Saiba quanto vale a sua prateleira de retalho

O salão da Nadia tem uma prateleira ao lado do espelho da entrada. Cosmética na fila de cima, vernizes no meio, produtos de cabelo em baixo. Os clientes pegam nas coisas enquanto esperam, e uma boa semana leva metade. Durante três anos aquela prateleira foi um bocado um mistério para ela. Sabia mais ou menos o que se vendia, mas não conseguiria dizer quantos frascos de condicionador sem enxaguamento estavam ali, nem quanto valia a prateleira toda se alguém perguntasse. Quando o fornecedor de vernizes ligava a tirar a encomenda, ela adivinhava. Nalgumas semanas ficava sem o tom que toda a gente queria e tinha doze de um que ninguém tocava.

Ligue o controlo, um produto de cada vez

Não tem de controlar tudo logo no primeiro dia. No Bookatu, cada produto tem um campo de stock. Escreva lá um número e esse produto passa a ser controlado. Deixe em branco e não é controlado de todo, o que serve para um tester ou um extra que não está a contar. A Nadia começou pelas dez coisas que se mexem mesmo. Dois desmaquilhantes, um sérum, três vernizes, um condicionador sem enxaguamento, um champô seco e dois óleos de cabelo. Contou o que estava na prateleira, escreveu esses números, e a configuração foi essa.

Cada produto também pode levar um ponto de encomenda, o nível a partir do qual quer um aviso para comprar mais. Deixe em branco e fica em três por defeito. Quando um produto desce a esse número ou abaixo dele, é assinalado como a acabar. Quando chega a zero, é assinalado como esgotado. Está a definir a linha uma vez, não a vigiar a prateleira todos os dias.

Veja o que está a acabar, o que acabou e quanto vale tudo

Assim que alguns produtos estiverem controlados, a página de produtos vigia por si. Perto do topo há uma linha que diz uma coisa do género «Time to reorder: 2 out of stock, 3 running low», por isso fica com a lista curta sem precisar de rolar. Tudo o que estiver no ponto de encomenda ou abaixo dele usa uma etiqueta Low stock. Tudo o que estiver a zero usa uma etiqueta Out of stock. A Nadia deixou de descobrir que estava sem um produto só quando uma cliente lhe pedia aquilo de que ela tinha acabado de vender o último.

A página de produtos passou também a mostrar um valor total de stock em tudo o que controla. É a soma simples da quantidade em mão de cada produto vezes o preço dele, mostrada na sua própria moeda. Oito desmaquilhantes a quarenta dólares e dez vernizes a dezoito, e o total conta-os a todos. É um valor a preço de venda, o preço por que o venderia, e não o que pagou ao fornecedor. Não há um campo de custo separado por produto, por isso o valor é a sua prateleira ao preço da caixa. O mesmo valor vai também na exportação de stock, com um valor de venda em cada linha, para que a folha que entrega já tenha as contas feitas.

O número que interessa

Um número parece pouco até se precisar dele. Eis onde os donos lhe pegam:

• Encomendas. Quando consegue ver que produtos estão a acabar e mais ou menos quanto vale cada um, faz uma encomenda sensata em vez de uma compra em pânico ou de uma prateleira cheia de stock parado.
• Seguros. Se alguma coisa correr mal, uma infiltração ou um assalto, a seguradora quer um valor para o stock que perdeu. Uma prateleira que consegue avaliar na hora é muito mais fácil de participar do que um palpite de memória.
• Impostos e fecho de ano. O seu contabilista costuma precisar de um valor de stock numa data certa. Tê-lo pronto, com um registo por trás, poupa-lhe a reconstrução a partir da caixa dos papéis.
• Stock parado. A linha do valor mostra-lhe com discrição o dinheiro que está quieto. Se um tom não se mexe há meses, aquilo é dinheiro numa prateleira, e agora pode pô-lo em saldo ou deixar de o encomendar.

Uma prateleira que não consegue contar é dinheiro que não consegue ver.

Mantenha a contagem honesta à medida que as entregas chegam

A contagem só se mantém certa se a alimentar. Quando chegar uma entrega, abra o ecrã de entrada de stock, registe o que veio, e essas quantidades somam-se ao que já está na prateleira. Pode pôr um custo unitário em cada linha se quiser isso para as suas próprias notas de custo. A Nadia faz as dela enquanto desembala a caixa, para que a prateleira do ecrã bata certo com a prateleira da parede antes de a chaleira ferver.

Tudo o que mexe uma contagem entra no registo de stock. Uma venda, uma entrega, um ajuste, um inventário, um reembolso. Cada linha leva um mais ou um menos, um motivo e uma nota, e pode exportar o conjunto em CSV. É isso que transforma «acho que tínhamos uns vinte» numa linha que o seu contabilista consegue mesmo usar.

Nada disto pede um grande sistema nem uma tarde livre. Ponha um número nos produtos que lhe interessam, dê uma olhadela à linha das encomendas quando abrir a porta, e deixe o total do valor dizer-lhe o que a prateleira está a segurar. A prateleira deixa de ser o canto do salão que ninguém vigia e passa a ser um canto com que consegue contar.