Wissen, was dein Verkaufsregal wert ist

Nadias Salon hat ein Regal beim vorderen Spiegel. Hautpflege in der obersten Reihe, Nagellack in der Mitte, Haarpflege darunter. Kundinnen nehmen beim Warten etwas in die Hand, und eine gute Woche räumt die Hälfte davon ab. Drei Jahre lang war dieses Regal ihr ein kleines Rätsel. Sie wusste ungefähr, was sich verkaufte, aber sie hätte dir nicht sagen können, wie viele Flaschen der Leave-in-Spülung dastanden oder was das ganze Regal wert wäre, wenn jemand fragte. Wenn ihr Lacklieferant anrief, um eine Nachbestellung aufzunehmen, hat sie geraten. In manchen Wochen war der Farbton aus, den alle wollten, und zwölf Stück von einem standen da, den niemand anfasste.

Schalt die Führung ein, ein Produkt nach dem anderen

Du musst nicht am ersten Tag alles führen. In Bookatu hat jedes Produkt ein Feld für den Bestand. Trag eine Zahl ein, und dieses Produkt wird ab dann geführt. Lass es leer, und es wird gar nicht geführt, was für einen Tester oder eine Zugabe, die du nicht zählst, völlig in Ordnung ist. Nadia hat mit den zehn Dingen angefangen, die sich wirklich bewegen. Zwei Reiniger, ein Serum, drei Lacke, eine Leave-in-Spülung, ein Trockenshampoo und zwei Haaröle. Sie hat gezählt, was im Regal stand, die Zahlen eingetragen, und das war die ganze Einrichtung.

Jedes Produkt kann außerdem einen Meldebestand tragen, die Grenze, ab der du einen Anstoß zum Nachkaufen willst. Lass sie leer, und sie steht auf drei. Fällt ein Produkt auf diese Zahl oder darunter, wird es als knapp markiert. Bei null wird es als aus markiert. Du ziehst die Linie einmal, statt jeden Tag das Regal zu beobachten.

Sieh, was knapp ist, was aus ist und was das Ganze wert ist

Sobald ein paar Produkte geführt werden, übernimmt die Produktseite das Beobachten für dich. Weiter oben steht eine Zeile wie "Time to reorder: 2 out of stock, 3 running low", du bekommst die Kurzliste also ohne Scrollen. Alles auf oder unter seinem Meldebestand trägt die Markierung Low stock. Alles auf null trägt Out of stock. Nadia erfährt nicht mehr erst dann, dass etwas leer ist, wenn eine Kundin nach dem Ding fragt, von dem sie gerade das letzte verkauft hat.

Die Produktseite zeigt inzwischen auch einen Gesamtwert über alles, was du führst. Es ist die schlichte Summe aus dem Bestand jedes Produkts mal seinem Preis, in deiner eigenen Währung. Acht Reiniger zu vierzig Dollar und zehn Lacke zu achtzehn, und die Summe zählt sie alle. Das ist ein Verkaufswert, der Preis, zu dem du verkaufen würdest, nicht das, was du deinem Lieferanten gezahlt hast. Es gibt kein eigenes Feld für den Einkaufspreis, der Wert ist also dein Regal zum Ladenpreis. Dieselbe Zahl reist im Bestandsexport mit, mit einem Verkaufswert in jeder Zeile, die Tabelle, die du weitergibst, hat die Rechnung also schon gemacht.

Die Zahl, auf die es ankommt

Eine Zahl klingt nach wenig, bis du sie brauchst. Hier greifen Inhaber danach:

• Nachbestellen. Wenn du siehst, welche Produkte knapp werden und was jedes ungefähr wert ist, machst du eine vernünftige Bestellung statt eines Panikkaufs oder eines Regals voller toter Ware.
• Versicherung. Wenn etwas schiefgeht, ein Wasserschaden oder ein Einbruch, will deine Versicherung einen Wert für die verlorene Ware. Ein Regal, das du auf der Stelle bepreisen kannst, meldet sich viel leichter als eine grobe Schätzung aus dem Gedächtnis.
• Steuer und Jahresabschluss. Deine Buchhaltung braucht oft einen Bestandswert zu einem festen Datum. Ihn bereit zu haben, mit einem Buch dahinter, spart dir später die Rekonstruktion aus dem Schuhkarton.
• Tote Ware. Die Wertzeile zeigt dir still das Geld, das stillsteht. Hat sich ein Farbton seit Monaten nicht bewegt, ist das Bargeld in einem Regal, und jetzt kannst du ihn in den Abverkauf geben oder aufhören, ihn nachzubestellen.

Ein Regal, das du nicht zählen kannst, ist Geld, das du nicht sehen kannst.

Halt den Bestand ehrlich, wenn Lieferungen kommen

Der Bestand bleibt nur richtig, wenn du ihn fütterst. Kommt eine Lieferung an, öffne den Bildschirm zum Einbuchen, trag ein, was gekommen ist, und diese Mengen kommen zu dem dazu, was schon im Regal steht. Du kannst auf jede Zeile einen Einkaufspreis setzen, wenn du ihn für deine eigenen Kostennotizen willst. Nadia macht ihres beim Auspacken des Kartons, damit das Regal auf dem Bildschirm zum Regal an der Wand passt, bevor der Wasserkocher fertig ist.

Alles, was einen Bestand bewegt, landet im Bestandsbuch. Ein Verkauf, eine Lieferung, eine Korrektur, eine Inventur, eine Erstattung. Jede Zeile trägt ein Plus oder ein Minus, einen Grund und eine Notiz, und du kannst das Ganze als CSV exportieren. Genau das macht aus "Ich glaube, wir hatten so zwanzig" eine Zeile, mit der deine Buchhaltung wirklich arbeiten kann.

Nichts davon verlangt ein großes System oder einen freien Nachmittag. Trag bei den Produkten, die dir wichtig sind, eine Zahl ein, wirf beim Aufschließen einen Blick auf die Nachbestellzeile, und lass die Wertsumme dir sagen, was dein Regal hält. Das Regal hört auf, die Ecke zu sein, die niemand beobachtet, und wird zu einer, mit der du planen kannst.