och låt värdesumman berätta vad din hylla håller. Hyllan slutar vara hörnet av salongen som ingen bevakar och blir ett du kan planera kring.