Sapere quanto vale il tuo scaffale di prodotti

Il salone di Nadia ha uno scaffale accanto allo specchio all'ingresso. Cosmetici sul ripiano in alto, smalti al centro, prodotti per capelli sotto. Le clienti prendono in mano le cose mentre aspettano, e una buona settimana ne svuota metà. Per tre anni quello scaffale è stato un po' un mistero per lei. Sapeva più o meno cosa si vendeva, ma non ti avrebbe saputo dire quante boccette di balsamo senza risciacquo ci fossero, né quanto valesse tutto lo scaffale se qualcuno glielo avesse chiesto. Quando il fornitore di smalti la chiamava per un riordino, tirava a indovinare. Certe settimane finiva la tonalità che volevano tutte e le restavano dodici pezzi di una che nessuno toccava.

Attiva la gestione, un prodotto alla volta

Non devi seguire tutto dal primo giorno. In Bookatu ogni prodotto ha un campo per la giacenza. Ci scrivi dentro un numero e da quel momento quel prodotto viene seguito. Lo lasci vuoto e non viene seguito affatto, il che va benissimo per un tester o per un extra che non conti. Nadia ha cominciato dalle dieci cose che si muovono davvero. Due detergenti, un siero, tre smalti, un balsamo senza risciacquo, uno shampoo secco e due oli per capelli. Ha contato cosa c'era sullo scaffale, ha scritto quei numeri, e la configurazione era tutta lì.

Ogni prodotto può portarsi anche una soglia di riordino, il livello a cui vuoi una spinta a comprarne altri. Lasciala vuota e vale tre. Quando un prodotto scende a quel numero o sotto, viene segnalato come in esaurimento. Quando arriva a zero, viene segnalato come esaurito. Stai tracciando la riga una volta sola, non stai a guardare lo scaffale ogni giorno.

Vedi cosa sta finendo, cosa è esaurito e quanto vale tutto

Una volta che qualche prodotto è seguito, è la pagina dei prodotti a guardare per te. In alto c'è una riga che dice qualcosa come «Time to reorder: 2 out of stock, 3 running low», così hai l'elenco senza scorrere. Tutto quello che è a soglia di riordino o sotto indossa un'etichetta Low stock. Tutto quello che è a zero indossa un'etichetta Out of stock. Nadia ha smesso di scoprire di essere a secco solo quando una cliente le chiedeva la cosa di cui aveva appena venduto l'ultimo pezzo.

La pagina dei prodotti adesso mostra anche un valore totale del magazzino su tutto quello che segui. È la semplice somma della quantità disponibile di ogni prodotto per il suo prezzo, mostrata nella tua valuta. Otto detergenti a quaranta euro e dieci smalti a diciotto, e il totale li conta tutti. È una cifra a prezzo di vendita, cioè il prezzo a cui lo venderesti, non quello che hai pagato al fornitore. Non c'è un campo separato per il costo di ogni prodotto, quindi il valore è il tuo scaffale ai prezzi di cassa. La stessa cifra viaggia anche nell'export del magazzino, con un valore di vendita su ogni riga, così il foglio che consegni ha già i conti fatti.

Il numero che conta

Un numero solo sembra poca cosa finché non ti serve. Ecco quando i titolari ci si aggrappano:

• Riordinare. Quando vedi quali prodotti stanno finendo e più o meno quanto vale ciascuno, fai un ordine sensato invece di un acquisto in preda al panico o di uno scaffale pieno di merce ferma.
• Assicurazione. Se qualcosa va storto, una perdita d'acqua o un furto, l'assicuratore vuole un valore della merce che hai perso. Uno scaffale che sai valorizzare sul momento è molto più facile da far risarcire di una stima a memoria.
• Tasse e fine anno. Il commercialista chiede spesso una cifra di magazzino a una data precisa. Averla pronta, con un registro dietro, ti risparmia la ricostruzione a scatola di scarpe.
• Merce ferma. La riga del valore ti mostra in silenzio i soldi che stanno fermi. Se una tonalità non si muove da mesi, quella è cassa su uno scaffale, e adesso puoi metterla in saldo o smettere di riordinarla.

Uno scaffale che non sai contare sono soldi che non riesci a vedere.

Tieni onesto il conto man mano che arrivano le consegne

Il conto resta giusto solo se lo alimenti. Quando arriva una consegna, apri la schermata di carico, registra quello che è arrivato, e quelle quantità si sommano a quello che è già sullo scaffale. Puoi mettere un costo unitario su ogni riga, se ti serve per i tuoi appunti sul costo del venduto. Nadia fa la sua mentre disfa lo scatolone, così lo scaffale sullo schermo corrisponde allo scaffale sul muro prima che l'acqua abbia bollito.

Tutto quello che muove un conteggio finisce nel registro di magazzino. Una vendita, una consegna, una rettifica, un inventario, un rimborso. Ogni riga porta un più o un meno, un motivo e una nota, e puoi esportare il tutto in CSV. È questo che trasforma un mi pare ne avessimo una ventina in una riga che il tuo commercialista può usare davvero.

Niente di tutto questo richiede un sistema enorme o un pomeriggio libero. Metti un numero sui prodotti che ti interessano, dai un'occhiata alla riga del riordino quando apri, e lascia che il totale del valore ti dica cosa sta tenendo il tuo scaffale. Lo scaffale smette di essere l'angolo del salone che nessuno guarda e diventa uno su cui puoi fare programmi.